Réceptionniste/adjoint.e administratif.iveAssociation de la construction du Québec • Quebec City, Québec, Canada

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Réceptionniste/adjoint.e administratif.ive

Association de la construction du Québec

Quebec City, Québec, Canada

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RESPONSABILITÉS PRINCIPALES 1. Accueil et service aux membres Répondreauxappelsetcourriels,dirigerlesentrepreneursverslesbonsservices. Accueillirlesvisiteurs. Fournirlesinformationsdebaseauxmembresetacheminerleursdemandesaux départements concernés. Assurerunservicecourtoisetchaleureuxlorsdesinscriptionsoudesrencontressur place. 2. Gestion administrative et documentation Saisirettraiterdiversformulaires:adhésion,paiementspréautorisés,espaceACQ,salle de plans,cautionnements Ezsign. Assurerlagestionetlesuividusitechantieremploi.com. Prépareretenvoyerlescontratsetsceaux(courrielouposte). Effectuerlesuividespaiementsliésauxadhésionsetrenouvellements. Entrerlesdonnéesrelativesauxmembresdanslessystèmesinternes. VérifierleslicencesémisesetmodifiéesparlaRBQetassurerlesuiviauprèsdesclients et de la RBQ. Préparerladocumentationpourlesnouveauxmembresettransmettreleurs informations aux communications (ex. infolettre). 3. Soutien logistique et organisation interne Préparerlessallespourlesrencontres.Assurerl’inscriptionsurplacedesparticipantsauxcoursetencaisserlespaiements. Commanderlapapeterie,contrats,sceauxetautresfournituresnécessaires. Effectuerdestâchesdetimbrage,signatureetsuivid’envois. Soutenirlacoordinationlogistiquedesévénements(ex.envoid’invitations,gestiondes inscriptions). Voiràl’approvisionnementdesressourcesmatériellesnécessairespourlesmembresdupersonnel. S’assurerdubonfonctionnementdesappareilsdebureauetcoordonnerlesservices d’entretien ou de réparation. Répondreauxdemandesliéesàl’entretiendel’immeuble. 4. Soutien à la facturation et à la comptabilité Apporterunappuiàlafacturation(ex.préparation,suiviousaisiededonnées). Assurerlesuiviadministratifdesinscriptionsauxformations. Collaboreravecledépartementdecomptabilitépourlespaiementsetsuivisfinanciers. 5. Autres tâches connexes Participerausoutienadministratifgénéraldel’association. Collaboreravecl’équipepourl’élaborationetledéploiementdeprojetsspéciaux. Réalisertoutesautrestâchesconfiéesparladirection. QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES Qualifications DEPouDECenbureautique,secrétariatouéquivalent. Expériencepertinenteenréceptionet/ouensoutienadministratif(1à3ans). Expériencedansunmilieuassociatif,corporatifouliéauxservicesauxentreprises (atout). MaîtrisedelasuiteMSOffice(Word,Excel,Outlook). Aisanceaveclasaisiededonnéesdansdifférentslogicielsetplateformes(ex. Ezsign, Espace ACQ, systèmes de gestion interne). Connaissancedebaseenfacturationetsuiviadministratif. Compétences Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français (anglais fonctionnel, un atout). Capacité à offrir un accueil courtois, professionnel et chaleureux. Sens de l’organisation et de la rigueur dans la gestion des dossiers. Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité. Faites parvenir votre Curriculum Vitae et une lettre de motivation à l’attention de: Caroline Potvin Directrice générale ACQ-Québec

Quebec City, Québec, Canada

Sprachkenntnisse

French

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