Technicienne ou Technicien en administration

LÉcole de technologie supérieure est une constituante du réseau de lUniversité du Québec. Spécialisée dans lenseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, lÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.
À lÉTS, lenvironnement de travail reflète lexpérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!
Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que lÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à lÉTS.
Joignez une communauté qui, au sein dune organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!
Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Technicienne ou Technicien en administration. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.
VOTRE RÔLE
Quel sera votre impact en tant que Technicienne ou Technicien en administration au sein du Département de génie électrique de lÉTS?
Vous contribuez activement à lélaboration, à la mise en application et au suivi des normes et procédures administratives liées à la logistique académique.
En soutien aux projets, aux opérations et aux activités académiques, vous réalisez divers travaux administratifs visant à assurer le bon fonctionnement des opérations et une organisation du travail efficace. Vous participez directement à loptimisation des processus et à la qualité des services offerts.
Au quotidien, vous:
- Agissez à titre de responsable des activités liées à la planification de loffre de cours, la confection des horaires de tous les cycles et la gestion des seuils du département.
- Collaborez étroitement avec la coordonnatrice aux affaires académiques et avec lagente de gestion des études dans le suivi de projets départementaux, en offrant un soutien pour le volet des tâches techniques (comités de programmes, évaluation des programmes, agrément de programmes (BCAPG)).
- Contribuez à la gestion administrative des personnes chargées de cours et des auxiliaires denseignement, incluant la saisie, lémission et le suivi des contrats.
- Offrez un soutien administratif aux professeures et professeurs en lien avec le processus de recrutement des personnes chargées de cours, notamment par la tenue à jour dune banque de candidatures et la transmission dinformations aux personnes candidates.
- Offrez un soutien administratif de nature technique pour lensemble des opérations du département.
- Collaborez à la bonne marche de votre secteur en colligeant des données, en effectuant des extractions de données des systèmes, et en présentant ces données sous différentes formes telles que des tableaux, des grilles, des rapports ou des documents de statistiques.
- Colligez, vérifiez, analysez, enregistrez des données et préparez des rapports et des statistiques reliées à la gestion de la clientèle étudiante, des ressources humaines, financières et matérielles.
- Participez à lanalyse et à lamélioration des processus administratifs afin doptimiser les méthodes et les outils de travail.
- Participez au développement et à limplantation de procédures administratives, assistez à des réunions avec la direction, mettez en place les nouvelles procédures.
AVEZ-VOUS CE QUIL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI?Scolarité
- Diplôme détudes collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.
Expérience
- Minimum de deux années pertinente reliée au soutien de projets ou en logistiques dactivités.
VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :
Habiletés particulières
- Vous contribuez à latteinte des objectifs communs par votre esprit déquipe et votre capacité à travailler en coopération avec vos collègues.
- Vous vous assurez datteindre les objectifs en établissant des procédures claires visant à surveiller et évaluer en continu lavancée et le progrès des activités.
- Vous accordez une grande importance à la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive et de répondre efficacement à leur besoin.
- Vous prenez des décisions éclairées et adéquates en tenant compte de la situation, des personnes impliquées et de la stratégie organisationnelle.
Autres habiletés
- Vous maîtrisez les outils de la suite Microsoft (Outlook, Excel, Word).
- Vous maîtrisez le français à loral comme à lécrit.
- Vous êtes capable de gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités.
Le poste est en mode hybride 2 à 3 jours par semaine en présentiel, selon une alternance hebdomadaire, afin dassurer le service à la clientèle auprès de lensemble de la communauté étudiante et du corps enseignant du département.
Postuler à lÉTS, quelle idée de génie!