Project Assistant (d/w/m) Institut für Allgemeinmedizin DM.87.25

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeu­tender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Project Assistant (d/w/m) Institut für Allgemeinmedizin AG HPSRI DM.87.25

Fachgebiet
Allgemeinmedizin

Campus Charité Mitte

Kennziffer: 4742 | Arbeitszeit: Teilzeit | Eintrittsdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt | Dauer der Anstellung: Befristet | Bewerbungsfrist: 23.05.2025 | Entgeltgruppe: E9b

Arbeiten an der Charité

In unserer AG Health Policy and Systems Research and Innovation (HPSRI) am Institut für Allgemeinmedizin erwartet Sie eine vielseitige und interessante Tätigkeit auf dem Gebiet der hausärztlichen Versorgungsforschung und Versorgungsgestaltung. Im Rahmen eines Forschungsprojekts, finanziert von dem Innovationsfond des Gemeinsamen Bundesausschusses, benötigen wir Ihre administrative und koordinative Unterstützung. Wir sind ein aufgeschlossenes, interprofessionelles Team, das sich darauf freut, Sie willkommen heißen zu dürfen.

• Eigenverantwortliche Bürokoordination
• Sie sind zuständig für die Buchhaltung und Budgetkontrolle für die Arbeitsgruppe
• Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung der Finanzberichte im Rahmen des Projekts zur Vorlage an die Projektleitung und für die Vorbereitung der Dokumente für Personalmaßnahmen (Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeitveränderungen)
• Sie unterstützen die Projektleitung bei allgemeinen Koordinations- und Organisationsaufgaben und verwalten die Funktionspostfächer des Projekts
• Sie sind zuständig für die Pflege von Kontaktlisten und Kalendereinträgen inkl. Vorbereitung von Rundschreiben
• Sie übernehmen die Entgegennahme, Klassifizierung und Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen von Hausärztinnen/ Hausärzten und Patientinnen/ Patienten
• Sie sind verantwortlich für die Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Bearbeitung und Prüfung von Lieferscheinen/ Rechnungen)
• Einholung von Angeboten zu Dienstleistungen und damit verbundene administrative Verwaltung
• Sie organisieren Meetings und bereiten diese nach
• Sie planen, koordinieren und führen Veranstaltungen durch (Veranstaltungsplanung, Anmeldungsmanagement, Protokollierung und Berichterstattung)

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Betriebswirtin/ Betriebswirt, Kauffrau/ Kaufmann im Gesundheitswesen, Studium der Verwaltungswissenschaften)
• Berufserfahrung im Büromanagement sowie Erfahrungen in der Forschungsverwaltung sind wünschenswert
• Erfahrungen mit den Organisationsstrukturen und Verwaltungsabläufen einer Hochschule sind von Vorteil
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• Ihre Arbeitsweise ist durch ein hohes Maß an Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit gekennzeichnet
• Sie zeichnen sich durch eine hohe Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität aus und bringen die Bereitschaft mit, sich selbstständig in neue Themen einzuarbeiten
• Sie verfügen über eine gute Team- und Kommunikationsfähigkeit für die Arbeit in einem interdisziplinären Team bestehend aus ärztlichem und wissenschaftlichem Personal
• Die deutsche Sprache beherrschen Sie verhandlungssicher in Wort und Schrift
• Sie sind bereit, das Forschungsprojekt am Telefon/ via E-mail zu repräsentieren
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
• Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
• Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
• Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007

Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren.
• Die Arbeitszeit ist in Teilzeit mit 19,25 Stunden vorgesehen
• Die Position ist bis zum 30.09.2027 befristet, da sie an die Projektlaufzeit gebunden ist
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
• Die Bewerbungsfrist endet am: 23.05.2025
• Kennziffer: 4742

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