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Description du poste
Sous la supervision des conseillers, l’adjointe administrative joue un rôle clé dans le soutien aux opérations quotidiennes du cabinet. Elle veille à la bonne organisation des dossiers clients, à la coordination administrative et à la qualité du service à la clientèle.
Principales responsabilités
• Accueillir les clients et répondre aux appels téléphoniques et courriels
• Préparer, corriger et classer la documentation liée aux dossiers clients (formulaires, mandats, T2033, etc.)
• Assurer la mise à jour et le suivi des dossiers dans les systèmes internes
• Effectuer la gestion des rendez-vous et la planification de l’agenda des conseillers
• Préparer les dossiers pour les rencontres clients et en assurer le suivi administratif
• Collaborer avec les compagnies de fonds, d’assurance et autres partenaires pour le traitement des demandes
• Effectuer diverses tâches administratives (courrier, classement, rapports, tenue de registres)
• Maintenir un haut niveau de confidentialité et de professionnalisme dans toutes les interactions.
Profil recherché
• Formation : DEP, DEC ou certificat en bureautique, administration ou domaine connexe
• Expérience : Dans un poste administratif, idéalement en services financiers ou assurances
Compétences techniques
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
- Aisance avec les outils de gestion de clientèle (CRM)
- Connaissance du milieu des fonds communs et des assurances (un atout)
Compétences personnelles
- Qualité des intéractions avec les clients et les autres membres de l'équipe
- Rigueur et exactitude
- Sens de l'organisation et souci du détail
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Excellente communication orale et écrite en français (anglais un atout)
- Grande capacité d'apprentissage
- Aisange à gérer simultanément plusieurs dossiers
- Ponctualité exemplaire
La personne retenue sera soumise à une période probatoire de trois (3) mois, renouvelable pour une durée équivalente.
Sprachkenntnisse
- French
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