Responsable de la gestion administrative

Le Centre de services scolaire (CSS) Harricana désire pourvoir un poste régulier à temps plein de responsable de la gestion administrative à la direction générale.
Nature du travail
Sous l’autorité de l’équipe de la direction générale, la personne salariée de cette classe d’emploi a pour rôle principal de soutenir la directrice générale et le directeur général adjoint dans l’exercice de leurs mandats et responsabilités. Elle assure la coordination des échanges avec les partenaires internes et externes, prend en charge les activités de secrétariat de l’équipe de la direction générale et, sur demande, celles d’autres unités administratives, et veille à la sécurité ainsi qu’à la confidentialité des dossiers.
Elle exerce également un rôle-conseil auprès des gestionnaires du Centre de services scolaire Harricana afin de favoriser une gestion optimale des programmes et des activités administratives relevant de son champ de compétence. Enfin, cet emploi comporte des responsabilités liées à la gestion des activités techniques et administratives du centre administratif et des établissements scolaires.
Cet emploi comporte notamment l’exercice des responsabilités suivantes :
Contribuer, sur demande, aux travaux de consultation visant l’élaboration des orientations et des stratégies du Centre de services scolaire relativement aux activités de secrétariat du centre administratif et, le cas échéant, collaborer à l’élaboration du plan d’action annuel.
Participer, sur demande, à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, des systèmes, des normes et des procédures relatifs au service de secrétariat du centre administratif, et veiller à leur mise en application.
Participer à l’établissement des priorités liées aux travaux de secrétariat.
Assurer la répartition des travaux auprès du personnel de secrétariat.
Superviser l’exécution des travaux afin d’en assurer la qualité et le respect des délais prévus.
Collaborer, sur demande, à l’élaboration d’outils de gestion destinés aux établissements, aux unités administratives et au Centre de services scolaire.
Assurer, lorsque requis, la transmission de toute information pertinente afin d’offrir un soutien aux gestionnaires du Centre de services scolaire en matière de secrétariat.
Contribue au développement professionnel du personnel administratif du centre de services scolaire.
Assister, au besoin et sur demande, les gestionnaires des établissements et des unités administratives du Centre de services scolaire.
En matière de gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles
Participer, sur demande, à la sélection du personnel.
Gérer, le cas échéant, les horaires de travail.
Diriger et évaluer le personnel sous sa responsabilité.
Transmettre les besoins de formation du personnel sous sa responsabilité.
Gérer, le cas échéant, le budget d’opération qui lui est confié.
S’assurer de la disponibilité, du fonctionnement et de la bonne utilisation des équipements et du matériel.
Maintenir des communications efficaces avec les autres secteurs, les autres unités administratives et les établissements.
Assurer, dans son secteur d’activités, l’application des pratiques administratives en vigueur au centre de services scolaire.
Représenter, sur demande, le centre de services scolaire sur les questions relatives à son secteur d’activités.
Assumer toute autre responsabilité compatible à sa fonction que peut lui confier l’équipe de la direction générale.
Profil recherché
Sens exceptionnel de l’organisation, de la gestion du temps et des priorités.
Excellentes habiletés interpersonnelles et orientation marquée vers le service à la clientèle.
Aptitudes supérieures en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Polyvalence, initiative et sens des responsabilités très développé.
Motivation élevée et forte capacité à travailler en équipe.
Discrétion, jugement et respect constant de la confidentialité.
Grande précision, rigueur et souci du détail.
Capacité à travailler efficacement sous pression.
Disponibilité occasionnelle en dehors des heures régulières pour traiter des dossiers prioritaires ou participer à des rencontres.
Qualifications requises
Diplôme d’études collégiales dans un champ d’études approprié avec quatre (4) années d’expériences pertinentes.
OU
Diplôme d’études secondaires avec huit (8) années d’expériences pertinentes.
Rémunération & conditions de travail
Selon le règlement sur les conditions d’emploi des gestionnaires des centres de services scolaire, soit entre 68 406 $ et 90 727 $ (classe 3).
Suppérieur immédiat
Équipe de la direction générale :
Mme Nancy Létourneau, directrice générale
M. Maxime Pellerin, directeur général adjoint