Adjoint.e la direction

Job Description

Salary: 28 $ / heure

Titre du poste :Adjoint.e la direction

Typedemploi:Temps plein permanent, 35 heures par semaine

Horaire: Du lundi au vendredi, 9h00 16h00

Le travail en soire ou en fin de semaine est parfois requis afin de pouvoir participer des vnements.

Priode de probation: 3 mois

Salaireet avantages :

• 28 $ / heure ;
• Assurances collectives payes 100% par lemployeur (aprs 3 mois) + service de tlmdecine;
• 3 semaines de vacances payes par an;
• 10 jours de maladie pays par an;
• Cellulaire et ordinateurs corporatifs.

Emplacement: Bureaux administratifs de PAQ : 338 rue Saint-Antoine Est, Montral, QC, H2Y 1A3, Suite #402

Le ou la candidate doit pouvoir se dplacer sur tous les sites de PAQ selon les besoins de lorganisation et selon les projets mens.

• PAQ1 :169, rue de la Gauchetire Est
• Transition de Bullion :1065, rue de Bullion
• PAQ2 : 2060 rue, Saint-Dominique
• La Maison Akhw:tsir | MAP : 1019, rue Saint Hubert
• La Maison Annagiarvik - 3702, rue Sainte Famille
• La Maison Jeunesse : rue Saint-Germain

Mission de lorganisation

PAQ existe pour offrir un continuum de milieux de vie et de ressources aux personnes des Premires Nations, Inuit et Mtis Tioti:ke / Montral, qui sont en situation ditinrance ou risque de ltre. Elle le fait travers des approches ancres dans les valeurs et traditions autochtones, et en favorisant un environnement culturellement scurisant.

Notre organisation clbre cette anne ses 21 ans doprations et continue de diversifier ses champs dactivit afin de rpondre au mieux cette crise quest litinrance en milieu urbain.

Sommaire du rle et des responsabilits

Le ou la titulaire du poste appuie troitement la direction gnrale dans lexcution de ses responsabilits administratives et stratgiques. Il ou elle assure une coordination efficace entre la direction, les gestionnaires de lquipe, ainsi que les partenaires internes et externes. La personne joue galement un rle cl dans le soutien au conseil dadministration, notamment en assurant la logistique et la planification des rencontres mensuelles.

Le ou la titulaire sera amen(e) reprsenter PAQ, et plus particulirement la direction gnrale, dans ses communications avec les parties prenantes externes. Il ou elle doit donc incarner un haut niveau de professionnalisme et de sens politique, tout en reprsentant avec intgrit les valeurs, la vision et les engagements de Projets Autochtones du Qubec.

VOLET 1 Soutien la direction gnrale

• Assister le dirigeant ou la dirigeante dans l'excution des tches administratives et la gestion de ses priorits ;
• Grer un agenda complexe en fonction des priorits organisationnelles;
• Organiser les dplacements de Le dirigeant ou la dirigeante;
• Accompagner Le dirigeant ou la dirigeante lors de certains dplacements;
• Assurer un suivi des dossiers administratifs;
• Rpondre la ligne principale tlphonique et rediriger les appels;
• Recevoir et traiter les commandes et le courrier;
• Des tches varies surviennent chaque jour, touchant diffrents dossiers.

VOLET 2 Soutien gnral

• Rdiger et formater divers documents corporatifs (notes de service, courriels, rapports, prsentations, etc.);
• Effectuer les transcriptions crites des runions mensuelles et en produire les comptes-rendus;
• Collaborer avec l'quipe de gestion et soutenir les oprations des sites;
• Organiser les runions internes et externes (logistique, documentation, salle, matriel, achats de collations, suivi, etc.);
• Mise jour des dossiers auprs des diffrents gouvernements (Registraire des entreprises du Qubec, Revenue Qubec, Agence du revenu du Canada, etc.;
• Traduire des documents de langlais au franais sur une base hebdomadaire;
• Grer les achats de fournitures de bureau / meubles et produits d'entretien;
• Aide la planification dvnements;
• Apporte un soutien ponctuel aux autres services de PAQ selon les besoins.

VOLET 3 Soutien au conseil dadministration

• Organiser les rencontres du CA;
• Collecter et envoyer les documents (ordre du jour, registre des actions, documents connexes);
• Rdiger et corriger les procs-verbaux des runions;
• Assurer le suivi des actions et demandes des membres;
• Planifier l'Assemble Gnrale Annuelle et toutes les tches connexes ce sujet.

Valeurs attendues et attributs pour occuper ces fonctions

• Forte capacit travailler sous pression et dans des dlais courts;
• Bonne organisation, car plusieurs tches sont grer en mme temps, et un suivi rigoureux des dossiers;
• Bonne gestion des priorits et des dlais demands ; le poste exige de jongler avec plusieurs responsabilits la fois. Il ou elle doit dmontrer une grande rigueur dans la planification, le suivi et la priorisation des tches;
• Forte thique de travail ; gestion de dossiers confidentiels;
• Communication claire et efficace;
• Grand sens de lautonomie, le travail se fait sans supervision constante de Le dirigeant ou la dirigeante;
• Prise dinitiatives;
• Capacit dadaptation.

Exigences acadmiques et qualifications

• AEC en technique d'administration ou en bureautique ;
• Excellente matrise du franais, loral comme lcrit ;
• Bonne matrise de langlais, loral comme lcrit;
• Excellente matrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Team ;
• Dbrouillardise, capacit travailler sous pression et aptitude grer plusieurs projets simultanment.

*Chez PAQ, bien que le franais soit la langue principale de travail, de nombreux bnficiaires autochtones que nous desservons parlent d'abord leur langue maternelle et l'anglais comme deuxime langue, le franais tant rarement utilis. Afin doffrir un soutien efficace, la matrise de l'anglais est requise pour ce poste. Cette exigence repose uniquement sur la nature des fonctions et la ncessit de communiquer efficacement avec nos bnficiaires, en conformit avec les lois linguistiques du Qubec.
**Seules les personnes dont la candidature rpond aux exigences seront contactes.
***Les candidat.e.s autochtones sont fortement encourag.e.s postuler.