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- Accueillir les visiteurs et recevoir les appels téléphoniques, répondre aux demandes de renseignements relevant de sa compétence, diriger l’interlocuteur vers la personne ou le service concerné ou communiquer les messages aux personnes jugées aptes à répondre;
- Quotidiennement, dépouiller et poster le courrier du service;
- Saisir, mettre en page, réviser et classer la correspondance, appels d’offres et autres documents du service;
- Rédiger la correspondance de routine du service;
- Remplir les demandes de biens et services et en assurer le suivi auprès du Service des achats ainsi que pour tous les autres services municipaux dont les projets sont financés par règlements d’emprunt;
- Effectuer la saisie et mise en page des appels d’offre et en assurer la publication sur le site SEAO;
- Répondre aux demandes ponctuelles d’avancement des travaux et fournir les documents au gestionnaire du projet pour justifier la subvention auprès de l’instance gouvernementale touchée;
- Préparer les documents pertinents pour la facturation aux requérants de divers travaux réalisés par Service de l’ingénierie et en assurer le suivi;
- Saisir les feuilles de temps du service et les transmettre au service de la trésorerie;
- Voir au classement, à la mise à jour et à la disposition des documents, dossiers et correspondance du service en conformité avec le plan de classification en vigueur;
- Connaître et agir en conformité avec la politique en santé et sécurité au travail ainsi que le programme de prévention;
- Apporter un soutien administratif aux différents intervenants du service;
- Saisir et acheminer au sous-traitant qui s’occupe de l’entretien des lampadaires les problèmes à réparer et en faire le suivi;
- Préparer les certificats de paiements pour payer les entrepreneurs dépendamment du pourcentage de réalisation des travaux effectués;
- Initier, lorsque nécessaire, le personnel moins expérimenté;
- Recevoir les décomptes des entrepreneurs et préparer les certificats de paiement pour tous les autres services municipaux dont les projets sont financés par règlements d’emprunt;
- Recevoir, compiler et tenir à jour les redevances financières des gravières perçues des entrepreneurs et exploitants des sablières;
- Tenir à jour le calendrier des acceptations provisoires et définitives et procéder à la libération des retenus;
- Assister aux ouvertures de soumissions et produire les recommandations d’octroi de contrats à son supérieur;
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation jugée équivalente
- Avoir une expérience pertinente d’au moins trois (3) ans dans le domaine;
- Avoir une bonne capacité de production à la saisie et posséder une bonne connaissance de la Suite Office et d’Internet;
- Posséder un bon sens de l’organisation, une bonne gestion du temps et la capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois;
- Être autonome, avoir de l’entregent et de l’initiative;
- Maîtriser parfaitement la langue française;
- La connaissance de l’anglais constitue un atout.
Sprachkenntnisse
- French
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