Seminar & Front Office Coordinator (m/w/d)

Wolfsberg – UBS Center for Education and Dialogue ist das exklusive Seminar- und Konferenzzentrum der UBS AG an einzigartiger Lage oberhalb Ermatingen TG mit Blick auf den Untersee. Es verfügt über ein modernes Seminargebäude mit 22 Konferenz- und Meetingräumen, 127 Hotelzimmern sowie historischen Gebäuden aus dem 16. Jahrhundert.

Möchten Sie vorwiegend von Montag bis Freitag Seminare/Events koordinieren und betreuen? Dann ergänzen Sie vielleicht schon bald unser 5-köpfiges Meeting & Event | Front Office Team.

ab 1. Januar 2026 oder nach Vereinbarung

• Sie nehmen Event- und Gruppenanfragen an, erstellen Angebote und verwalten die Buchung im Front Office Programm Opera Cloud.

• Gemeinsam mit dem Organisator bereiten Sie die Seminare/Events vor: Sie geben Namenslisten ein und halten die Veranstaltungsabläufe und F&B-Anforderungen fest.

• Damit alles rundläuft, informieren Sie wöchentlich alle Abteilungen schriftlich über den Ablauf der Seminare/Events.

• Vor Ort sind Sie die Ansprechperson für unsere Gäste: Sie wickeln den Check-in und den Check-out ab, erfüllen Gästewünsche und beantworten allerlei Fragen.

• Durch die Bedienung der Telefonzentrale sind Sie auch telefonisch der erste Kontakt für unsere Gäste und Mitarbeitenden.

• Sie bereiten die Seminarabrechnungen vor und reichen sie zur Kontrolle intern weiter

• Gut planbare Einsätze vorwiegend von Montag bis Freitag, im Früh- (ab 06.45 Uhr) und
  Spätdienst (bis 20.00 Uhr)

• Sehr ansprechendes, internationales Arbeitsumfeld in idyllischer Umgebung mit wunderbarem Blick auf den Untersee

• Kostenlose Bereitstellung und Reinigung Ihrer Berufskleidung

• Kostenloser Parkplatz in unserer Tiefgarage oder auf dem Aussenparkplatz

• Abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie zwingend
• Erfahrung in der Seminar-Eventorganisation und im Front Office
• Gute Kenntnisse in der Anwendung von MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
• Ausgeprägte Gastgeberqualitäten und ein vernetztes Denken
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (mind. Level B1)
• Mobilität (Wolfsberg liegt rund 20 Gehminuten vom Bahnhof Ermatingen entfernt