Executive Assistant

Our client, a fast-growing fashion company based in Montreal, is looking to add an Executive Assistant to support their CEO

This is a critical role for the business and needs someone who is highly organized, proactive, and comfortable operating at a senior level. You will work very closely with leadership, acting as a trusted partner who brings structure, clarity, and consistency to a dynamic and evolving environment.

This is an in-office position, ideal for an experienced Executive Assistant who has a background in a fast paced startup company, preferably in the fashion industry and is comfortable bringing technology to this role.

What you will do

• Work directly with the CEO to manage priorities, communications, and day-to-day execution
• Proactively manage a complex calendar and inbox, ensuring time is aligned with business and personal priorities
• Prepare clear and well-structured meeting materials including agendas, briefings, summaries, and follow-ups
• Track action items and ensure strong follow-through by coordinating with internal teams and external partners
• Handle complex travel arrangements and logistics with a focus on efficiency and organization
• Support special projects aimed at improving workflows, processes, and leadership effectiveness
• Coordinate relationships with investors, partners, and external stakeholders
• Manage the CEO presence as an extension of their professional voice and brand
• Create structure in fast-changing or ambiguous situations by implementing systems and processes
• Handle confidential and sensitive information with discretion and sound judgment
• Support junior team members when needed, with room to grow into a leadership role over time

What we’re looking for

• 5+ years of experience in a Senior Executive Assistant, Chief of Staff, or similar high-level support role
• Strong business judgment and comfort working directly with senior leadership
• Bilingual in English and French, with strong communication skills, both oral and written, with the ability to build trusted relationships
• Proven experience managing complex calendars, inboxes, and logistics
• Strong organizational and project management skills
• Comfort with tools such as Google Workspace, Outlook, and Slack
• Ability to handle confidential information with professionalism
• Ease working with internal teams and high-level external stakeholders

What’s offered

• Competitive compensation
• Fully employer-paid extended health and dental benefits
• Daily catered lunches and office perks
• An in-person, fast-paced environment with strong growth opportunities

Notre client, une entreprise de mode en forte croissance basée à Montréal, est à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour soutenir directement le CEO.

Il s’agit d’un rôle clé au sein de l’entreprise. La personne recherchée doit être très organisée, proactive et à l’aise de travailler à un niveau senior. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et agirez comme un véritable partenaire de confiance, apportant structure, clarté et rigueur dans un environnement en constante évolution.

Il s’agit d’un poste en présentiel, idéal pour un(e) adjoint(e) exécutif(ve) d’expérience ayant évolué dans un environnement de startup à rythme rapide, idéalement dans l’industrie de la mode, et à l’aise d’utiliser la technologie pour optimiser son rôle.

Ce que vous ferez

• Soutenir étroitement le CEO dans la gestion quotidienne de ses priorités, communications et suivis stratégiques
• Gérer de façon proactive l’agenda, les courriels et l’organisation du temps afin de maximiser l’efficacité et protéger les périodes de concentration
• Préparer des documents clairs et structurés pour les réunions, incluant ordres du jour, notes de préparation, comptes rendus et suivis Assurer le suivi rigoureux des actions, décisions et projets en coordination avec les équipes internes et partenaires externes
• Organiser des déplacements complexes et la logistique associée, en tenant compte du temps, des coûts et de l’efficacité
• Contribuer à des projets spéciaux visant à améliorer les façons de faire, les processus internes et l’efficacité de la direction
• Entretenir et coordonner les relations avec des partenaires, investisseurs et collaborateurs externes
• Gérer et structurer la présence du CEO, en cohérence avec l’image, le recrutement et les relations d’affaires
• Mettre en place des outils, systèmes et méthodes pour structurer un environnement parfois ambigu ou changeant
• Traiter toute information confidentielle avec un haut niveau de discrétion et de jugement
• Soutenir, au besoin, des membres plus juniors de l’équipe, avec possibilité d’évolution vers un rôle de leadership

Profil recherché

• Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle d’adjoint·e exécutif·ve senior, de chef de cabinet ou de soutien de direction équivalent
• À l’aise de travailler directement avec la haute direction et de comprendre les enjeux d’affaires
• Bilingue en français et en anglais, avec de solides compétences en communication, à l’oral comme à l’écrit et une capacité à établir des relations de confiance.
• Expérience démontrée dans la gestion d’agendas complexes, de courriels et de logistique
• Solides compétences en organisation, gestion de projets et suivi
• Très bonne maîtrise des outils comme Google Workspace, Outlook et Slack
• À l’aise avec l’information sensible et confidentielle
• Capacité à interagir avec des parties prenantes internes et externes de haut niveau

Ce qui est offert

Rémunération compétitive

Assurances collectives complètes, payées à 100 % par l’employeur

Déjeuners traiteur quotidiens et collations sur place

Environnement de travail stimulant, en forte croissance, avec de réelles possibilités d’évolution