Dokumentenmanager (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Du übernimmst die Verantwortung für die Planung und Ausführung aller Aktivitäten mit Bezug auf Kontrolle, Upload und Freigaben von projektbezogenen, technischen Dokumenten.

Du definierst die Dokumentenkontrollprotokolle und Anforderungen an das Informationshandling für das Projektteam und bist ausserdem verantwortlich für die Systemdefinition und Konfiguration des EDMS (Electronic Document Management System für das Projekt).

Ausserdem sind folgende Aufgaben essentieller Bestandteil Deines Verantwortungsbereichs:

Erstellung von Dokumentenmanagement-Konzepten und Implementierung

Erstellung von Schulungsunterlagen, Organisation und Durchführung von dokumentierten Schulungen des Projektteams inkl. Subunternehmer

Du führst regelmäßige formelle Prüfungen der Dokumentation durch, um sicherzustellen, dass sie allen Projektanforderungen entspricht und dass relevante Metadaten vorhanden sind.

Die Überwachung des Systems, Informationsflusses und die Identifizierung von Engpässen, Verzögerungen und Eskalation dieser zur Lösung zählen ebenfalls zu Deinen Aufgaben.

Die Überwachung des Dokumentenfortschritts anhand des Projektterminplans und regelmässige Meldung

Dein Kommunikationstalent hilft Dir alle kritischen Themen mit dem Projektteam anzuschauen, um sicherzustellen, dass Risiken angemessen behandelt werden

Die Analyse der Daten und die klare Kommunikation der Ergebnisse an die zuständigen Mitglieder des Projektteams

In Zusammenarbeit mit dem Projektteam zur Planung des Informationslieferplans, definierst Du Stichtage und überwachst die Systeme, um sicherzustellen, dass diese eingehalten werden.

Die Einholung von Unterlagen und Informationen vom Projektteam und den Subunternehmern.

Die Verfolgung einer noch offenen Dokumentation und Dokumentationsfragen.

Die Planung des Übergabebedarfs und die Einbindung dieser in allen Projektphasen.

Ihr Profil

Du bist eine leistungsstarke, ausdauernde und teamfähige Persönlichkeit. Du besitzt Erfahrungen im Hinblick auf die Anforderungen für die Implementierung und Verwaltung der Projektdokumentenkontrolle. Darüber hinaus erfüllst Du folgende Kriterien:

Erfahrung im Qualitätsmanagement, bevorzugt im GMP-Bereich

Einschlägiges Wissen der Good Documentation Practice (GDP)

Erfahrung im Aufsetzen und Implementieren von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen / -konzepten inkl. aller notwendiger Abläufe (Workflows)

Gute IT-Kenntnisse (MS-Office) und idealerweise Kenntnisse vom Dokumentenmanagement ( COMOS / Viewpoint / Fieldview / Dalux / Conclude / AWARO / Primavera Unifier / DocuTools o.ä,)

Starke Qualitätsorientierung

Hohe Kommunikationsfähigkeit

Treibende Macherqualität, um nachhaltend Ergebnisse sicherzustellen

Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch von Vorteil

Reisebereitschaft je nach Projektbedarf

Reisetätigkeit

Die Laufzeit unserer Projekte liegt meist zwischen 6 und 24 Monaten. Abhängig von Projekt und Projektphase ist der Einsatzort hauptsächlich der Projektstandort beim Kunden, wobei Mobiles Arbeiten von Zuhause in Absprache mit der Projektleitung teilweise möglich ist. Bei BakerHicks hat man so die Möglichkeit immer wieder bei unterschiedlichen Kunden mit unterschiedlichen Technologien zu arbeiten. Man lernt neue Städte kennen und ist dennoch am Wochenende immer zuhause.

Benefits

Firmenlaptop

Firmenhandy

Homeoffice

Finanzielle Unterstützung des Heimarbeitsplatzes

2 verschiedene Pensionskassenlösungen (jährlich wechselbar)

Flache Hierarchien

Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodells mit Blockzeiten

Höchster Standard für Arbeitssicherheit

Zuschuss für Velopendler

U-Abo für Pendler

Zugriff auf das gesamte LinkedIn Learning Angebot

Weltweite Reiseversicherung

Teilzeitarbeit möglich

Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub

Volle Lohnzahlung im Krankheitsfall bis zum 30. Tag

UVG-Zusatzversicherung

Mitarbeiter werben Mitarbeiter

25 Urlaubstage

Überstunden voll kompensierbar

Europäische Projekteinsätze möglich

Umfassende Spesenregelung zur Aufwandserstattung