Adjoint.e de direction et de coordination administrative

Relevant de la directrice de l'Observatoire des tout-petits, la personne choisie partagera sa semaine de travail entre l'Observatoire des tout-petits (3 jours) et Naître et grandir (2 jours). Cette personne jouera un
rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel
des deux organisations. Véritable bras droit de la direction, elle assurera le soutien à la gouvernance, la coordination administrative et comptable, tout en étant une ressource de proximité au service des équipes au quotidien.

POUR POSTULER

Faites-nous parvenir votre lettre de motivation et votre curriculum vitae au plus tard le 9 janvier 2026
à l'adresse suivante : -

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Soutien à la direction et à la gouvernance

• Assurer un soutien structurant à la gouvernance : préparation des dossiers du conseil d'administration, coordination des comités, suivis des décisions et résolutions.
• Organiser la logistique des rencontres (CA, comités, partenaires), assurer la prise de notes et les suivis au besoin.
• Participer à la préparation des états financiers, audits, bilans et autres rapports.
• Tenir à jour les dossiers administratifs.

2. Soutien administratif

• Être la personne de liaison avec le fournisseur externe de tenue de livres et de paie.
• Assurer la collecte, la vérification et la transmission des factures, devis et bons de commande.
• Suivre les comptes à payer et à recevoir et contribuer aux conciliations bancaires.
• Coordonner le traitement de la paie, les remboursements et la tenue à jour des dossiers employés.
• Tenir à jour la liste des fournisseurs et veiller au renouvellement des contrats.
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs.

3. Soutien aux équipes et à la vie de bureau

• Rédiger, réviser ou mettre en page divers documents : lettres, contrats, présentations, demandes de partenariat, etc..
• Être la personne-ressource de référence pour les besoins quotidiens de l'équipe.
• Assurer la gestion des fournitures et de l'équipement des bureaux, ainsi que le lien avec le gestionnaire de l'immeuble.
• Coordonner la logistique de participation à des événements.

PROFIL RECHERCHÉ

• Aptitudes marquées pour la collaboration et le travail d'équipe.
• Capacité à établir et maintenir des relations de confiance.
• Excellentes relations interpersonnelles.
• Avoir le souci du détail et une grande rigueur.
• Capacité à anticiper les besoins et à gérer plusieurs priorités avec autonomie et souplesse.
• Posture d'amélioration continue.
• Discrétion, jugement professionnel et intégrité.