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L’agent(e) de suivi travaille en partenariat avec les intervenant(e)s du milieu afin d’assurer le suivi des participant(e)s aux mesures d’employabilité et de formation du CSEF. À cette fin, la personne titulaire du poste agit à titre de personne-ressource auprès des participant(e)s, des promoteur(trice)s, du personnel des centres de formation et des employeur(euse)s. Elle s’occupe de la préparation et de la vérification des documents requis ainsi que de la transmission de l’information entre les participant(e)s et les différent(e)s intervenant(e)s. Elle travaille en étroite collaboration avec le ou la conseiller(ère) en emploi pour évaluer le progrès des client(e)s et communiquer toute information pertinente.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Assurer une présence régulière auprès des participant(e)s à une mesure de formation et/ou d’employabilité afin de lesmotiver, de les encadrer et de les soutenir;
- Entrer et tenir à jour les données (ex. : tenue du registre des paiements, fiches de suivi des projets, correspondances,etc.) dans les bases de données SSAMTA et FCP pour chaque dossier client, selon les méthodes et procéduresétablies;
- Recueillir et classer toutes correspondances dans le dossier du client (ex. : factures, reçus, d’assiduité, journaux dessalaires, contrats, billets médicaux, avis de fin de participation, avis de décision, changements d’adresse, etc.);
- Envoyer les documents, ainsi que les contrats aux centres de formation et aux promoteurs et faire le suivi auprès d’euxpour s’assurer que les ententes sont signées, transmettre une copie au bureau et en faire le suivi;
- Compiler les données, produire les statistiques et fournir tous autres renseignements nécessaires demandés;
- Assister les collègues dans la production de rapports;
- Préparer tous les documents requis au dossier (ex. factures, reçus, etc.) pour obtenir le remboursement ou lepaiement;
- Assister pour la fermeture des dossiers clients en s’assurant que tous les paiements ont été traités conformément auxprocédures internes des Services et que le rapport final a été consigné au dossier.
- Aptitudes en communication orale et écrite;
- Connaissances de base en mathématiques;
- Souci du détail, discrétion, autonomie, polyvalence et ponctualité;
- Sens développé des responsabilités et de l’organisation du travail;
- Bonne capacité à gérer son temps et à travailler sous pression;
- Expérience jugée pertinente;
- Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
- Connaissance des logiciels courants, dont la suite Office de Microsoft (Word, PowerPoint, Excel, Outlook), Internet etautres.
Sprachkenntnisse
- French
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