Adjoint I Adjointe de direction

EBC Inc.

Montreal, Québec, Canada

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Job Description Depuis plus de 50 ans, l’équipe bâtiment donne vie à d’innombrables projets de construction, se démarquant par la grande qualité de ses travaux, respectant les plus hauts standards de l’industrie et visant l’obtention de certifications environnementales. Les ingénieurs, architectes et autres spécialistes en bâtiment œuvrent avec cœur et ardeur afin de respecter les échéanciers et surpasser les attentes des clients, tout en améliorant le mieux-être des communautés. Édifices à bureaux, centres hospitaliers et de recherche, établissements d’enseignement, immeubles résidentiels, hôtels, centres commerciaux, usines, centres sportifs et culturels, notre équipe excelle à ériger ces lieux en utilisant les outils à la fine pointe de la technologie et place l’humain au cœur de ses préoccupations en prônant une approche collaborative innovante. Venez bâtir l’avenir avec nous! Profil Relevant du Vice-Président Opérations, Bâtiment- Montréal, l’adjoint(e) de direction joue un rôle central dans le soutien administratif et la gestion efficace des activités du bureau de Montréal. Cette personne assure un appui de haut niveau, contribue à l’optimisation du temps du VPOpérations et veille au bon fonctionnement quotidien du bureau. Responsabilités ➢ Soutien au Vice-président Opérations Gérer de manière proactive l’agenda du VPO : réunions, déplacements, priorités et urgences. Prioriser, filtrer et anticiper les demandes afin d’optimiser le temps et l’efficacité du VP. Coordonner et optimiser les rencontres, comités, présentations et déplacements. Préparer et mettre en forme des documents, présentations et rapports (PowerPoint, Word, Excel). ➢ Soutien à l’équipe du Groupe Bâtiment Assurer la conformité des « Mouvements de personnel » pour la paie administrative. Mettre à jour les tableaux de suivi : vacances, mouvements de personnel, formations. Soutenir la direction dans le suivi des objectifs individuels de l’équipe. Assurer l’archivage des projets antérieurs du Groupe Bâtiment. Soumettre mensuellement les heures de refacturation des directeurs à la comptabilité. ➢ Gestion opérationnelle du bureau de Montréal Agir comme point de contact principal pour le gestionnaire de l’immeuble. Gérer les ressources matérielles : locaux, déménagements, fournitures, espaces communs. Vérifier et approuver la facturation liée au fonctionnement du bureau. Gérer les stationnements mensuels intérieurs/extérieurs selon les politiques en vigueur. Être responsable de l’émission et gestion des cartes d’accès des employés. Exigences Titulaire d’une technique en administration ou autre formation pertinente à la fonction; Minimum de 10 ans d'expérience dans le domaine administratif; Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Adobe, etc.; Posséder de grandes habiletés de rédaction; Bilingue (anglais et français). Profil recherché Discrétion, intégrité et sens aigu de la confidentialité Proactivité, capacité à anticiper les besoins et à prendre des initiatives Souci du détail et rigueur dans l’exécution du travail Grande autonomie, sens des responsabilités et fiabilité Bonne gestion du stress et capacité à performer sous pression Informations contractuelles 4 semaines de vacances annuelles; Programme complet d’assurances collectives dès l’entrée en poste (volets santé et dentaire payés par l’employeur); REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB); Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24; Programmes de formation et de perfectionnement; Programme de vêtements corporatifs dès l’embauche; Programme d’aide aux employés; Salle d’entraînement; Club social et comité santé mieux-être actifs; Environnement diversifié, innovant et stimulant; Entreprise bâtie sur des valeurs de respect, d’intégrité et de travail bien fait; Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada. Requirements Relevant du Vice-Président Opérations, Bâtiment- Montréal, l’adjoint(e) de direction joue un rôle central dans le soutien administratif et la gestion efficace des activités du bureau de Montréal. Cette personne assure un appui de haut niveau, contribue à l’optimisation du temps du VPOpérations et veille au bon fonctionnement quotidien du bureau. Responsabilités ➢ Soutien au Vice-président Opérations Gérer de manière proactive l’agenda du VPO : réunions, déplacements, priorités et urgences. Prioriser, filtrer et anticiper les demandes afin d’optimiser le temps et l’efficacité du VP. Coordonner et optimiser les rencontres, comités, présentations et déplacements. Préparer et mettre en forme des documents, présentations et rapports (PowerPoint, Word, Excel). ➢ Soutien à l’équipe du Groupe Bâtiment Assurer la conformité des « Mouvements de personnel » pour la paie administrative. Mettre à jour les tableaux de suivi : vacances, mouvements de personnel, formations. Soutenir la direction dans le suivi des objectifs individuels de l’équipe. Assurer l’archivage des projets antérieurs du Groupe Bâtiment. Soumettre mensuellement les heures de refacturation des directeurs à la comptabilité. ➢ Gestion opérationnelle du bureau de Montréal Agir comme point de contact principal pour le gestionnaire de l’immeuble. Gérer les ressources matérielles : locaux, déménagements, fournitures, espaces communs. Vérifier et approuver la facturation liée au fonctionnement du bureau. Gérer les stationnements mensuels intérieurs/extérieurs selon les politiques en vigueur. Être responsable de l’émission et gestion des cartes d’accès des employés. Exigences Titulaire d’une technique en administration ou autre formation pertinente à la fonction; Minimum de 10 ans d'expérience dans le domaine administratif; Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Adobe, etc.; Posséder de grandes habiletés de rédaction; Bilingue (anglais et français). Profil recherché Discrétion, intégrité et sens aigu de la confidentialité Proactivité, capacité à anticiper les besoins et à prendre des initiatives Souci du détail et rigueur dans l’exécution du travail Grande autonomie, sens des responsabilités et fiabilité Bonne gestion du stress et capacité à performer sous pression

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French

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