Responsable Administration & Opérations - PsyMontréal

À propos de PsyMontreal

PsyMontreal est un leader pancanadien en services de santé mentale.

Depuis 2003, notre équipe passionnée de plus de 60 thérapeutes et employés se consacre à promouvoir le bien-être en offrant des services d'excellence en psychothérapie, coaching et formation.

Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) Responsable Administration & Opérations pour soutenir notre croissance et maintenir notre niveau d'excellence opérationnelle.

Dans ce rôle central, vous travaillerez en étroite collaboration avec les fondateurs, dont l’énergie et la passion pour l’industrie sont une véritable source d’inspiration. 

Vous êtes parfaitement bilingue, dotée d’un souci exceptionnel du détail, autonome et curieuse d’apprendre? 

Vous souhaitez avoir un impact concret au cœur d’une entreprise en croissance?  

Bonne nouvelle, nous avons une place pour vous!

Faisons connaissance si votre parcours reflète les compétences et expériences suivantes:

Votre formation et expérience

• DEC ou BAC en administration, ou autre spécialisation pertinente
• Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Excellent bilinguisme écrit et parlé (français et anglais)

Vos compétences techniques

• Maîtrise de la suite Microsoft Office et de Google Workspace
• Grande aisance avec les logiciels informatiques et capacité d'apprentissage rapide
• Expérience en organisation et maintenance de bases de données
• Habileté à rédiger des communications professionnelles (mémos, infolettres, rapports)
• Expérience en gestion d'agenda, planification de réunions et coordination de suivis

Vos compétences relationnelles et personnelles

• Souci exceptionnel du détail et minutie dans toutes les tâches
• Autonomie et sens de l'initiative
• Communication claire et professionnelle, excellent service à la clientèle
• Esprit d'équipe et capacité à mobiliser
• Orientation vers les solutions et capacité d'adaptation
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité
• Passion pour le domaine de la santé et du bien-être

Vos atouts (non requis, mais appréciés)

• Expérience en gestion d'équipe
• Expérience dans une clinique psychologique, de santé ou environnement connexe
• Expérience dans une entreprise avec des opérations pancanadiennes

Veuillez noter qu'étant donné que nous servons des clients situés dans tout le Canada, le bilinguisme français-anglais est une exigence incontournable pour ce poste. Vous serez amené(e) à communiquer quotidiennement dans les deux langues.

Voici ce que nous vous offrons:

• Poste permanent, temps plein en présentiel (40 heures par semaine)
• Salaire annuel compétitif de 60 000 $ à 80 000 $ (selon votre expérience)
• 1 journée payé pour votre anniversaire
• 3 semaines de vacances par année, 9 jours fériés
• Jusqu’à 1 000 $ par année en avantages sociaux flexibles
• Possibilité de travailler à l’étranger jusqu’à 4 semaines par année
• Budget de formation

Votre quotidien à nos côtés:

Administration et opérations quotidiennes

• Soutenir les thérapeutes et les stagiaires dans leurs tâches administratives
• Préparer et rédiger des communications professionnelles
• Vérifier le bon fonctionnement du système de prise de rendez-vous
• Valider les rapports hebdomadaires du nombre de consultations par thérapeute
• Participer à la gestion de la performance des thérapeutes
• Maintenir la documentation et les informations sur nos systèmes
• Assurer l'approvisionnement en fournitures de bureau et maintenir l'inventaire
• Coordonner l'organisation d'événements d'équipe et d'activités de reconnaissance
• Autres tâches connexes

Soutien aux équipes

• Coordonner l’accueil et l’intégration des nouveaux membres de l’équipe
• Maintenir de bonnes relations avec tous les thérapeutes et employés
• Collaborer avec les membres de l’équipe
• Planifier des entretiens et des réunions
• Organiser des activités d'engagement d'équipe
• Participer à l’embauche de psychologues et de superviseurs de stagiaires
• Préparer les contrats pour les nouveaux employés
• Autres tâches connexes

Service client et support clinique

• Répondre aux courriels et appels des clients, assurer leur satisfaction et leur suivi
• Effectuer les transferts de fichiers cliniques de manière confidentielle
• Autres tâches connexes

Les valeurs qui nous guident:

Compassion = gentillesse, sensibilité et compréhension

Excellence = normes élevées, intégrité et meilleurs soins

Responsabilisation = faciliter la croissance, aider à s'améliorer, motiver et soutenir

Ouverture et respect = diversité, acceptation et inclusion

Attitude positive = accessible, agréable et plein d'espoir

Si travailler dans le milieu de la santé, entouré(e) de collègues passionnés, dans un environnement qui vit pleinement ses valeurs au quotidien vous interpelle, alors nous sommes la bonne équipe pour vous!

Postulez dès maintenant et voyagez vers votre MIEUX-SOI avec PsyMontreal!