Adjoint administratif

Vous êtes organisé.e, proactive et aimez que tout soit bien fait? Joignez-vous à JDHM comme adjoint.e administratif.ve et devenez la première étape du succès de nos projets : réception des mandats, ouverture des dossiers et suivi administratif.

Faites partie d’une équipe où votre organisation fait la différence !

Ce que nous offrons :

• Salaire et avantage compétitifs (assurances, REER, etc.)
• 3 semaines de vacances + 5 journées de congés entre Noël et jour de l'an
• Un environnement humain où ton expertise est reconnue
• Une panoplie d’activités sociales
• Et plus encore !

TA MISSION :

Assurer le support nécessaire aux chargés de projets dans l’exécution des tâches et des divers dossiers. De la réception du mandat à l’ouverture des dossiers, réalisation des devis jusqu’à la facturation finale.

TES RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Accueil et gestion des mandats

• Recevoir et ouvrir les nouveaux mandats d’urgence (dossiers physiques et informatiques).
• Prendre contact avec les clients et coordonner avec le coordonnateur si nécessaire.
• Planifier les rendez-vous pour les chargés de projet (visites, suivi, assèchement, contenu).

Facturation et suivi des dossiers sinistres

• Préparer les devis et estimations hors assurance.
• Saisir les suivis de dates pour les assureurs (contact client, inspection, échéances) dans Xactimate et Symbility.
• Vérifier la rentabilité des dossiers avant facturation.
• Valider la facturation des collègues au besoin.
• Participer à l’élaboration et au suivi des procédures internes et aux réunions d’équipe pour optimiser les méthodes de travail.

Autres responsabilités

• Effectuer toutes autres tâches liées au poste.
• Maintenir de bonnes relations avec les collègues et partenaires.
• Respecter toutes les politiques de JDHM.

• 1 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et du français écrit et parlé.
• Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités.
• Connaissance des logiciels Symbility et Xactimate (atout).
• Connaissance du secteur de la construction et de l’assurance (atout)