Assistentin Leiter Real Estate Asset Management

Unsere Auftraggeberin gehört zu den grössten Asset Managern in der Schweiz und bietet ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, in leistungsstarken Teams an vielfältigen Aufgaben zu arbeiten und daran beruflich wie auch persönlich zu wachsen. Aktuell rekrutieren wir für den Bereichsleiter Real Estate Schweiz eine fachlich bestens versierte, kommunikative und vertrauenswürdige Persönlichkeit als Assistentin.
Ihre Aufgaben Agenda Führung, Terminkoordinationen
Systematische Bearbeitung des E-Maileingangs und Einleitung entsprechender Arbeiten, sowie Überwachung der Termine, Vermeidung von Terminkollisionen
Sicherstellen aller administrativen und organisatorischen Belangen, z.B. Dokumentenverwaltung und Ablage auf Teams, Weihnachtskarten, Kreditkarten- und Spesenabrechnungen, etc. in Koordination mit den relevanten Stakeholdern
Diverse Korrespondenz aufbereiten selbständig oder nach Stichworten in Deutsch und Englisch
Organisation von Reisen: Reisevorbereitungen inkl. Reise- und Hotelbuchungen im In- und Ausland
Drehscheibenfunktion: Regelmässiger Kontakt mit internen und externen Stakeholdern
Terminorganisation für diverse Sitzungen und Calls, z.B. mittels Doodle und Teams
Organisation von Meetings, Bereichsanlässe, Apéros, Weiterbildungsveranstaltungen und Workshops inkl. deren Vorbereitung
Organisationsarbeiten für die MIPIM, EXPO REAL, usw. - inkl. Unterbringungs- und Reiseorganisation, Meetingsorganisationen und Tisch- bzw. Sitzungszimmerreservationen, Transportkoordination und -organisation, usw.
Organisation des Catering, Sitzungszimmer- und Parkplatzreservationen, Besucheranmeldungen etc.
Pflege und Aktualisierung der Teams-Ablage und Sharepoint-Ablage
Koordination der Tätigkeiten der Abteilungsassistentinnen, z.B. Postbearbeitung und Postverteilung
Organisation Weihnachtstombola, Gritibänzbestellung, Osterhasenaktion
Ansprechperson für das Participation Register im Bereich Real Estate
Kreditkarten- und Spesenabrechnungen verschiedener Mitarbeiter
Betreuung von Mitarbeitenden beim Ein- und Austritt inkl. Unterstützung bei unterschiedlichen Personaladministrationaufgaben etc.
Ihr Profil kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Funktion im Assetmanagement, Real Estate, Notariat usw.
Sehr versiert im Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, Power Point)
Selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
Kommunikative, vertrauenswürdige Persönlichkeit mit tadellosen Umgangsformen