Assistant/Assistante du Chef de la direction - laval

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Chaque jour, NanoXplore renforce sa position de leader mondial dans le monde du graphène soit par des acquisitions, des partenariats stratégiques ou par des nouvelles méthodes de fabrication. Par conséquent, nous sommes à la recherche de gens d'exception pour supporter notre croissance et nous aider à concrétiser nos projets.

Sommaire du rôle

L’Adjoint(e) exécutif(ve) stratégique auprès du Chef de la direction joue un rôle clé en offrant un soutien stratégique et confidentiel de haut niveau au Chef de la direction ainsi qu’à l’équipe de direction. Ce poste exige un excellent jugement, de solides compétences organisationnelles, des compétences en communication (français/anglais) et la capacité de travailler dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Responsabilités

• Gestion exécutive : Gérer l’agenda, les priorités et les déplacements du Chef de la direction,
• Préparation et communication : Rédiger, traduire et réviser des documents, présentations et rapports ; préparer les ordres du jour et les documents pour les réunions.
• Coordination et organisation : Organiser la logistique des réunions exécutives, interfonctionnelles et du Conseil d’administration; coordonner voyages, hébergements et rapports de dépenses des membres de la direction.
• Support stratégique : Assurer le suivi des initiatives clés, soutenir les projets spéciaux et événements corporatifs (retraites, assemblées, sommets).
• Relations et représentation : Agir comme point de contact central pour le bureau du Chef de la direction, maintenir des relations professionnelles avec les parties prenantes internes et externes.

Veuillez noter que cette liste n’est pas exhaustive et représente un sommaire des principales responsabilités liées au rôle.

Formation et expérience

• 5 ans et plus d’expérience dans des fonctions de soutien à un Chef de la direction ou à un cadre supérieur dans un environnement corporatif.
• Bilingue, français et anglais. La fonction requiert de communiquer avec des collègues, fournisseurs, et clients à l’international;
• Solides aptitudes en organisation et en gestion du temps; capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Niveau élevé de discrétion, de professionnalisme et de jugement.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word et PowerPoint, de Teams, de PowerPoint et des outils de gestion documentaire.
• Expérience dans la coordination des activités du Conseil d’administration ou de gouvernance considérée comme un atout.

Aptitudes

• Leadership : Capacité démontrée à diriger des équipes diversifiées et interfonctionnelles.
• Expertise technique : Solide compréhension des processus de R&D, des cycles de développement de produits et des tendances technologiques.
• Compétences interpersonnelles : Excellentes aptitudes en communication, collaboration et création de relations.
• Résolution de problèmes : Fortes capacités d’analyse et de prise de décision pour relever des défis complexes.

Déplacements : Capacité à voyager vers des usines de fabrication externes et des sites clients, selon les besoins.

Chez NanoXplore, nous valorisons nos Employés et offrons un ensemble complet d'avantages pour soutenir votre bien-être:

• Programme REER/RPDB;
• Programme d'assurance collective comprenant une couverture médicale et dentaire;
• Programme de télémédecine accessible pour vous et votre famille immédiate;
• Programme d'aide aux employés et aux familles;
• Salle de sport gratuite sur place;
• Événements sociaux organisés régulièrement (potluck, barbecue et autres).

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Join the team!

NanoXplore is strengthening its position as a world leader in graphene every day, whether through acquisitions, strategic partnerships or new manufacturing methods. As a result, we are looking for exceptional people to support our growth and help us realize our projects.

Summary

The Strategic Executive Assistant to the CEO provides high-level, confidential, and strategic support to the CEO and Executive Leadership Team. This role requires exceptional judgment, strong organizational capability, bilingual communication skills (French/English), and the ability to operate in a fast-paced, dynamic environment.

Responsibilities

• Executive Management: Manage the CEO’s calendar, priorities, and travel arrangements.
• Preparation and Communication: Draft, translate, and edit documents, presentations, and reports; prepare agendas and meeting materials.
• Coordination and Organization: Handle logistics for executive, cross-functional, and Board meetings; coordinate travel, accommodations, and expense reports for leadership.
• Strategic Support: Monitor key initiatives, assist with special projects, and support corporate events (retreats, assemblies, summits).
• Relationships and Representation: Serve as the central point of contact for the CEO’s office and maintain professional relationships with internal and external stakeholders.

Please note that this list is not exhaustive and represents a summary of the main responsibilities associated with the role.

Education and experience

• Bachelor’s degree in Business Administration, Communications, or a related field preferred.
• 5+ years supporting a CEO or senior executive in a corporate environment.
• Bilingual, French and English. The role requires communicating with colleagues, suppliers, and clients internationally;
• Strong organizational and time-management skills; ability to manage multiple priorities.
• High level of discretion, professionalism, and sound judgment.
• Proficiency in Microsoft Office Suite, Teams, PowerPoint, and document management tools.
• Experience coordinating Board or governance activities considered an asset.

Aptitudes

• Leadership: Demonstrated ability to lead diverse, cross-functional teams.
• Technical Expertise: Strong understanding of R&D processes, product development cycles, and technology trends.
• Interpersonal Skills: Excellent communication, collaboration, and relationship-building skills.
• Problem-Solving: Strong analytical and decision-making abilities to address complex challenges.

At NanoXplore, we value our employees and offer a comprehensive benefits package to support your well-being:

• RRSP/DPSP program;
• Group insurance program including medical and dental coverage;
• Telemedicine program for you and your immediate family;
• Employee and family assistance program;
• Free on-site gym;
• Regularly organized social events (potluck, BBQ and more).

Travel: Ability to travel to external manufacturing plants and customer sites as required.