French Bilingual Support Worker

Company Bio

Legal Aid Ontario employees are committed to making a difference in the lives of our clients.

As an integral partner in the Justice system, working at Legal Aid Ontario is more than just a job. It's an opportunity to help people who need it the most; to ensure each client receives the access to justice afforded to them under the law.

If you are looking for a new challenge in your already meaningful career with a team dedicated to justice, and innovation in a flexible and supportive work environment consider this opportunity below.

Primary function

This position is responsible for supporting the mandate of the Eastern District. The Support Worker works with their manager and other staff to provide direct client services and administrative supports in a district office environment. The Support Worker will assist with referring clients to appropriate services and resources and supporting the administrative functions of the office. This could include client triage, financial testing, referrals and other duties as assigned.

Home Location: Ottawa District Office

Secondary Location: n/a

Reports to: Manager, District Operations

Key accountabilities

• Greet and welcome clients and visitors in a friendly and professional manner
• Reception duties including answering of telephone calls and providing information to clients and lawyers on the phone and/or in person regarding legal aid processes and/or the status of their file.
• Assisting clients in accepting, scanning and uploading any documents required for their files.
• Scan consent and declaration forms and attach to client file in the PeopleSoft system.
• Check fax drives and general email boxes and triage all incoming documents appropriately.
• Scan and attach correspondence to existing client files in PeopleSoft and triage to the appropriate department.
• Fax correspondences to counsel and clients if required.
• Responsible for ordering of any office supplies.
• Responsible for contacting the property manager when maintenance requests are required for the office.
• Handle all incoming and outgoing Purolator shipments
• Identify and elevate issues/service trends and seek guidance from management when necessary
• Perform administrative tasks such as data input, maintaining digital files, scheduling, collecting/compiling information and capturing statistics/performance measures
• Additional duties as outlined by Manager

Required Skills & Experience

• Ability to communicate with accuracy and fluency in both French and English is required
• Experience in an office environment and proven ability to deal effectively with clients on the phone and in-person
• Sound organizational skills to ensure the accuracy of information and to maintain control of a variety administrative of tasks
• Intermediate level skill in Microsoft Word and Excel and the ability to enter and retrieve information in a client service computer application (Peoplesoft)
• Accurate typing skills and the ability to work with minimal supervision
• The ability to multi-task and to work well under pressure
• Excellent communication and interpersonal skills for dealing with clients, lawyers and other agencies with the proven ability to exercise judgment when encountering stressful situations including the early identification of vulnerable clients so that the appropriate service and referrals can be made
• Ability to learn and maintain detailed functional and theoretical knowledge of legal aid application processing rules and procedures, financial principles and LAO policies and practices
• Proven ability to learn and adapt to new or modified policies and procedures
• Demonstrated commitment to client service and relationship building skills
• General knowledge and familiarity with criminal court and family court procedures is an asset.
• General knowledge of community based services available to clients

What do we offer?
At Legal Aid Ontario, we are committed to fostering a supportive and rewarding work environment for our employees. Our comprehensive benefits package reflects this commitment and is designed to enhance both professional and personal well-being.

We have a comprehensive health and wellness program that include dental, health and life insurance along with Basic Accidental Death & Dismemberment (AD&D) Insurance and Short-Term Disability (STD) coverage.

Employees at Legal Aid Ontario also enjoy generous paid time-off policy including vacation days, illness days, discretionary days and statutory holidays.

Employees are eligible to be enrolled to OPSEU Pension Plan, administered by OPSEU Pension Plan Trust Fund (OPTrust).

How to apply?
Submit a résumé and cover letter. Please clearly set out in your cover letter why you are interested in the Legal Aid Worker position, and highlight relevant experience, skills, and training that make you an ideal candidate.

Only those candidates selected for an interview will be notified.

Final candidates for this position will be required to undergo a criminal record check.

This position is represented by OPSEU and the employee will be governed by the provisions of the collective agreement and union dues will be deducted bi-weekly from date of hire.

Please note that all applicants are encouraged to provide a valid email address for communication purposes. Applicants may receive written correspondence regarding this job posting directly to the email address provided on their résumé or to the one used to set up their Candidate Profile if applying on Njoyn. As an applicant, it is your responsibility to ensure that you check your email regularly.

First time applying to a position with LAO?

You will need to create a profile AND then apply for the position.

Already have an Njoyn account? Just sign in and select "my jobs" to apply.

Once you have successfully applied you will receive a confirmation email.

