Technicienne ou Technicien en administration

LÉcole de technologie supérieure est une constituante du réseau de lUniversité du Québec. Spécialisée dans lenseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, lÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.
À lÉTS, lenvironnement de travail reflète lexpérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!
Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que lÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à lÉTS.
Joignez une communauté qui, au sein dune organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!
Le titre du poste inscrit à la convention collective est:
Technicienne ou Technicien en administration . Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.
VOTRE RÔLE
Quel sera votre impact en tant que Technicienne ou Technicien en administration au sein du Département de génie mécanique de lÉTS?
Vous contribuez activement à lélaboration, à la mise en application et au suivi des normes et procédures administratives liées à la logistique académique.
En soutien aux projets, aux opérations et aux activités académiques, vous réalisez divers travaux administratifs visant à assurer le bon fonctionnement des opérations et une organisation du travail efficace. Vous participez directement à loptimisation des processus et à la qualité des services offerts.
Au quotidien, vous:
Supportez lensemble des activités liées à la planification des cours et à la confection des horaires de tous les cycles pour son département.
Participez au suivi de différents projets, collaborez étroitement avec la coordonnatrice ou le coordonnateur aux affaires départementales et avec lagente ou lagent dadministration en fournissant le soutien pour le volet des tâches techniques (comités de programmes, évaluation des programmes, audit du BCAPG, etc.).
Participez à lorganisation et assurez la logistique, en collaboration avec les personnes concernées, des événements et des activités spéciales, générés par les professeurs ou le département tels que colloque, conférence, réunion dinformation, formation. Voyez au partage des responsabilités impliquant des partenaires internes et externes.
Participez à la gestion, la saisie et lémission des contrats pour les chargés de cours et les auxiliaires denseignement.
Collaborez avec la coordonnatrice ou le coordonnateur aux affaires départementales pour le traitement des dossiers de mobilité étudiante entrante et sortante.
Supportez lensemble des opérations en effectuant le soutien administratif de type technique.
Collaborez à la bonne marche de votre secteur en colligeant des données, en effectuant des extractions de données des systèmes; et en présentant ses données sous différentes formes telles des tableaux, des grilles, des rapports ou des documents de statistiques requis.
Colligez, vérifiez, analysez, enregistrez des données et préparez des rapports et des statistiques reliées à la gestion de la clientèle étudiante, des ressources humaines, financières et matérielles.
Préparez et rédigez des rapports; validez des formulaires administratifs tels que demandes de paiement, achat de matériel et de fournitures, inventaire des biens mobiliers et immobiliers.
Participez à lanalyse des processus liés à votre secteur dactivité afin daméliorer et doptimiser les méthodes et les outils de travail.
Répondez aux demandes de rapports ou documents techniques exigés par les directions concernées.
Discutez avec les personnes concernées des nouveaux projets administratifs que ces dernières veulent entreprendre afin de bien comprendre lorientation de ces projets, la précision quils requièrent et les possibilités techniques quant à leur réalisation. Assumez la responsabilité de laspect technique de tous les travaux requis pour la réalisation de ces projets.
AVEZ-VOUS CE QUIL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI?
Scolarité
Diplôme détudes collégiales
(DEC) en techniques de bureautique, en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.
Expérience
Minimum de deux années pertinente
reliée au soutien de projets ou en logistiques dactivités.
VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :
Habiletés particulières
Vous contribuez à latteinte des objectifs communs par votre esprit déquipe et votre capacité à travailler en coopération avec vos collègues.
Vous vous assurez datteindre les objectifs en établissant des procédures claires visant à surveiller et évaluer en continu lavancée et le progrès des activités.
Vous accordez une grande importance à la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive et de répondre efficacement à leur besoin.
Vous prenez des décisions éclairées et adéquates en tenant compte de la situation, des personnes impliquées et de la stratégie organisationnelle.
Autres habiletés
Vous maîtrisez les outils de la suite Microsoft (Outlook, Excel, Word).
Vous maîtrisez le français à loral comme à lécrit.
Vous êtes capable de gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités.
Postuler à lÉTS, quelle idée de génie!