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Sous la responsabilité de la direction, le ou la secrétaire de direction joue un rôle clé dans le soutien administratif, organisationnel et opérationnel de la direction. La personne en poste agit comme un véritable pilier dans la coordination des activités quotidiennes, le suivi des priorités et l’amélioration continue des processus internes.
Responsabilités
Au quotidien, le ou la secrétaire de direction aura notamment à :
- Soutenir la direction dans les dossiers stratégiques et les activités administratives courantes;
- Gérer l’agenda, les priorités, les communications et les rappels de la direction;
- Assurer les suivis d’avancement auprès des différents intervenants internes et externes;
- Planifier, organiser et coordonner les réunions, rendez-vous, appels, déplacements professionnels et rencontres d’affaires;
- Rédiger, réviser et assurer le suivi de diverses correspondances, documents administratifs, comptes rendus et présentations;
- Préparer la documentation nécessaire aux rencontres et aux dossiers en cours;
- Participer à la mise à jour et à l’amélioration des procédures, politiques et outils administratifs;
- Optimiser les systèmes de classement numérique et papier;
- Accueillir les visiteurs et assurer certaines responsabilités liées à la réception;
- Effectuer toute autre tâche connexe afin de soutenir efficacement la direction et l’équipe.
Avantages
- Assurance collective après 3 mois;
- Régime de retraite avec cotisation de l’employeur après 3 mois;
- Vacances et congés payés;
- Possibilité de profiter de deux semaines durant la période des Fêtes;
- Formations et accompagnement pour développer tes compétences;
- Activités sociales et ambiance de travail conviviale;
- Environnement humain, collaboratif et dynamique;
- Poste valorisant avec un impact réel sur l’organisation;
- Possibilités d’évolution au sein d’une entreprise familiale solide et en croissance.
Exigences
- Baccalauréat dans une discipline pertinente au poste, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience;
- Formation en bureautique, secrétariat, administration ou domaine connexe;
- Expérience dans un rôle de soutien administratif, exécutif ou de soutien à la direction;
- Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit;
- Bonne maîtrise de l’anglais;
- Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, OneNote et PowerPoint;
- Aisance à gérer les priorités, les suivis et les communications dans un environnement actif.
Atouts
- Connaissance du logiciel Acomba;
- Expérience en soutien à un président, une direction générale ou un membre de la haute direction;
- Expérience dans un environnement de PME, de construction ou d’entreprise familiale;
- Capacité à participer à l’amélioration de procédures et d’outils administratifs.
Conditions / contexte
- Poste basé en présentiel;
- Collaboration étroite avec la direction;
- Environnement où la rigueur, la confidentialité et le sens des responsabilités sont essentiels;
- Rôle central dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel;
- Équipe engagée, ambiance humaine et culture de collaboration;
- Entreprise bien établie, en croissance et tournée vers l’avenir.
Sprachkenntnisse
- French
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