Assistenz der Referatsleitung II T / Beschäftigte*r (d/m/w)

Die TU Berlin versteht sich als international renommierte Universität in der deutschen Hauptstadt, im Zentrum Europas. Eine scharfe Profilbildung, herausragende Leistungen in Forschung und Lehre, die Qualifikation von sehr guten Absolventinnen und Absolventen und eine moderne Verwaltung stehen im Mittelpunkt ihres Agierens. Ihr Streben nach Wissensvermehrung und technologischem Fortschritt orientiert sich an den Prinzipien von Exzellenz und Qualität.

Die Technische Universität Berlin als eine der größten Technischen Universitäten Deutschlands ist mitten im Zentrum Berlins angesiedelt, gut angebunden mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Als Servicebereich Personal sind wir Ansprechpartnerin für alle personellen Angelegenheiten, von der Einstellung bis zur Betreuung von Austrittsprozessen für die ca. 7000 wissenschaftlichen und wissenschafts­unterstützenden Beschäftigten. Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Betriebliche Gesundheits­förderung, Diversität und Internationalität sind uns wichtig. Bei uns haben Sie Arbeitsplatz­sicherheit und die Möglichkeit, sich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln sowie unsere Personalarbeit, insbesondere auch im derzeit laufenden Reorganisationsprozess, mitzugestalten. Neben flexiblen Arbeitszeiten bieten wir zahlreiche Fort- und Qualifizierungs­maßnahmen.

Assistenz der Referatsleitung II T / Beschäftigte*r (d/m/w) – Entgeltgruppe 8 TV‑L Berliner Hochschulen

Teilzeitbeschäftigung ist ggf. möglich; die Eingruppierung erfolgt in der angegebenen Entgeltgruppe, wenn alle persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Zentrale Universitätsverwaltung – Abteilung II Personal und Recht / Servicebereich Personal (II T)
Kennziffer: ZUV-156/25 (besetzbar ab 01.10.2025 / unbefristet / Bewerbungsfristende 02.06.2025)

Assistenz für die Leitung des Servicebereichs Personal, insbesondere:

• inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, Protokoll­führung, Termin­planung, Schriftverkehr, Auskünfte zu allen Themen des Bereichs per E‑Mail, Telefon, persönlich
• Unterstützung bei der Personal­planung
• Führung der hybriden Registratur des Service­bereichs
• Bearbeitung der Personal­einzelangelegenheiten der Beschäftigten des Service­bereichs Personal
• Schlüsselverwaltung, Raumverwaltung (Speedikon)
• Bestellungen und anschließende Rechnungs­bearbeitung für den Service­bereich Personal
• Bewerbungsmanagement einschl. Vor- und Nachbereitung
• Recherche zu aktuellen Personal­themen im Rahmen von Anfragen, auch der Gremien und Interessen­vertretungen
• Erstellung und Abgabe der Schwerbehinderten­statistik sowie Führung weiterer Statistiken

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungs­fachangestellte*r oder als Fachangestellte*r für Bürokommunikation/​​Büromanagement oder abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige nachgewiesene Erfahrung auf einer Sekretariats‑​/​Assistenz­stelle an einer Hochschule oder anderen wissenschaftlichen Einrichtung oder des öffentl. Dienstes
• sehr gute Deutsch-und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute Kenntnisse der Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel

Wünschenswert:

• Kenntnisse des TV‑L, des PersVG und SGB IX sowie Grundkenntnisse der LHO und Kenntnisse universitärer Strukturen
• gute Anwenderkenntnisse einer Personal­verwaltungs­software, idealerweise SAP‑HR
• hohe Dienstleitungs­orientierung

TITL1_DE