Bilingual Executive Assistant / Adjoint·e à la direction bilingueMiller Thomson • Cartierville, Québec, Canada

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Bilingual Executive Assistant / Adjoint·e à la direction bilingue

Miller Thomson

Cartierville, Québec, Canada

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Veuillez trouver la version française ci-après -- As a recognized national business law firm, we support, grow, and impact our communities through our work. We help entrepreneurs, companies, and professionals shape and build the Canadian economy. When you start a career with Miller Thomson, you join a firm that puts its people first. We provide the opportunity to influence the course of your career, community, and workplace with the support and backing of a national organization. While teamwork and collaboration are hallmarks of our culture, we accept and encourage individuality. You can expect a friendly, safe, and supportive environment where your colleagues will rally around to help you succeed. Find the spark that will propel your career to new heights. Apply today to join a firm that is dedicated to you. We are seeking a Bilingual Executive Assistant to join our Montreal or Toronto office . The Executive Assistant provides specialized bilingual administrative support to three Executives, acting as a key liaison between leadership, employees, clients, and partners. The Executive Assistant is responsible for managing calendars, coordinating meetings, and participating in and driving multiple complex projects. Working closed with C-suite leaders in Finance, Marketing, and General Counsel, the Executive Assistant is an accomplished professional, comfortable working in a high-profile and hands-on position that requires excellent multi-tasking, administrative, organization and communication skills, accustomed to working in a fast-paced client-focused professional environment. The successful candidate will demonstrate responsiveness, discretion, initiative, and excels at client service and relationship management. Being a contributing team player is essential, along with work hour flexibility to accommodate business needs Key Responsibilities: Administrative Support Maintains a strong understanding of the company’s operations, policies, and objectives. Completes analysis of communications, briefs, and reports received and sent; drafts presentations and correspondence; prepares reports for the Executives; coordinates the preparation, production and presentation of these documents. Represents Senior Leadership, such as Directors or Management, in meetings with special interest groups and individuals to understand concerns, identify issues, and recommend solutions. Assists with coordinating in-office and virtual meetings including booking meeting spaces, preparing materials and agenda, and taking notes and record keeping. Files and organizes paper and electronic documents, such as emails, reports, and other administrative records. Oversees and protects confidential Firm records and documentation. Completes monthly expense/invoice processing and reconciliation, credit card and out-of-pocket expenses, and assists in the management of vacation and expense approvals. Assists the Executives with budget reconciliation as required. Coordinates complex travel arrangements, and ensures documents for travel-related meetings are in order and delivered prior to meetings. Provides calendar management for the Executives’ professional calendar including handling meeting requests, coordinating meetings and ensuring all runs in a smooth timely manner. Other duties as required. Service Excellence Acts as a liaison and first point of contact with internal and external clients, vendors, and Firm members, and interacts with them in a professional and timely manner. Builds strong client relationships and delivers client-centric solutions. Anticipating and balancing the needs of multiple stakeholders. Creating new and better ways of supporting the Executives to optimize service levels to the organization. What you'll bring: Bilingualism in French and English. Post-Secondary Degree or Diploma and 5+ years of relevant experience or any combination of education and experience. Strong organizational skills and time management skills. Excellent proofreading skills (ability to check typed material for grammatical, typographical, spelling, word usage, and format errors). Ability to work independently, follow instructions with minimal supervision and take initiative. Excellent multi-tasking skills. Positive attitude and detail-oriented. Problem-solving with minimal supervision. Highly proficient using MS Office Suite. Exceptional oral and written communication skills and excels in relating with others. Demonstrated ability to manage high-level travel arrangements and Outlook calendar updates, including multiple international time zones. Extreme attention to detail and careful time management. Proven ability to organize, prioritize, multi-task, drive tasks to completion and change priorities with minimal supervision. Ability to thrive in a fast-paced and dynamic work environment. Proven ability to work in a team environment. Manage confidentiality in a highly professional manner. What we offer: We believe in the importance