Jobbörse

Une opportunité clé au cœur d’une PME technologique en pleine croissance
Vous recherchez un rôle central, polyvalent et stratégique où votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer plusieurs priorités feront une réelle différence? Dans un environnement dynamique et humain, vous occuperez un rôle pivot au sein des opérations, en collaboration étroite avec la haute direction.
À propos de l’entreprise
Entreprise canadienne spécialisée dans les technologies de communication sécurisée et les solutions avancées pour les secteurs de la défense et de la sécurité publique. Elle évolue dans un environnement en forte croissance, où la rigueur, la confidentialité et la qualité des opérations sont essentielles. L’organisation se distingue par:
une culture PME humaine et collaborative
un leadership accessible, bienveillant et engagé
un haut niveau d’excellence et de professionnalisme
une ouverture à l’amélioration continue et à l’innovation
Résumé du poste
L’Assistante exécutive ou l’Assistant exécutif agit comme principal point de soutien du Président et joue un rôle central dans la coordination des activités de direction. Il s’agit d’un poste clé, très polyvalent, combinant soutien exécutif, coordination opérationnelle, administration et appui à certaines initiatives de communication. La personne retenue doit aimer travailler dans un environnement où les priorités évoluent rapidement, où la collaboration est essentielle et où l’on touche à plusieurs dossiers en parallèle.
Vos principales responsabilités
Soutien exécutif – Bureau du Prés ident
Gérer l’agenda, les priorités et les déplacements du Président
Coordonner les rencontres internes et externes
Préparer les documents de briefing, notes et présentations
Assurer le suivi des décisions, actions et échéanciers
Rédiger et réviser la correspondance exécutive
Assurer la confidentialité des informations sensibles
Coordination et soutien opérationnel
Assurer la coordination de dossiers transversaux entre les équipes
Appuyer la gestion des priorités et suivis administratifs
Maintenir une structure organisationnelle efficace (documents, suivi, classement)
Soutenir l’optimisation des processus internes
Administration et outils
Assurer la gestion et la mise à jour des outils administratifs (CRM, dossiers, documents)
Maintenir la qualité et la cohérence des données (ex. HubSpot)
Appuyer le suivi des contacts, opportunités et documents internes
Participer à la structuration des systèmes internes
Coordination d’événements, représentation et communications corporatives(volets complémentaires)
Participer à la préparation d’événements corporatifs et industriels
Coordonner la logistique (déplacements, fournisseurs, inscriptions et gestion des invités)
Préparer les documents exécutifs, présentations et supports de représentation
Assurer le suivi post-événement ainsi que les actions et suivis connexes
Collaborer, au besoin, à la coordination des communications corporatives
Appuyer la préparation de contenus et publications en collaboration avec des partenaires externes
Contribuer à la cohérence des messages, présentations et matériel corporatif
Soutenir l’organisation et la mise à jour des contenus et actifs corporatifs
Ce que vous apportez à léquipe
4 ans ou plus dexpérience dans un rôle similaire
Formation en administration, ou domaine connexe (DEC ou BAC)
Excellente capacité d’organisation et gestion des priorités
Grande polyvalence et aisance dans un environnement dynamique
Professionnalisme, discrétion et jugement
Esprit d’initiative et autonomie
Excellentes compétences en communication
À l’aise avec les outils Microsoft 365 et environnements numériques
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Bilinguisme français/anglais (atout important)
Aime les environnements PME où l’on contribue
Ce quils offrent
Salaire compétitif selon expérience
Prime annuelle liée à la performance
Réel flexibilité d’horaire et conciliation vie personnelle et travail
Possibilité de mode hybride (1 à 2 jours de télétravail/semaine)
Rôle stratégique auprès du Président et de la direction
Environnement humain, respectueux et collaboratif
Entreprise en croissance avec projets stimulants
Activités et événements d’équipe
Grande autonomie dans l’organisation du travail
Contribution directe à une entreprise en pleine évolution
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A key opportunity at the heart of a fast-growing technology SME
Are you looking for a central, versatile and strategic role where your organizational skills, attention to detail, and ability to manage multiple priorities will make a real impact? In a dynamic and people-oriented environment, you will play a pivotal role within operations, working closely with senior leadership
About the company
A Canadian company specializing in secure communication technologies and advanced solutions for defense and public safety sectors. It operates in a fast-growing environment where precision, confidentiality, and operational excellence are essential. The organization stands out through:
A people-focused and collaborative SME culture
Accessible, supportive, and engaged leadership
High standards of professionalism and performance
A strong commitment to continuous improvement and innovation
Position summary
The Executive Assistant serves as the primary support to the President and plays a central role in coordinating executive activities. This is a key, highly versatile position combining executive support, operational coordination, administration, and involvement in selected communication initiatives. The ideal candidate thrives in an environment where priorities shift quickly, collaboration is essential, and multiple files are managed simultaneously.
Key responsibilities
Executive Support – Presidents Office
Manage the President’s calendar, priorities, and travel arrangements
Coordinate internal and external meetings
Prepare briefing documents, notes, and presentations
Follow up on decisions, actions,and deadlines
Draft and review executive correspondence
Ensure strict confidentiality of sensitive information
Coordination and operational support
Coordinate cross-functional files across teams
Support priority management and administrative follow-ups
Maintain an efficient organizational structure (documents, tracking, filing)
Support internal process optimization initiatives
Administration and systems
Manage and update administrative tools (CRM, files, documents)
Ensure data accuracy and consistency (e.g., HubSpot)
Support tracking of contacts, opportunities, and internal documents
Contribute to the structuring of internal systems
Event coordination, external representation and corporate communications (supporting function)
Participate in the preparation of corporate and industry events
Coordinate logistics (travel, vendors, registrations, guest management)
Prepare executive documents, presentations, and representation materials
Ensure post-event follow-ups and related actions
Support, as needed, corporate communications coordination
Assist in content preparation and publications with external partners
Contribute to consistency in messaging, presentations, and corporate materials
Support the organization and maintenance of corporate content assets
What you bring to the Team
4 years or more of experience in a similar role
Diploma or degree in administration or a related field (DEC or Bachelor’s)
Strong organizational and prioritization skills
Highly versatile and comfortable in a dynamic environment
Professionalism, discretion, and sound judgment
Initiative and autonomyStrong communication skills
Proficient with Microsoft 365 and digital work environments
Ability to manage multiple priorities simultaneously
Bilingual French/English (strong asset)
Comfortable in SME environments where versatility is a key
What the offer
Competitive salary based on experience
Annual performance-based bonus
Real flexibility and work-life balance
Hybrid work model (1–2 remote days per week)
Strategic role working closely with the President and leadership team
Human, respectful, and collaborative environment
Growing company with stimulating projects
Team activities and events
High level of autonomy in daily work organization
Direct contribution to a company in active growth