Assistenz der Verwaltung und des Personalbereichs (m/w/d)

Die Wilhelma in Stuttgart ist ein wissenschaftlich geführter Zoologisch-Botanischer Garten und mit ca. 11.000 Tieren in etwa 1.200 Arten einer der individuen- und artenreichsten Zoos nicht nur in Deutschland, sondern weltweit. Dazu kommen rund 8.500 Pflanzenarten und -sorten im historischen Park und in den Gewächshäusern der Wilhelma. Mit jährlich mehr als 1,8 Mio. Besucherinnen und Besuchern zählt die Wilhelma zu den größten Freizeiteinrichtungen in Baden-Württemberg.

Die Wilhelma ist ein Betrieb des Landes Baden-Württemberg und sucht baldmöglichst

Assistenz der Verwaltung und des Personalbereichs (m/w/d)

• Bewerbungs- und Terminmanagement: Sie koordinieren den gesamten Bewerbungsprozess und fungieren als erste Ansprechperson für Bewerberinnen und Bewerber.
• Personalaktenführung: Sie tragen die Verantwortung für die Pflege und Organisation der Personalakten.
• Empfangsvertretung: Bei Bedarf übernehmen Sie kurzfristig den Empfang im Direktionsgebäude.
• Allgemeine Verwaltung: Administrative Aufgaben im gesamten Verwaltungsbereich gehören zu Ihrem Tagesgeschäft.
• Projektarbeit & Sonderthemen: Sie unterstützen in vielfältigen Projekten und bei speziellen Themenfeldern.

Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.

• Ausbildung: Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Verwaltungsfachangestellte/r).
• Erfahrung: Berufserfahrung im Sekretariat, in der Verwaltung oder im Personalbereich ist von Vorteil.
• IT-Kompetenz: Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie Offenheit und Interesse an neuen digitalen Tools.
• Arbeitsweise: Eigenständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, verbunden mit ausgeprägtem Organisationsgeschick und einem serviceorientierten Mindset.
• Sprachen: Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion: Ein hohes Maß an Verschwiegenheit und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten ist für Sie selbstverständlich.
• Präsenzbereitschaft: Bereitschaft zur regelmäßigen Arbeit vor Ort mit.

• ein spannendes und attraktives Arbeitsumfeld, in welchem Sie die dynamischen Wachstumsprozesse aktiv mitgestalten und Ihre Persönlichkeit einbringen können,
• ein offenes Betriebsklima und die Mitarbeit in einem engagierten und hoch motivierten Team,
• flexible Arbeitszeiten in unbefristeter Beschäftigung an einem sicheren Arbeitsplatz,
• eine zusätzliche Altersversorgung,
• Fahrtkostenzuschuss von monatlich 25 Euro bei Inanspruchnahme von öffentlichen Verkehrsmitteln (Jahreskarte Verkehrsverbund).

Ihre Einstellung erfolgt unbefristet und ist in Vollzeit vorgesehen. Die Vergütung kann bei Vorliegen aller persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 6 TV-L erfolgen.

In Durchführung des Chancengleichheitsgesetzes werden Frauen ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung mit Vorrang berücksichtigt. Bitte vermerken Sie einen entsprechenden Hinweis in Ihrem Anschreiben und fügen Sie einen Nachweis bei.

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