Trouble applying? For telephone support please call or email support:

Equity Statement

Building a diverse workforce that represents the communities we serve while promoting a safe culture and work environment that dismantles systemic barriers, welcomes fresh perspectives and embraces differences as a priority is a core value at LAO. LAO encourages applicants from equity-seeking groups, including but not limited to individuals who are First Nations, Inuit or Métis, Black and racialized, as well as persons with disabilities, women and members of the 2SLGBTQ+ community.

We recognize the value of equity, diversity and inclusion and are committed to addressing systemic barriers, and prioritizing, attracting and retaining diverse staff. All interested and eligible people will be considered, with due consideration to all protected grounds under the Ontario Human Rights Code.

Legal Aid Ontario values integrity, respect, responsiveness, excellence, independence, accountability, openness and consistency. Our recruitment process reflects our commitment to equity, diversity and inclusion. Accommodations are available throughout the recruitment process as well as during employment at LAO. Please direct any accommodation requests to our recruitment team.

Travailleuse ou travailleur de soutien (bilingue - français et anglais)

Information sur l'entreprise

Le personnel d'Aide juridique Ontario est déterminé à faire une différence dans la vie de ses clients.

En tant que partenaire à part entière du système de justice, Aide juridique Ontario (AJO) offre à ses employés plus qu'un emploi. Elle offre l'occasion d'aider les personnes qui en ont le plus besoin en faisant en sorte que chaque client reçoive l'accès à la justice que leur confère la loi.

Si Vous Cherchez à Ajouter Un Nouveau Défi à Une Carrière Déjà Enrichissante, Au Sein D'une Équipe Œuvrant En Faveur De La Justice Par Des Moyens Innovants Dans Un Milieu Positif Offrant Des Modalités De Travail Souples, Songez Aux Possibilités Énoncées Ci-dessous

Sommaire du poste

La travailleuse ou le travailleur de soutien sera chargé d'appuyer les activités du bureau de district de l'Est. La personne qui occupe ce poste collabore avec son ou sa gestionnaire et les autres membres du personnel pour fournir un service direct aux clientes et clients et effectue des tâches administratives au bureau de district. Elle aidera à aiguiller les clients vers les services et les ressources appropriés et à appuyer les fonctions administratives du bureau. Cela pourrait, notamment, comprendre le triage des clients, les tests financiers, les renvois et d'autres tâches qui seront assignées.

Lieu de travail :
Bureau de district d'Ottawa.

Lieu de travail secondaire :
N/A

Supervision : Gestionnaire des activités du district

Fonctions

• Accueillir les clients et les visiteurs de manière amicale et professionnelle.
• Effectuer des tâches de réception, notamment répondre aux appels. téléphoniques et fournir des renseignements aux clients et aux avocats, par téléphone ou en personne, concernant les processus d'aide juridique et/ou l'état de leur dossier.
• Aider les clients à ouvrir, numériser et télécharger tous les documents requis pour leurs dossiers.
• Numériser les formulaires de consentement et de déclaration et les joindre au dossier du client dans le système PeopleSoft.
• Vérifier les lecteurs de télécopies et les boîtes de courriel générales et trier tous les documents entrants.
• Numériser et joindre la correspondance aux dossiers des clients existants dans PeopleSoft et la transmettre au service approprié.
• Télécopier la correspondance aux avocats et aux clients si nécessaire.
• Se charger de l'approvisionnement des fournitures de bureau.
• Contacter le directeur de l'immeuble pour les besoins d'entretien du bureau.
• Gérer tous les envois Purolator entrants et sortants.
• Déterminer et promouvoir les enjeux, les tendances en matière de services et demander l'avis de la direction au besoin.
• Effectuer des tâches administratives telles que la saisie de données, la tenue de dossiers numériques, la programmation des avocats, la collecte/compilation d'informations relatives aux statistiques/mesures de rendement.
• Effectuer les autres tâches spécifiques requises par son superviseur.

