Mitarbeiter:in Executive Assistant - Assistenz Der Geschäftsleitung

Für unser engagiertes Team in Bern suchen wir eine vielseitige und kommunikationsstarke Persönlichkeit, die Freude daran hat, Strukturen zu gestalten, den Überblick zu behalten und gemeinsam mit uns Impact zu schaffen.

In dieser Rolle unterstützt du in erster Linie die Geschäftsführung und fungierst als zentrale Schnittstelle für administrative, organisatorische und kommunikative Aufgaben. Gleichzeitig leistest du ad-hoc Unterstützung für die Teams Bewirtschaftung und Bau und trägst so dazu bei, dass unsere Zusammenarbeit effizient, gut vernetzt und mit Freude gelingt.

 Deine Hauptaufgaben:

• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung, der Bewirtschaftung, der Projektleitung 
• Organisation und Koordination von internen und externen Terminen, Meetings und Anlässen (inkl. Generalversammlung, Teamanlässe, Kundengeschenke etc.) und Protokollierung von Sitzungen.
• Finanzbezogene Aufgaben: Triage und Vorkontierung von Rechnungen sowie Unterstützung bei der digitalen Verarbeitung.
• Mitarbeit an Digitalisierungsprojekten : Pflege digitaler Ordnerstruktur, Qualitätssicherung, kontinuierliche Prozessverbesserung
• Mitarbeit an Qualitätssicherung : Erfassung, Beschreibung und Weiterentwicklung von Prozesse.
• Teamgeist leben: Mitgestaltung einer wertschätzenden und verbindenden Teamkultur durch Organisation von Anlässen und Aufmerksamkeiten.
• Dokumentenmanagement (physisch und digital): Scanning, strukturierte Ablage, Pflege von Adress- und Kontaktlisten.
• Kommunikationsaufgaben : Empfang der Hauptnummer der Firma, Bearbeitung des info@ E-Mail-Accounts, Unterstützung bei Newslettern, Korrekturlesen. Darüber hinaus wirkst du bei der internen und externen Kommunikation mit, denkst kritisch mit und hilfst, Inhalte klar und zielgruppengerecht zu gestalten.
• Korrespondenz : Das Verfassen von Briefen und das Korrekturlesen von Schreiben im Kontakt mit Notaren und Anwälten

 Du bist:

• eine strukturierte und prozessorientierte Persönlichkeit mit Erfahrung in administrativen Aufgaben in Immobilienbereich und/oder in Geschäftsführungsassistenz.
• organisiert, zuverlässig und pünktlich bei der Erledigung von Aufgaben innerhalb der vorgegebenen Zeit.
• digital affin und sehr sicher im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Word, PowerPoint (Garaio REM ist ein Plus)
• mit Rechnungsprozessen vertraut und beherrschst die Grundlagen der Buchhaltung . Du bist zudem bereit, Neues zu lernen und dich weiterzuentwickeln.
• fit im Umgang mit Content-Management-Plattformen und der Erstellung von Newslettern (Hubspot / Mailchimp) oder hast Interesse, diese zu erlernen.
• in der Lage, Firmeninhalte in den sozialen Medien zu posten (Instagram / LinkedIn)
• sehr gut in Deutsch in Wort und Schrift und kannst kleine Korrekturaufgaben durchführen.
• loyal, freundlich und diskret – Eigenschaften, die Dir im Umgang mit vertraulichen Informationen selbstverständlich sind.
• kommunikativ und denkst mit . Du bringst dich aktiv ein und gestaltest ein wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld mit.

Wünschenswerte Fähigkeiten

• HubSpot
• Powerpoint
• Mailchimp

• Switzerland

Berufserfahrung

• Product Owner / Product Manager

Sprachkenntnisse

• German