Adjoint(e) de direction

À titre d'Adjoint(e) de direction, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement et l'efficacité du Bureau de la gestion stratégique (BGS). Vous offrirez un soutien administratif de haute qualité aux membres du BGS, en faisant preuve de professionnalisme, de discrétion et de solides compétences organisationnelles. Plus spécifiquement, vous devrez: 

• Coordonner la logistique des réunions, y compris les réservations de salles, le matériel et les documents nécessaires.
• Superviser les services administratifs quotidiens du BGS, en anticipant proactivement les besoins.
• Tenir et mettre à jour les systèmes de classement et les dossiers afin d'en garantir l'exactitude, l'accessibilité et la confidentialité.
• Gérer et mettre à jour la base de données des contacts du Chef de la direction.
• Accueillir et assister les visiteurs de manière professionnelle et courtoise.
• Préparer, rapprocher et soumettre les comptes de dépenses.
• Trier, examiner et distribuer le courrier, les colis et autres livraisons entrants.
• Gérer les fournitures de bureau et les articles connexes pour le BGS (par exemple, papeterie, cartes de visite).

Qualifications

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en administration des affaires.
• Minimum de cinq (5) ans d'expérience pertinente dans un poste similaire ou connexe.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Solides aptitudes à communiquer, avec un sens aigu du détail.
• Bon jugement et capacité supérieure à travailler efficacement avec un minimum de supervision.
• Esprit d'initiative et capacité à anticiper les besoins et à s'adapter aux changements.
• Comportement professionnel et soigné, avec de solides compétences interpersonnelles.
• Maîtrise avancée de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Sens aigu des priorités et capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et projets.
• Grand degré d'autonomie, de fiabilité et de discrétion.