Exigences

• Capacité requise de communiquer en anglais et en français.
• Expérience dans un environnement de bureau et capacité prouvée à traiter efficacement avec les clients au téléphone et en personne.
• Solides compétences organisationnelles pour assurer l'exactitude des renseignements et garder le contrôle des différentes tâches administratives.
• Connaissance de niveau intermédiaire de la suite Microsoft Word et Excel et capacité de saisir et de récupérer des renseignements dans le logiciel de service aux clients (PeopleSoft).
• Capacité à taper sans erreurs et à travailler avec peu de supervision.
• Capacité de travailler sous pression et de mener plusieurs tâches de front.
• Excellentes aptitudes aux communications interpersonnelles pour traiter avec les clients, les avocats et les autres organismes et capacité démontrée à exercer un bon jugement dans le cadre de situations stressantes, y compris le repérage précoce des clients vulnérables pour les aiguiller vers les services appropriés.
• Capacité à maintenir un bon niveau de connaissance pratique et théorique des procédures et règles régissant le traitement des demandes d'aide juridique, y compris les processus en vertu de l'article 30, les principes financiers ainsi que les pratiques et politiques d'Aide juridique Ontario.
• Capacité démontrée à apprendre et à s'adapter à de nouvelles politiques et procédures.
• Engagement démontré envers le service à la clientèle et habileté à établir des relations.
• Connaissance générale et bonne compréhension des procédures judiciaires en droit pénal et en droit de la famille, des atouts.
• Connaissance générale des services communautaires offerts aux clients.

Ce Que Nous Offrons
À Aide juridique Ontario, nous nous engageons à favoriser un environnement de travail positif et gratifiant pour nos employés. Notre vaste éventail d'avantages sociaux reflète cet engagement et est conçu pour améliorer le bien-être professionnel et personnel.

Nous offrons un programme complet de santé et de bien-être qui comprend une assurance dentaire, une assurance maladie et une assurance-vie, ainsi qu'une assurance de base en cas de décès ou de mutilation par accident et une assurance invalidité de courte durée.

Les employés d'Aide juridique Ontario bénéficient également d'une politique généreuse en matière de congés payés, des jours de maladie, des jours discrétionnaires et des jours fériés.

Les employés ont admissibles au Régime de retraite du SEFPO administré par la Fiducie de pension du SEFPO (OPTrust).

Comment Postuler
Envoyer un curriculum vitæ et une lettre de motivation. Veuillez expliquer brièvement dans votre lettre de motivation les raisons pour lesquelles le poste de travailleur en aide juridique vous intéresse et décrire l'expérience, les compétences et les formations pertinentes qui font de vous la candidate ou le candidat idéal.

Nous ne communiquerons qu'avec les personnes convoquées en entrevue.

Les candidats retenus pour ce poste devront se soumettre à une vérification du casier judiciaire.

Ce poste est syndiqué, représenté par le SEFPO et la candidate ou le candidat sélectionné devra se soumettre aux dispositions de la convention collective; les cotisations syndicales seront retenues à la source toutes les deux semaines à compter de l'entrée en fonction.

Les personnes désirant postuler à ce poste sont encouragées à fournir une adresse courriel qui servira pour la correspondance. Elles recevront une correspondance écrite concernant cette offre d'emploi directement à l'adresse électronique fournie sur leur CV ou à celle utilisée pour établir leur profil de candidature si elles ont posé leur candidature par l'entremise de Njoyn. Il leur incombe de vérifier régulièrement leur courrier électronique.

S'agit-il de votre première demande d'emploi à AJO?

Vous devrez créer un profil AVANT de postuler.

Vous avez déjà un compte Njoyn? Il vous suffit d'ouvrir une séance et de sélectionner « my jobs » pour soumettre votre candidature.

Equity Statement

La mise en place d'un personnel reflétant la diversité des communautés que nous servons, tout en développant un lieu de travail axé sur la sécurité qui élimine les barrières systémiques, favorise de nouvelles perspectives et considère les différences comme une nécessité, constitue un pilier des valeurs fondamentales d'AJO.

AJO encourage les candidatures des membres des groupes en quête d'équité, notamment et sans s'y limiter, les membres des Premières Nations, les Métis, les Inuits, les Noirs, les membres des communautés racialisées ainsi que les personnes handicapées, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQ+.

Nous sommes conscients de la valeur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion et nous sommes déterminés à lutter pour l'élimination des obstacles systémiques et à recruter et retenir un personnel diversifié. La candidature de toutes les personnes intéressées et qualifiées sera considérée, en prenant dûment en considération tous les motifs protégés par le
Code des droits de la personne de l'Ontario
.

Aide juridique Ontario attache une grande valeur à l'intégrité, au respect, à la réceptivité, à l'excellence, à l'indépendance, à l'imputabilité, à la transparence et à la cohérence. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l'inclusion. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l'inclusion. Des accommodements sont faits au long du processus ainsi que pendant l'emploi à AJO. Veuillez adresser toute demande d'adaptation à notre équipe de recrutement.