Anleitung für die Führung eines zielorientierten Personalgesprächs – Warum ist es so wichtig?

Die Alarmglocken bimmeln in vielen Unternehmen, sobald Mitarbeiter zum Personalgespräch eingeladen werden. Für Vorgesetzte und Angestellte zählt das Personalgespräch meist zu den unliebsamen Dingen, die man lieber vermeiden würde.

Dabei ist der Grund für ein Personalgespräch meistens überhaupt nicht so negativ, wie viele denken. Wir zeigen Ihnen, worum es dabei geht, wie Sie Mitarbeitergespräche führen und sich richtig darauf vorbereiten.

Personalgespräche sollten als Chance betrachtet werden, da sie einen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens und Mitarbeiters leisten.

Was ist ein Personalgespräch?

Beim Personalgespräch findet ein Austausch zwischen einem Vorgesetzten und seinem Mitarbeiter statt. Die Inhalte können hierbei sehr unterschiedlich sein.

Das Gespräch kann in einem bestimmten Turnus stattfinden oder aus bestimmten Gründen veranlasst werden. Normalerweise wird ein Mitarbeitergespräch unter vier Augen und innerhalb der regulären Arbeitszeit geführt.

Ziele und Funktion

Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Führungsinstrument und Teil der Personalentwicklung. Die Themen sind zwar verschieden, im Vordergrund stehen aber die Leistungen des Mitarbeiters und die Erwartungen des Arbeitgebers.

In einem offenen und transparenten Gespräch können sich die Gesprächsteilnehmer mitteilen. Erhebliche Meinungsunterschiede sind in Diskussionen nicht auszuschliessen. Ziel ist es, eine Lösung für die aktuelle Situation zu finden.

Das Mitarbeitergespräch eignet sich, um im Austausch zu klären, inwieweit Abmachungen und Ziele eingehalten wurden, und wird idealerweise regelmässig geführt.

Vorteile

Bei Mitarbeitern und Führungskräften ist das Personalgespräch ein eher unbeliebtes Thema. Insbesondere Vorgesetzte sollten von einem solchen Gespräch jedoch Gebrauch machen, da es viele Potenziale birgt und den Erfolg des Unternehmens beeinflussen kann.

Vorteile von Mitarbeitergesprächen:

• Steigerung der Leistung der Mitarbeiter
• Aufbau von Vertrauen
• Verbesserung des Arbeitsklimas
• Vermittlung von Klarheit und Transparenz
• Steigerung der Mitarbeiterbindung

Zwar kostet es Zeit, Mitarbeitergespräche vorzubereiten und zu führen, diese „Investition“ sollte jedoch nicht vernachlässigt werden.

Sie sind nach § 106 Gewerbeordnung (GeWO) zur Teilnahme an einem Mitarbeitergespräch verpflichtet, sofern dieses unter bestimmten Voraussetzungen durchgeführt wird.

Der Arbeitgeber kann festlegen …

• wo das Gespräch stattfinden soll,
• wann es stattfinden soll und
• welche Inhalte rund um die Arbeitsleistung besprochen werden.

Ihr Arbeitgeber hat ein Direktions- und Weisungsrecht, welches sich auf die Umsetzung des Arbeitsvertrages im Arbeitsalltag bezieht. Wer sein Personalgespräch ignoriert, kann abgemahnt oder sogar gekündigt werden.

Werden allerdings folgende Inhalte besprochen, müssen Sie nicht am Mitarbeitergespräch teilnehmen:

• Änderung des Arbeitsvertrages
• Beendigung des Arbeitsvertrages
• Vergütung oder Anzahl der Arbeitsstunden

Normalerweise wird das Mitarbeitergespräch während der regulären Arbeitszeit und am Arbeitsort durchgeführt. In folgenden Fällen gibt es jedoch Ausnahmen:

• Bei Nachtschichten kann das Gespräch tagsüber stattfinden.
• Bei Remote Work kann es am Standort des Unternehmens geführt werden. Für die Reisezeit und -kosten kommt der Arbeitgeber auf.
• Nach Feierabend, an freien Tagen oder im Urlaub sind Mitarbeitergespräche nicht möglich.
• Falls Sie arbeitsunfähig sind, müssen Sie in den meisten Fällen nicht am Mitarbeitergespräch teilnehmen.

Von überaus erfreulichen bis hin zu bedauerlichen Nachrichten kann Sie in einem Personalgespräch theoretisch alles erwarten.

Dabei geht es um Ihre Leistungen, Entwicklungsmöglichkeiten, Ihr Verhalten und um generelles Feedback. Den genauen Grund können Sie erfragen, sobald Sie von Ihrem Vorgesetzten einen Termin für das Gespräch erhalten.

Ob das angekündigte Personalgespräch eher positive oder negative Hintergründe hat, können Sie am besten erahnen.

In jedem Fall erwartet Sie ein Gespräch mit Ihrer Führungskraft, in dem Sie konstruktive Kritik erhalten, Ziele gesetzt werden oder Ihre Karriere im Unternehmen besprochen wird.

Aus welchem Grund findet ein Personalgespräch statt? Die Themen sind vielfältig. Generell können aber zwei Arten unterschieden werden.

1. Institutionalisierte Personalgespräche

Diese Personalgespräche werden in regelmässigen Abständen geführt, zum Beispiel alle sechs Monate oder einmal pro Jahr. Das Personalmanagement legt diese Mitarbeitergespräche fest.

