Responsable du soutien administratifCENTRE DE PÉDIATRIE SOCIALE - HAUTE-GASPÉSIE • Quebec, Québec, Canada

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Responsable du soutien administratif

CENTRE DE PÉDIATRIE SOCIALE - HAUTE-GASPÉSIE

Quebec, Québec, Canada

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Résumé du poste Sous l’autorité de la direction générale, la personne titulaire du poste joue un rôle clé dans la vitalité quotidienne et le bon fonctionnement du Centre de pédiatrie sociale de la Haute-Gaspésie. Elle assure un accueil chaleureux, attentionné et sans jugement, en cohérence avec l’approche de la pédiatrie sociale, tout en soutenant activement la gestion administrative, documentaire et financière de l’organisme. Elle assure le soutien administratif de la direction générale, en contribuant à la planification, au suivi des priorités, à l’organisation documentaire et à la circulation de l’information. Elle occupe un rôle central dans les opérations financières et comptables internes du Centre, assumant notamment la tenue des livres, les suivis budgétaires, la préparation des rapports financiers et la collaboration avec le vérificateur externe. Également, première personne-ressource rencontrée par les enfants, les familles et les visiteurs, elle accueille, informe et oriente ces derniers. Elle participe à la gestion des rendez-vous avec les familles et l’équipe de services, tout en veillant à la bonne organisation, la mise à jour et la confidentialité des dossiers. Soutien Administratif: - Appuyer la direction générale dans la gestion courante. - Assurer l’organisation et la mise à jour de la documentation administrative et clinique. - Gérer les outils de communication numérique : site Web, réseaux sociaux, envois de masse, etc. - Participer à la logistique des événements et activités (préparation, communication, présence au besoin). - Gérer le courrier, les fournitures de bureau et les besoins courants liés au bon fonctionnement du centre. - Rédiger et envoyer les remerciements aux donateurs. Comptabilité et Gestion Financière: - Assurer la préparation de la paie, le suivi comptable mensuel, et la clôture de fin de mois. - Gérer les comptes fournisseurs : réception, validation, traitement et paiements des factures. - Préparer les dépôts bancaires, suivre les dons reçus et gérer la petite caisse et les cartes prépayées. - Maintenir à jour les bases de données financières : dons, projets, événements, subventions, budget annuel. - Collaborer à la préparation des prévisions budgétaires et à la reddition de comptes. - Soutenir les demandes de subvention et les activités de financement. - Produire les feuillets fiscaux (T4, Relevé 1) et les relevés d’emploi. - Assurer le lien avec l’expert-comptable pour la vérification annuelle et autres besoins ponctuels. - Proposer et mettre en place des outils comptables ou améliorations en lien avec les besoins du centre. Accueil et Soutien à la clientèle - Veiller à l’ordre, à la propreté et à l’atmosphère chaleureuse de l’aire d’accueil. - Accueillir les familles, visiteurs, partenaires et les orienter avec respect et bienveillance. - Répondre aux appels, courriels et demandes générales; les filtrer et les rediriger au besoin. - Participer à la gestion des rendez-vous cliniques en collaboration avec le coordonnateur clinique. - Offrir un soutien administratif aux démarches cliniques. - Créer et maintenir à jour les dossiers des enfants suivis. Exigences et conditions Scolarité et formation: - Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou collégiales (DEC) en secrétariat, administration ou comptabilité. - Toute combinaison d’expérience et de formation pertinente sera considérée. Expérience de travail - Expérience en soutien administratif, gestion comptable ou coordination dans un organisme à but non lucratif, un atout important. - Expérience auprès d’enfants, de jeunes ou de familles en situation de vulnérabilité, un atout. Connaissances et habiletés techniques: - Bonne connaissance des principes de base en comptabilité et en tenue de livres. - Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (SharePoint/Team, Word, Excel, Outlook). - Aisance avec les outils numériques de gestion de clientèle et bases de données (ex : plateforme Myle). - Connaissance de la pédiatrie sociale en communauté ou intérêt à se former à cette approche. - Connaissance du fonctionnement des OBNL, des demandes de subvention et des redditions de comptes (atout). Compétences et aptitudes personnelles: - Discrétion et respect absolu de la confidentialité. - Aisance à travailler avec le public dans une approche humaine, empathique et sans jugement. - Sens aigu de l’organisation, de la structure et de la rigueur. - Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant étroitement avec une équipe multidisciplinaire. - Capacité d’analyse, de gestion des priorités et de résolution de problèmes. - Esprit d’initiative, engagement et professionnalisme. - Excellente maîtrise du français parlé et écrit. Conditions de travail: - Poste en présentiel, à temps complet (nombre d’heures à préciser selon le contexte). - Rémunération selon l’échelle salariale en vigueur au Centre de pédiatrie sociale de la Haute-Gaspésie. - Entrée en fonction souhaitée : 1 février 2026 Avantages sociaux - Allocation pour soins de santé: Tous les employés à statut permanent et temps-plein ont accès à 500$/année non imposable de remboursement pour des dépenses reliées à des soins de santé ou dépenses personnelles à la santé physique ou mentale. Les sommes non utilisées sont reportables d’une année. - 13 fériés par années - Vacances : Les employés commencent à accumuler des vacances dès l’entrée en poste, au prorata des heures payées. Le montant de l’indemnité de vacances se calcule sur la base du salaire brut gagné durant l’année de référence. De l’entrée en poste à moins de trois (3) ans de service continu : six pour cent (6 %) du salaire brut converti en temps de vacances payé, ce qui équivaut à trois (3) semaines de vacances annuelles pour un employé permanent à temps plein. - Fermeture: Dans un esprit familial, le Centre de pédiatrie sociale de la Haute-Gaspésie est fermé entre Noël et le jour de l’An afin que les employés puissent passer du temps avec leur famille. Ces jours de congé supplémentaires n’auront aucune incidence sur les vacances annuelles des employés et ils sont sans solde. Les employés pourront faire une demande à l’assurance-emploi à ce moment puisque l’organisme est fermé. Date d'affichage : 07 janvier 2026 Date limite pour postuler : 25 janvier 2026

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