Adjoint administratif

Nous recherchons une personne énergique, organisée et professionnelle pour assurer le soutien à la réception ainsi qu’aux activités de bureau au sein d’une entreprise de services immobiliers!
La personne travaillera en étroite collaboration avec la Directrice administrative et le Directeur principal, afin de fournir un soutien administratif efficace et de contribuer à la mise en œuvre d’initiatives stratégiques.
Responsabilités :
Opérations du bureau
Fournir un soutien administratif à la Directrice administrative et à l’équipe de direction
Rédiger la correspondance courante, saisir des données, imprimer des lettres et des étiquettes, créer des modèles de documents et mettre en forme des fichiers
Traiter les appels avec discrétion, à la demande du personnel des opérations, des courtiers ou du directeur principal
Organiser et soutenir les réunions et événements internes, au besoin
Coordonner les services de traiteur, la réservation de salles de réunion, l’envoi d’invitations et autres activités liées à l’organisation d’événements
Veiller au respect des politiques de l’entreprise
Gestion des fournisseurs et administration
Gérer l’approvisionnement et l’entretien des fournitures et équipements de bureau (mobilier, équipement informatique, téléphones, services de collations, plantes, etc.), les services d’approvisionnement ou des fournisseurs externes
Gestion des demandes et soutien informatique
Gérer les demandes de soutien à l’informatique
Répondre aux questions des courtiers et personnel administratif
Être le point de contact avec la firme informatique externe
Vérifier la facturation des heures chargeables
Autres tâches administratives
Collaborer avec la Directrice administrative sur les questions de continuité des activités
Aider à l’intégration des nouveaux employés
Voir aux commandes des cartes professionnelles avec le Marketing
Vérifier certains documents (révision, impression, reliure)
S’assurer de l’exactitude des informations sur certaines listes internes et externes
Effectuer toute autre tâche connexe
Documentation
Rédiger, corriger et vérifier la documentation standard
Créer une base de données de clauses standards et documents
Rendre accessible les modèles de documents
Accompagner les courtiers dans leurs différentes recherches
Répondre à certaines questions concernant la documentation standard
Vérifier et s’assurer de l’exactitude des documents disponible dans le Sharepoint
Comptabilité
Vérifier les factures des fournisseurs en collaboration avec la comptable
Codifier les factures pour la refacturation aux courtiers
Vérification des paiements en collaboration avec la comptable
Avoir un minimum de 3 à 5 ans d’expérience en soutien administratif et exécutif
Détenir un diplôme d’études collégiales en administration ou secrétariat ou autre formation (pouvoir répondre à une clientèle anglophone)
Permis de courtier immobilier (un atout)
Expérience en Immobilier, droit ou finance
Bilingue français/anglais, avec compétences de base en traduction un atout
Excellentes compétences en communication écrite et orale dans les deux langues
Capacité à travailler sous pression
Capacité à travailler en équipe et de façon autonome
Capacité à interagir rapidement et fixer ses priorités
Capacité à suivre des instructions et des procédures
Capacité à interagir et communiquer efficacement avec tous les niveaux du personnel et de la direction
Solides compétences avec la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Bonne connaissance des tâches administratives de bureau
Bon jugement, tact et discrétion