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Le technicien en contrôle documentaire joue un rôle crucial dans la fluidité des opérations en assurant que les documents nécessaires sont disponibles, à jour, et conformes, garantissant ainsi la qualité et la traçabilité des documents d’appels d’offres.
Tâches principales:
Sous la responsabilité du Directeur du bureau de soumissions, le titulaire du poste exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :
Gestion des soumissions et de la documentation :
- Gérer et trier la boîte courriel de soumissions, assurer le suivi rigoureux des appels d'offres en cours et effectuer les suivis requis;
- Centraliser, organiser, classer et codifier les documents techniques, administratifs et réglementaires selon les procédures établies;
- Mettre à jour le registre de soumissions;
- Remplir les documents administratifs nécessaires aux appels d'offres.
Conformité et traçabilité :
- Vérifier la conformité des documents aux normes et réglementations en vigueur;
- Maintenir les versions à jour et archiver correctement les versions obsolètes;
- Tenir un registre des documents entrants, sortants et révisés, et assurer la traçabilité des modifications.
Diffusion et transfert de l'information :
- Distribuer les documents aux équipes concernées et veiller à ce que les parties prenantes disposent des dernières versions;
- Organiser le transfert de l'information aux intervenants et gérer leurs accès (internes et externes);
- Chapeauter les plateformes de transfert d'informations externes (SharePoint) et effectuer le partage de documentation avec les partenaires externes.
Archivage :
- Gérer l'archivage électronique pour une conservation à long terme, dans le respect des procédures réglementaires garantissant la sécurité et l'intégrité des documents.
Soutien aux équipes :
- Soutenir les équipes d'estimation en préparant la documentation à présenter au client;
- Fournir un soutien aux équipes techniques et administratives en matière de gestion documentaire;
- Former et sensibiliser le personnel aux bonnes pratiques.
Amélioration continue et assurance qualité :
- Analyser et optimiser le processus de soumission et proposer des pistes d'amélioration;
- Participer aux audits documentaires internes et externes;
- Collaborer avec les équipes qualité à l'amélioration des systèmes de gestion documentaire.
- Détenir un diplôme en administration ou l’équivalent;
- Maîtriser la suite Microsoft Office et les autres outils (airtable, share point…) nécessaires à l’accomplissement des tâches;
- Avoir de la facilité à communiquer et à entrer en contact avec les gens;
- Avoir le sens des responsabilités et des priorités;
- Avoir le souci du détail;
- Être organisé;
- Être capable de gérer le stress;
- Avoir de l’expérience dans le domaine de la construction est un atout.
Sprachkenntnisse
- French
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