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La haute direction d'Infodev EDI est à la recherche d'une adjointe afin de combler un poste clé au sein de l'entreprise. La personne recherchée doit être en mesure de soutenir l'équipe de direction dans l'atteinte de ses objectifs en assumant diverses responsabilités de gestion, d'organisation et de suivi. Ce poste requiert une personne de confiance, autonome et proactive qui comprends les divers enjeux d'une PME dans le domaine des technologies. La personne recherchée sera amenée à utiliser plusieurs outils informatiques divers dans le cadre de ses activités (Wiki interne, logiciel de gestion des tâches (JIRA), logiciel de gestion des versions, etc.), une certaine aisance à l'apprentissage de nouveaux outils informatique est donc nécessaire.
Responsabilités;
- Fournir un support administratif et opérationnel à la direction en tenant compte des priorités.
- Gérer les courriels, la correspondance et l’agenda de l’équipe de direction en fonction des priorités établies.
- Préparer des rapports de suivi de projets / tâches spécifiques demandés par la direction aux divers départements et employés.
- Effectuer la rédaction, révision, la traduction et la mise en page de divers documents (Word, Excel, PPT, etc.)
- Assurer l’ajout, le suivi et la mise à jour des tâches dans le logiciel interne de gestion des tâches (JIRA)
- Vérifier certains KPIs établis par la direction.
- Effectuer diverses recherches et monter des dossiers d'études pour des projets divers (ex.: acquisition d'une nouvelle bâtisse commerciale, veille d'appel d'offres, veille concurrentielle)
- Préparer les comptes de dépenses et remboursements kilométriques de l’équipe de direction
- Assurer la préparation matérielle et logistique des réunions, conférences et séances d’information.
- Assister à des réunions, prendre des notes lors de ces dernières, rédiger des comptes rendus ou des procès-verbaux et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent.
Aptitudes et compétences recherchées;
- Être proactif et autonome
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés
- Bonnes capacités rédactionnelles tant en Français qu’en Anglais
- Grand sens de l’organisation; gestion des échéanciers et des priorités
- Bon sens de la minutie et du travail bien fait
- Savoir faire preuve de bon jugement, de diligence, de tact et de rigueur
- La discrétion est une qualité essentielle pour ce poste / Respect de la confidentialité
- Bonne capacité d’apprentissage, de communication, de collaboration et d’analyse
- Posséder une bonne culture générale et un intérêt pour les technologies
Exigences;
- Détenir un DEC ou Baccalauréat dans une discipline pertinente (administration, secrétariat, technique bureautique, autre)
- Avoir un minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un poste équivalent
- Bilinguisme avancé (Français et Anglais) parlé et écrit car nos clients sont majoritairement hors Québec
- Maîtrise de la suite MS Office, spécialement Word, Excel et Powerpoint
- Posséder des connaissances en administration, comptabilité, gestion de projet, communications et RH.
- Connaissance de JIRA ou autre logiciel de gestion des tâches (un atout)
- Connaissance de notions juridiques (un atout)
- Intérêts ou connaissances en sciences et/ou mathématiques avancées (un atout)
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