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Über
R E S P O N S A B I L I T É S
SOUTIEN AUX PROJETS
Appuyer les chargés de projets dans leurs tâches administratives quotidiennes.
Participer aux réunions de gestion des opérations et de gestion de projet.
Gérer certains projets simples, de leur attribution à leur achèvement, sous la supervision de la Chargée de projets principale.
Traiter les feuilles de temps et les dépenses des travailleurs, et assurer leur transmission au client conformément aux exigences du projet.
Soumettre les demandes d'achat ou de réservation nécessaires à la réalisation des projets.
Vérifier que les techniciens répondent à toutes les exigences de sécurité du client, en collaboration avec le département Santé Sécurité.
Arrimer les statuts de projet avec les outils de suivi internes
Préparer la facturation en collaboration avec l'équipe des finances et les chargés de projets.
Envoyer les rapports d'inspection aux clients et effectuer les suivis nécessaires auprès des équipes sur le terrain.
AMÉLIORATION CONTINUE ET DÉVELOPPEMENT ORGANISATIONNEL
Identifier les opportunités d'amélioration pour optimiser la coordination, la communication et les outils utilisés par l'équipe.
Piloter des initiatives d'optimisation opérationnelle, par exemple la simplification de processus, la création de gabarits ou l'amélioration du partage d'information.
Contribuer à la gestion de bureau : veiller à la qualité de l'environnement de travail, à la logistique des espaces communs et à la cohésion de l'équipe locale.
Observer et comprendre les dynamiques d'équipe (communication, charge de travail, interactions) afin de proposer des actions concrètes favorisant la collaboration, la motivation et la rétention.
Soutenir la diffusion des bonnes pratiques entre les bureaux et les équipes.
Profil R E Q U I S
É DUCATION ET FORMATION
Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat, bureau ou l'équivalent
Un minimum de 2 ans d'expérience en administration
Expérience pertinente en comptabilité, un atout
Connaissance de la suite Microsoft Office
Connaissance d'un système ERP, un atout (idéalement Dynamics
COMPÉTENCES ET HABILETÉS
Avoir la capacité de gérer plusieurs tâches et priorités simultanément
Posséder des aptitudes en communication et relations interpersonnelles
Avoir la capacité à s'adapter rapidement aux changements
Avoir le sens de l'organisation, du service et du souci de la qualité
Avoir un intérêt à respecter les normes et les processus établis par l'entreprise
Avoir les aptitudes pour la prise de décision et le sens des responsabilités
Posséder un esprit d'équipe et de leadership
Bonne maitrise de l'anglais et du français, autant à l'oral qu'à l'écrit
Être autonome et faire preuve de débrouillardise
Avoir la capacité de respecter des échéanciers
Faire preuve de discrétion
Sprachkenntnisse
- French
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