Sachbearbeiter*in für Büromanagement (m/w/d)

WIR SUCHEN EINE*N

Organisationstalent

als Sachbearbeiter*in für Büromanagement bzw. Verwaltungskraft im Bereich Stadtplanung für den Fachbereich Planen und Stadtentwicklung.

Die Stadtplanung ordnet die Bodennutzung im Gemeindegebiet und entwickelt räumliche Konzepte auf verschiedenen Maßstabsebenen, vom einzelnen Grundstück bis zum Stadtbezirk. Dabei gilt es, die individuellen Ansprüche der Menschen an Wohnungen, Arbeitsplätze, Erholungsräume und Verkehrswege ebenso zu berücksichtigen wie ökologische, ökonomische, gestalterische und technische Anforderungen. Entwürfe für Stadtquartiere werden in einem breiten öffentlichen und fachlichen Abstimmungsprozess in Satzungen übersetzt und dem Stadtrat zum Beschluss empfohlen.

• Geschäftsführung des Büros der Bereichsleitung, u.a. Terminplanung und -koordination, Schriftverkehr, (Sichtung, Vorsortierung und ggf. Beantwortung eingehender Schreiben per E-Mail oder in Papierform), Bearbeitung telefonischer Anfragen, Organisation von Dienstreisen
• allgemeine Verwaltungsaufgaben, u.a. Recherche und Vorbereitung von Unterlagen für Sitzungen und Fachausschüsse, Betreuung von Drucksachen im Ratsinformationssystem, Führung von Vorgangsakten, interne Abrechnungen
• Besprechungsmanagement
• Sachbearbeitung zur Unterstützung im Bereich, u.a. Erstberatung von Anrufer*innen und entsprechende Weiterleitung
• Vertretung der Verwaltungskraft im Büro der Fachbereichsleitung

Eine Anpassung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.

• eine entsprechend erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Kauffrau*mann für Büromanagement / Bürokommunikation oder für Groß- und Außenhandel, Rechtsanwalts- und / oder Notarfachangestellte*r oder Industriekauffrau*mann
• daneben können sich auch Personen bewerben, die über einen erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder einen gleichwertigen Abschluss verfügen
• eine nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung in einem Sekretariat

Darüber hinaus verfügen Sie über folgende Fähigkeiten und Kompetenzen:

• hohe Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• sicheres und freundliches, aber auch verbindliches Auftreten
• gute mündliche und schriftliche Kommunikations- und Dokumentationsfähigkeit
• fundierte Kenntnisse in den gängigen Anwendungen der MS-Office-Programme (insb. Word und Outlook)
• Teamfähigkeit, Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Humor

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe im öffentlichen Dienst
• einen sicheren Arbeitsplatz sowie eine attraktive Vergütung
• flexible Arbeitszeitmodelle
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
• bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen eine Jahressonderzahlung
• eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• im Einzelfall eine Leistungsprämie
• ein attraktives Job-Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Dienstrad-Leasing
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote

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