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Gattuso Bouchard Mazzone est à la recherche d’une assistante exécutive pour se joindre au cabinet.
Travaillant directement avec un associé directeur, vous gérerez son quotidien, afin de maintenir une pratique organisée et efficace.
DESCRIPTION
Éducation requise
- Certificat ou diplôme ou expérience équivalente
Adjoint/secrétaire administratif juridique
Adjoint de direction/secrétaire de direction
Adjoint administratif et secrétariat (général)
Expérience requise
1 an à moins de 2 ans
Conditions de travail
Le travail doit être effectué en personne. Il n’y aucune possibilité de travail à distance.
- 75 000 par année / 40 heures par semaine
- Matin, Sur appel, Jour, Heures supplémentaires demandées
- Débute dès le
RESPONSABILITÉS
- Fournir un soutien administratif et opérationnel à un associé sénior;
- Préparer les lettres et des notes de service de nature confidentielle;
- Gérer le calendrier et organiser des rencontres;
- Effectuer les tâches administratives;
- Préparer des rapports spéciaux (collecte et résumé de données);
- Agir à titre d’agent de liaison entre la Direction et une variété de personnes, groupes, clients et employés;
- Compiler des données pour préparer des documents
- Établir et coordonner les politiques et procédures administratives
- Préparer des rapports et d’autres documents pour examen et présentation aux comités exécutifs et aux conseils d’administration
- Analyser les notes de services, les mémoires et les rapports reçus et envoyé
- Rédiger des exposés et des rapports et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents
- Préparer l'ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions des comités, des conseils d'administration et autres
- Effectuer des recherches
- Assurer une liaison avec les cadres supérieurs du ministère ou de l'entreprise et autres organismes ou associations
- Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les opérations journalières
- Fournir le service à la clientèle
- Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
- Préparer les factures, rapports, mémorandum, lettres, rapports financiers et voir à l'administration de contrats et autres documents
- Gérer des événements
- Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
- Aider à l'analyse de données et à la rédaction des rapports
- Diriger des activités de marketing en direct, de commerce électronique et de promotions ssur des sites Web
- Prendre les dispositions pour la facturation des services
- Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de séances, de réunions ou de conférences
- Diriger le développement et la maintenance des sites Internet et intranet d’une organisation
- Préparer des contrats
QUALITÉS RECHERCHÉES
- Trilinguisme (français, anglais et espagnol, à l’oral et à l’écrit);
- Aptitude à travailler à partir de dictées;
- Capacité à travailler de façon autonome, de même qu’au sein d’une équipe;
- Aptitude à réaliser une grande quantité de travail avec un haut niveau de qualité, parfois dans de courts délais;
- Minutie, souci du détail et sens de l’organisation;
- Systèmes de gestion (sig ou bd)
- Technologie de l'information
- MS PowerPoint
- MS Excel
- MS Office
- MS Outlook
- MS Word
- Adobe Acrobat Reader
- Logiciels juridiques
- Média sociaux
- Dictaphone
- Domaine d'expérience de travail
- Ressources humaines
- Droit
- Administration des affaires et gestion
Information de transport et de voyage
- Permis de conduire valide
- Disposé à voyager à l'occasion
- Disposé aux voyages transfrontières
- Disposé à voyager pour une période de plus de 24 heures
- Disposé à voyager à l'étranger
Conditions de travail et capacités physiques
- Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
- Travail sous pression
- Délais serrés
- Souci du détail
- Volume de travail élevé
Qualités personnelles
- Précis.e
- Sens des responsabilités
- Relations interpersonnelles efficaces
- Excellente communication orale
- Excellente communication écrite
- Flexibilité
- Esprit d'initiative
- Sens de l'organisation
- Fiable
- Esprit d'équipe
- Assidu
- Capacité d'apprendre rapidement
- Proactif
- Gestion du temps
AVANTAGES
- Régime de soins dentaires
- Régime de soins de santé
- Prestations des soins de la vue
- Régime enregistré d’épargne-retraite (REER)
- Congés rémunérés (journées personnelles ou de bénévolat)
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