Zu den Themen gehören:

• Leistungsbeurteilung
• Feedback
• Personalentwicklung
• Karrierechancen
• Reflexion und Kritik

Sie können diese Personalgespräche gut vorbereiten. Im Idealfall stellt das HR-Management einen Leitfaden für die Durchführung zur Verfügung.

2. Anlassbezogene Personalgespräche

Bestimmte Anlässe oder Ereignisse erfordern ein Gespräch. Sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter können zum aktuellen Geschehen ein Personalgespräch einfordern. Auch hier ist es wichtig, dass sich die Teilnehmer auf das Personalgespräch vorbereiten.

• Konflikte
• Veränderte Arbeitsbedingungen
• Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit
• Leistungsabfall oder besondere Leistungen

Welches Ziel wollen Sie mit dem Personalgespräch erreichen? Diese Erfolgsfaktoren helfen Ihnen bei der richtigen Vorbereitung und Durchführung.

Vorbereitung auf das Personalgespräch

Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten sich auf Personalgespräche vorbereiten. Auch im Gesprächsverlauf helfen einige Tipps, damit alles erfolgreich verläuft.

1. Gespräch rechtzeitig ankündigen

Kündigen Sie das Gespräch rechtzeitig an. Zwei Wochen sind ein guter Zeitrahmen, um Ihrem Angestellten die Chance zu geben, sich ausreichend auf das Mitarbeitergespräch vorzubereiten.

Sie wurden zu einem Gespräch eingeladen? Wenn Sie den Grund dafür nicht kennen, fragen Sie nach!

2. Leitfaden erstellen

Die Führungskraft fordert in der Regel zum Personalgespräch auf und liegt daher in der Verantwortung für die Vorbereitung.

Erstellen Sie einen Leitfaden und planen Sie den Gesprächsablauf. Welche Themen beziehungsweise Konfliktfelder sollen diskutiert werden? Was soll zuerst besprochen werden? Das erleichtert es Ihnen, das Personalgespräch zu führen.

3. Argumente und Beispiele

Setzen Sie sich inhaltlich mit dem Anliegen für das Gespräch auseinander. Gute Argumente und Beispiele bekräftigen Ihre Aussagen. Lassen Sie sich zu Themen beraten, um im Gespräch sicher auftreten zu können.

Notizen verhindern, dass Sie wichtige Punkte vergessen und können Ihnen sogar die Nervosität nehmen.

4. Lösungen vorbereiten

Ihnen sind die zu besprechenden Probleme bekannt und Sie wissen, was an Ihrer Leistung kritisiert werden könnte? Dann sollten Sie Lösungen mit ins Gespräch bringen. Das hinterlässt den Eindruck, dass Sie die Situation ernst nehmen und motiviert sind, etwas zu verändern.

5. Selbstbewusstes Auftreten

Argumente und ein selbstbewusstes Auftreten sind wichtig, um Ihr Gegenüber von Ihrer Sichtweise zu überzeugen.

In einigen Fällen ist es hilfreich, einen Betriebsrat oder Anwalt einzubeziehen.

Personalgespräch führen

Die grosse Stunde hat geschlagen und das Personalgespräch steht an. Gehen Sie jetzt mit unseren Tipps ins Gespräch.

1. Ungestörte Atmosphäre

Sorgen Sie für eine ungestörte Atmosphäre. Smartphones werden auf stumm geschaltet und die Tür des Büros wird geschlossen.

2. Ausreden lassen und zuhören

In manchen Gesprächssituationen fällt es schwer, das Gegenüber ausreden zu lassen. Hören Sie dennoch aufrichtig zu und nehmen Sie das Gesagte ernst.

3. Ruhig bleiben

Sollte der Anlass für das Personalgespräch kein erfreulicher sein, sollten Sie trotzdem Ruhe bewahren. Wutausbrüche oder laute Auseinandersetzungen sind wenig zielführend.

4. Keine Unterzeichnungen

Fordern Sie Ihren Angestellten nicht zu sofortigen Unterzeichnungen auf. Geben Sie ihm Bedenkzeit. Als Mitarbeiter sollten Sie diese einfordern.

5. Sichtweisen schildern

Als Vorgesetzter schildern Sie Ihre Ansichten zuerst. Fragen Sie dann den Mitarbeiter um seine Sichtweise und Meinung. Klären Sie auch die Hintergründe zum jeweiligen Thema.

6. Nächste Schritte festhalten

Halten Sie Lösungen und konkrete nächste Schritte schriftlich fest. Der Mitarbeiter sollte sich hier einbringen. Was wird bis wann erwartet, damit bei einem weiteren Gespräch überprüft werden kann, ob eine Verbesserung der Situation möglich war?

Regelmässige Personalgespräche schaffen Klarheit und Transparenz. Sie sind eine wichtige Grundlage für die erfolgreiche Zusammenarbeit.

Manche Anlässe wie ein anhaltender Leistungsabfall erfordern ebenfalls ein Mitarbeitergespräch. Ziel ist es, Lösungen zu finden und einen Weg in die richtige Richtung zu weisen.

Nutzen Sie diese Art der Mitarbeiterführung in Ihrem Unternehmen. Mit der richtigen Vorbereitung und Durchführung kommen Personalgespräche sicher auch bei Ihren Angestellten gut an.