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Sous la responsabilité du Président Directeur général, le/la technicien(ne) en administration a pour mission d’effectuer la gestion des dossiers, offrir un service à la clientèle impeccable et soutenir l’équipe administrative.
o Accueil et réception des appels téléphoniques :
o Accueillir les visiteurs et les clients;
o Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et transférer les appels vers les personnes concernées;
o Prendre des messages et fournir des informations de base;
o Prendre en charge les appels de services :
- Traitement des appels de service et coordination avec les intervenants concernés;
- Gérer l'agenda du service de réparation et d’entretien.
o Tri et distribution du courrier.
o Soutien administratif :
- Fournir un soutien administratif aux équipes en place;
- Préparation de documents, de rapports et de présentations.
- Rédaction de courriers, de courriels et de documents administratifs;
- Mise en forme de documents selon les normes de l'entreprise.
o Gestion des fournitures de bureau :
o Commander et gérer les fournitures de bureau;
o Veiller à ce que le bureau dispose des fournitures nécessaires.
o Gestion financière
- Gérer les comptes payables;
- Traiter les comptes de dépenses ainsi que les cartes de crédit;
- Assurer le suivi des comptes recevables;
- Effectuer les conciliations bancaires;
- Collecter les comptes clients, au besoin;
- Supporter la préparation et l'écriture des dossiers de fin de mois et de fin d'année;
- Ouvrir les nouveaux comptes clients dans nos divers logiciels;
- Participer à la gestion des paies des employés;
- Envoyer les états de comptes aux clients;
- Demander et valider les états de comptes des fournisseurs;
- Assurer le suivi du processus interne de classement automatisé;
o Saisie de données et classement :
o Saisie de données dans des bases de données ou des systèmes informatiques;
o Classement de documents et maintenance de dossiers organisés;
o Collaboration avec d'autres équipes :
- Collaborer avec d'autres équipes pour coordonner les activités administratives;
o Fournir un support aux équipes en fonction des besoins.
o Respect des procédures et des politiques :
o Contribuer à l'amélioration des processus administratifs.
- DEP en bureautique ou en Administration;
- 3 ans d’expérience dans un poste similaire;
- Très bonne maîtrise du français oral et écrit;
- Anglais intermédiaire;
Sprachkenntnisse
- French
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