Executive Assistant

TF Consultants Inc.

À propos de TF Consultants Inc.

TF Consultants Inc. a débuté ses activités en janvier 1997, se spécialisant en tenue de livres, en fonctions comptables externalisées, en consultation corporative et en divers projets financiers pour les petites et moyennes entreprises de la région de Montréal. Au fil des ans, l’entreprise est devenue un cabinet de comptabilité et de consultation reconnu pour son accompagnement stratégique et financier auprès d’entreprises en croissance.

Chez TF Consultants Inc., nous desservons une clientèle restreinte afin d’offrir des services personnalisés et de grande qualité. Nous privilégions une approche de partenariat avec nos clients et les accompagnons dans l’identification des meilleures opportunités, parce que nous nous en soucions réellement.

Description du poste

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction pour soutenir la présidence. Il s’agit d’une excellente opportunité pour une personne souhaitant acquérir une expérience professionnelle concrète et évolutive dans les domaines de la comptabilité, de la tenue de livres et des affaires.

 Lieu : En présentiel (Côte-Vertu)

Type d’emploi : Temps plein

Responsabilités

• Coordonner un large éventail de fonctions administratives, incluant l’inscription des organisations sur les plateformes gouvernementales et la gestion de dossiers fiscaux (ex. : oppositions, taxe de luxe, UHT).
• Soutenir les opérations et la logistique du bureau, notamment lors de déménagements, de l’installation d’équipements et des communications avec les fournisseurs.
• Rédiger, réviser et assurer la conformité des contrats afin de garantir des ententes claires, équitables et bien structurées.
• Collaborer étroitement avec la direction afin d’optimiser les processus RH et améliorer l’efficacité opérationnelle.
• Préparer et présenter des propositions personnalisées répondant aux besoins des clients et favorisant la croissance des services.
• Maintenir une base de données clients à jour, exacte et efficace.
• Documenter les consultations clients et participer à l’élaboration de guides, procédures et manuels internes.
• Agir à titre de personne-ressource pour la protection des données et la conformité en matière de confidentialité, incluant le respect de la Loi 25
• Assurer les communications, suivis et résolutions de dossiers pour un portefeuille de plus de 250 clients.
• Gérer les comptes gouvernementaux fédéraux et provinciaux de plus de 250 organisations clientes .
• Effectuer des recherches sur les mises à jour légales et réglementaires et en informer la direction et les clients concernés.
• Assister à la préparation de dossiers pour la Cour canadienne de l’impôt, incluant la révision de documents et les dépôts requis.
• Soutenir le recrutement et assurer le suivi des congés des employés conformément aux politiques internes et aux normes du travail.
• Gérer l’agenda de la direction, coordonner les réunions et soutenir des initiatives humanitaires et communautaires.
• Planifier et coordonner des événements internes et externes, incluant des formations et des célébrations.
• Appuyer les activités liées à la santé et sécurité au travail ainsi qu’aux relations de travail.

Exigences

• Baccalauréat (un atout, particulièrement en comptabilité ou en administration des affaires).
• Bilinguisme français et anglais , avec un niveau permettant de communiquer efficacement avec les instances gouvernementales du Québec.
• Excellente organisation, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Capacité d’apprentissage rapide et intérêt pour les nouveaux défis.
• Excellentes habiletés de communication et aptitude à travailler en étroite collaboration avec la haute direction.
• Grand sens de la confidentialité, du professionnalisme et de la discrétion.

 Salaire : Selon l’expérience

TF Consultants Inc. began its operations in January 1997, specializing in bookkeeping, outsourced accounting functions, corporate consulting and other financial projects of small and medium-sized businesses in the Montreal area. Since then, TF Consultants Inc. has evolved into an accounting and consulting firm with a focus on providing key accounting and financial guidance to growing businesses.

At TF Consultants Inc., we cater to a small clientele and strive to offer quality personalized services to meet our clients’ needs. We choose to work in partnership with our clients and help them grasp the best opportunities because we care. We really do!

We are currently seeking an highly organized and proactive Executive Assistant  to join our team and aid the president. This is an excellent opportunity for someone looking to grow in a professional hands-on experience in a field like accounting, bookkeeping and business.

Location: In-Person (Cote-Vertu)

Employment Type: Full-time

Responsibilities:

·        Coordinate a broad range of administrative functions, including registering organizations with government platforms and managing tax-related matters (e.g., opposition filings, luxury tax, UHT).

·        Manage a portfolio of 250+ organizations, ensuring timely communication, follow-ups, and issue resolution.

·        Manage the Federal and Provincial government accounts of all 250+ clients.

·        Support office operations and logistics, for example coordinating office relocations, equipment setup, and vendor communication.

·        Draft, review, and ensure compliance of contracts, supporting clear, fair, and well-structured agreements.

·        Collaborate closely with leadership to streamline HR processes and improve operational efficiency.

·        Prepare and present tailored proposals to meet client needs and support service growth.

·        Maintain and manage an up-to-date client database, ensuring accuracy and efficient service delivery.

·        Document client consultations and assist in developing role-specific guides, procedures, and internal manuals.

·        Serve as a point of contact for data protection and privacy compliance, including adherence to Loi 25 requirements.

·        Research legal and regulatory updates to keep leadership and clients informed of relevant changes.

·        Assist with tax court preparation, including documentation review and filing submissions.

·        Support recruitment efforts and manage employee time-off tracking in compliance with internal policies and labour standards.

·        Organize executive calendars, coordinate meetings, and support humanitarian and community-focused initiatives.

·        Plan and facilitate internal and external events, including training sessions and community celebrations.

·        Assist with workplace safety and labour relations activities.

Requirements:

• BA degree bonus if it is within the field of accounting and business.
• Bilingual (French & English) you must have the level in which you can talk with the provincial Quebec government.
• Highly organized, detail-oriented, and able to manage multiple priorities
• Learns quickly and enjoys taking on new challenges.
• Strong communication skills and ability to work closely with senior leadership
• Comfortable handling sensitive information with discretion and professionalism

Salary : Based on experience.