of a Total Compensation package, ensuring our mix of salary, benefits, and perks are competitive within the market as well as a work-life balance. We offer: A comprehensive Benefits package that includes Health, Dental and Vision Care, Employee Assistance Program, Life Insurance, Short Term and Long Term Disability Insurance, 3+ Weeks’ Vacation and 10 Personal Days; A Diverse and Inclusive Workplace; Flexible working options; Maternity Leave Top-up; A Firm matching Group Retirement Savings plan; An individual TFSA with low fund management fees and competitive investment options; Employee Assistance Program to support you and your family; A wellness spending account to foster employee well-being; Professional Development opportunities; Employee appreciation events; Charitable giving programs. Who we are: Miller Thomson LLP is one of Canada's fastest-growing national business law firms, with strategically placed offices across the country. Our consistent ability to provide practical, creative and cost-effective advice, combined with an unyielding service commitment to our clients and a strong dedication to our lawyers, business services professionals and the communities in which we practice, gives us a unique position in the Canadian legal industry. Miller Thomson LLP is an equal-opportunity employer and is committed to equity, diversity, inclusion, and accessibility. While we thank all applicants for their interest, due to the high volume of applications we receive, we are unable to respond to queries individually, and only those selected for an interview will be contacted. No phone calls or agencies, please. Miller Thomson will provide accommodation on request throughout the recruitment, selection and assessment process for applicants with disabilities. If you require accommodation, please inform our Talent department of the nature of the accommodation that you may require, to ensure your equal participation. --- Reconnus comme un cabinet d’avocats d’envergure nationale, nous soutenons, développons et influençons les collectivités qui nous entourent grâce à notre travail. Nous aidons les entrepreneurs, les sociétés et les professionnels à bâtir et à dynamiser l’économie canadienne. En entreprenant une carrière chez Miller Thomson, vous devenez membre d’un cabinet qui place ses membres au cœur de ses préoccupations. Nous vous donnons la possibilité de jouer un rôle dans l’évolution de votre carrière, votre collectivité et votre milieu de travail en bénéficiant du soutien et de l’aide d’une organisation nationale. Bien que le travail d’équipe et la collaboration soient des traits caractéristiques de notre culture, nous acceptons et encourageons l’individualité. Vous pouvez vous attendre à évoluer dans un environnement amical, sûr et positif dans lequel vos collègues se rallieront pour assurer votre réussite. Trouvez l’étincelle qui propulsera votre carrière vers de nouveaux sommets. Postulez dès aujourd’hui pour vous joindre à un cabinet qui vous sera dévoué. Miller Thomson est à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe à la direction bilingue pour se joindre à son bureau de Montréal ou de Toronto. La personne retenue offrira un soutien administratif spécialisé et bilingue à trois membres de la direction. Elle assurera la liaison entre la direction, les employés, les clients et les associés. Elle sera responsable de la gestion des calendriers et de l’organisation des réunions, et prendra part à plusieurs projets complexes, voire en assurera la direction. Travaillant en étroite collaboration avec les responsables des Services financiers, du Marketing et du bureau de l’Avocate générale, la personne retenue est un professionnel chevronné ou une professionnelle chevronnée, à l’aise dans un rôle opérationnel de premier plan qui exige une excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, ainsi que d’excellentes compétences en administration, en organisation et en communication. Elle devra être apte à évoluer dans un environnement dynamique et orienté vers la clientèle. Le sens de l’initiative, la discrétion, la réactivité ainsi qu’une forte aptitude à entretenir des relations interpersonnelles de qualité et à offrir un service hors pair sont essentiels. La flexibilité d’horaire et l’esprit d’équipe sont également indispensables pour répondre aux besoins du cabinet. Principales responsabilités : Soutien administratif Conserver une bonne compréhension des activités, des politiques et des objectifs du cabinet. Analyser les communications, les documents et les rapports reçus ou envoyés; préparer des présentations, de la correspondance et des rapports à l’intention des membres de la direction; coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents. Représenter la direction (notamment les directeurs ou les gestionnaires) lors de réunions avec diverses parties prenantes afin de comprendre leurs préoccupations, de cerner les enjeux et de formuler des recommandations. Assurer la coordination logistique des réunions en personne ou virtuelles (réservation des espaces, préparation des documents et de l’ordre du jour, prise de notes et archivage). Gérer le classement des documents papier et électroniques (courriels, rapports et autres documents administratifs). Assurer la protection et la confidentialité