Réceptionniste/adjoint.e administratif.iveACQ - Association de la construction du Québec • Quebec City, Québec, Canada

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Réceptionniste/adjoint.e administratif.ive

ACQ - Association de la construction du Québec

Quebec City, Québec, Canada

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Job Description L’Association de la construction du Québec, région de Québec (ACQ-Québec) est à la recherche d’un* Réceptionniste/adjoint administratif pour joindre son équipe ! L’Association de la construction du Québec, région de Québec regroupe plus de 1200 membres. Notre mission est de favoriser l’essor des entreprises de construction en développant des outils de gestion innovateurs et en offrant des activités de réseautage, de formation et de développement de marchés. Sommaire des responsabilités Sous la supervision de la directrice générale, le réceptionniste/adjoint administratif assure l’accueil et le service aux membres, soutient la gestion administrative et la logistique des activités, et collabore avec les différents départements pour offrir un suivi rigoureux et un service efficace. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES 1. Accueil et service aux membres Répondre aux appels et courriels, diriger les entrepreneurs vers les bons services. Accueillir les visiteurs. Fournir les informations de base aux membres et acheminer leurs demandes aux départements concernés. Assurer un service courtois et chaleureux lors des inscriptions ou des rencontres sur place. 2. Gestion administrative et documentation Saisir et traiter divers formulaires : adhésion, paiements préautorisés, espace ACQ, salle de plans, cautionnements Ezsign. Assurer la gestion et le suivi du site chantieremploi.com. Préparer et envoyer les contrats et sceaux (courriel ou poste). Effectuer le suivi des paiements liés aux adhésions et renouvellements. Entrer les données relatives aux membres dans les systèmes internes. Vérifier les licences émises et modifiées par la RBQ et assurer le suivi auprès des clients et de la RBQ. Préparer la documentation pour les nouveaux membres et transmettre leurs informations aux communications (ex. infolettre). 3. Soutien logistique et organisation interne Préparer les salles pour les rencontres. Assurer l’inscription sur place des participants aux cours et encaisser les paiements. Commander la papeterie, contrats, sceaux et autres fournitures nécessaires. Effectuer des tâches de timbrage, signature et suivi d’envois. Soutenir la coordination logistique des événements (ex. envoi d’invitations, gestion des inscriptions). Voir à l’approvisionnement des ressources matérielles nécessaires pour les membres du personnel. S’assurer du bon fonctionnement des appareils de bureau et coordonner les services d’entretien ou de réparation. Répondre aux demandes liées à l’entretien de l’immeuble. 4. Soutien à la facturation et à la comptabilité Apporter un appui à la facturation (ex. préparation, suivi ou saisie de données). Assurer le suivi administratif des inscriptions aux formations. Collaborer avec le département de comptabilité pour les paiements et suivis financiers. 5. Autres tâches connexes Participer au soutien administratif général de l’association. Collaborer avec l’équipe pour l’élaboration et le déploiement de projets spéciaux. Réaliser toutes autres tâches confiées par la direction. QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES Qualifications DEP ou DEC en bureautique, secrétariat ou équivalent. Expérience pertinente en réception et/ou en soutien administratif (1 à 3 ans). Expérience dans un milieu associatif, corporatif ou lié aux services aux entreprises (atout). Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook). Aisance avec la saisie de données dans différents logiciels et plateformes (ex. Ezsign, Espace ACQ, systèmes de gestion interne). Connaissance de base en facturation et suivi administratif. Compétences Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français (anglais fonctionnel, un atout). Capacité à offrir un accueil courtois, professionnel et chaleureux. Sens de l’organisation et de la rigueur dans la gestion des dossiers. Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité. Faites parvenir votre Curriculum Vitae et une lettre de motivation à l’attention de: Caroline Potvin Directrice générale ACQ-Québec

Quebec City, Québec, Canada

Sprachkenntnisse

French

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