Sekretär / Office Manager (w/m/d)

Über den Bereich

Die Entwicklungsabteilungen und der Programmbereich 'Airborne and Space Radar" in Immenstaad bieten ein Portfolio aus flugzeuggetragenen und satellitenbasierten Radarsystemen zur Fernaufklärung und Informationsgewinnung. Die Kunden sind internationale militärische und zivile Organisationen.

Ihre Aufgaben

• Sekretariat in einem international tätigen Entwicklungs- und Programmbereich
• Office Management mit überwiegender Präsenz vor Ort (Ausstattung, Verwaltung sowie Erscheinungsbild der Räume, Unterstützung bei der Organisation von Onsite-Meetings)
• Unterstützung mehrerer Abteilungen mit insgesamt ca. 90 Mitarbeitern
• Terminplanung für die Führungskräfte der Hauptabteilung bzw. der Abteilungen
• Ansprechpartner für sämtliche organisatorische und administrative Belange der betreuten Abteilungen – vorwiegend vor Ort
• Reiseplanung und -abrechnung für die betreuten Abteilungen und Führungskräfte
• Bestellungen, Nachverfolgung Wareneingang und Rechnungen
• Planung und administrative Verwaltung (On- und Offboarding) der betreuten Mitarbeiter
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Teamevents
• Unterstützung bei der Ausarbeitung von Dokumenten und Präsentationen
• Besuchermanagement
• Die Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen wird vorausgesetzt

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
• Mehrjährige (ca. 1–5 Jahre) Berufserfahrung als Sekretär, Office Manager oder Assistenz, idealerweise in einem internationalen oder vergleichbaren Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Engagierte, aufgeschlossene und dynamische Persönlichkeit
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist
• Sehr gute Englischkenntnisse

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