des dossiers et de la documentation du cabinet. Effectuer le traitement et le rapprochement mensuel des factures, des relevés de carte de crédit et des dépenses personnelles; appuyer la gestion des congés et l’approbation des dépenses. Appuyer les membres de la direction dans le rapprochement des budgets, au besoin. Coordonner des déplacements complexes et veiller à ce que tous les documents nécessaires soient prêts et transmis à temps. Gérer les calendriers professionnels des membres de la direction (demandes, réunions, coordination, rappels et suivis). Autres tâches, au besoin. Excellence des services Agir comme personne-ressource et premier point de contact auprès des clients, des fournisseurs et des membres du cabinet, le tout de manière prompte et professionnelle. Établir et maintenir de solides relations avec les clients et leur proposer des solutions adaptées à leurs besoins. Anticiper les besoins de multiples intervenants et gérer les priorités de façon proactive. Proposer des façons nouvelles ou améliorées de soutenir efficacement les membres de la direction, afin d’optimiser le service offert à l’ensemble du cabinet. Ce que vous apporterez à Miller Thomson : Bilinguisme en français et en anglais. Diplôme d’études postsecondaires et au moins 5 années d’expérience pertinente, ou toute combinaison d’études et d’expérience. Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps. Excellentes aptitudes en correction d’épreuves (capacité à réviser des documents dactylographiés de manière à y déceler tout problème lié à la grammaire, à la typographie, à l’orthographe, à la syntaxe ou à la mise en page). Capacité à travailler de façon autonome, à suivre des directives avec un minimum de supervision, et à faire preuve d’initiative. Excellentes capacités à gérer plusieurs tâches à la fois. Attitude positive et souci du détail. Capacité à résoudre des problèmes de manière autonome. Maîtrise avancée de la suite MS Office. Entregent exceptionnel et excellentes aptitudes communicationnelles, à l’oral comme à l’écrit. Capacité avérée à gérer des voyages complexes, de la préparation à la mise à jour du calendrier Outlook en passant par la gestion des fuseaux horaires multiples. Souci du détail exceptionnel et minutie dans la gestion du temps. Capacité avérée à organiser, à hiérarchiser et à mener à bien des tâches (concurrentes ou non), avec un minimum de supervision. Capacité à s’épanouir dans un environnement de travail dynamique. Expérience éprouvée du travail en équipe. Discrétion et professionnalisme exemplaires en ce qui a trait à la confidentialité. Ce que vous propose Miller Thomson : Chez Miller Thomson, nous croyons qu’il est important de proposer un programme de rémunération globale. C’est pourquoi nous veillons à ce que nos salaires et nos divers avantages sociaux soient concurrentiels en plus d’offrir un excellent équilibre travail-famille. Nous proposons : Une gamme complète d’avantages sociaux qui comprend notamment l’assurance-maladie, les soins dentaires, les soins de la vue, un programme d’aide aux employés, l’assurance-vie, l’assurance invalidité de courte et de longue durée, plus de trois semaines de vacances et dix jours de congés personnels; Un milieu de travail qui favorise la diversité et l’inclusion; Des possibilités d’aménagement d’un horaire de travail flexible; Une indemnité complémentaire avec les congés de maternité; Un régime enregistré d’épargne-retraite collectif avec cotisation patronale; Un compte enregistré libre d’impôt individuel avec de faibles frais de gestion des fonds et des options de placement concurrentielles; Un programme d’aide aux employés pour vous soutenir, vous et votre famille; Une allocation de dépenses pour les activités de bien-être; Des occasions de perfectionnement professionnel; Des célébrations pour la reconnaissance des employés; Des programmes caritatifs. Aperçu du cabinet : Miller Thomson figure parmi les cabinets juridiques nationaux dont la croissance est la plus marquée au Canada, avec des bureaux implantés stratégiquement dans tout le pays. Si le cabinet occupe aujourd’hui une place unique dans le milieu juridique canadien, c’est grâce à la constance avec laquelle il offre des conseils judicieux, innovateurs et concurrentiels, à son engagement à offrir des services complets et à son dévouement envers ses avocats, ses professionnels des Services d'affaires et les collectivités dans lesquelles ses avocats exercent. Miller Thomson souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’est engagé à respecter les notions d’équité, de diversité, d’inclusion et d’accessibilité. Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt; toutefois, en raison du nombre de candidatures, nous ne serons pas en mesure de répondre individuellement aux questions et nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. Les appels téléphoniques ne sont pas acceptés ; les agences sont priées de s’abstenir. Miller Thomson veillera, sur demande, à l’accommodement des personnes handicapées tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation. Pour que de telles mesures soient mises en place, veuillez communiquer avec le Service de gestion des compétences et indiquer la nature des accommodements nécessaires. #MTIND

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