Agent administratif

• Accueillir les visiteurs, recevoir les appels téléphoniques et courriels, répondre aux demandes de renseignements relevant de sa compétence, diriger l’interlocuteur vers la personne ou le service concerné ou communiquer les messages aux personnes jugées aptes à répondre;
• Quotidiennement, dépouiller, distribuer et poster le courrier du service;
• Saisir, mettre en page, réviser et photocopier la correspondance et autres documents du service;
• Rédiger la correspondance de routine du service;
• Créer les comptes de fournisseurs au système informatique;
• Commander, les articles de papeterie et les produits sanitaires de tous les services municipaux; effectuer divers achats lorsque requis;
• Recevoir les commandes, en vérifier la conformité (balancement entre la facture et la soumission, quantité et contenu) et les acheminer aux services concernés;
• Au besoin, effectuer les corrections des requêtes et bons de commandes. En support aux agentes des autres services au besoin.
• Effectuer des suivis s’il y a des commandes en attentes et communiquer avec les fournisseurs s’il y a des retards dans la livraison;
• Effectuer les retours de marchandise, lorsque nécessaire;
• Traiter les requêtes et préparer les bons d’achat pour tous les services;
• Noter les détails et attribuer un numéro d’ordre à tout achat devant être effectué par un employé autre que le coordonnateur ou son adjoint(e);
• Prendre en note les plaintes et les transmettre au supérieur immédiat;
• Collaborer à la préparation des divers dossiers d’appel d’offres tels déneigement, conciergerie, etc.;
• Collaborer avec le supérieur immédiat pour trouver les meilleures sources d’approvisionnement en tenant compte des coûts, de la qualité du service et des délais de livraison;
• Compiler et saisir diverses informations aux fins de statistiques ou autres, dresser et tenir à jour les différentes listes utilisées ou devant être produites par le service;
• Voir au classement, à la mise à jour et à la disposition des documents et dossiers du service en conformité avec le plan de classification en vigueur;
• Maintenir à jour ses connaissances des logiciels utilisés dans le cadre de son travail;
• Initier, lorsque nécessaire, le personnel moins expérimenté;
• Travailler en collaboration, lorsque requis, avec la personne attitrée aux comptes payables (recherche de factures, préparation de fin d’années pour les bons de commande, etc.);
• Remplacer l’adjointe au garage du 1400 au besoin. Effectuer ses tâches de distributions et de commande des divers produits disponible sur place.
• Initier, lorsque nécessaire, le personnel des autres services qui collabore à effectuer des requêtes et saisie des données au système;
• Connaître et agir en conformité avec la politique en santé et sécurité au travail ainsi que le programme de prévention;
• Désigné personne ressource au titre de personnel de soutien au service des achats conformément au plan de sécurité civil;
• Accomplir toute autre tâche que pourrait lui demander son supérieur immédiat.

SOUTIEN AU SERVICE DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION (TI)

• Sur la base des besoins identifiés par le service des TI, rechercher les produits auprès des fournisseurs et préparer les bons de commande;
• Assurer le suivi des commandes ainsi que la réception de la marchandise, et numériser les bons de livraison en y indiquant la date de réception;
• Effectuer le suivi de la conversion des commandes en factures et assurer la gestion des factures reçues des fournisseurs;
• S’assurer de la transmission des factures à la trésorerie et effectuer le suivi des termes de paiement;
• Tenir à jour le tableau de suivi du renouvellement des licences (mensuelles et annuelles) et signaler les échéances aux personnes concernées du service des TI;
• Apporter un soutien clérical à la préparation du budget du service (compilation des données fournies, rédaction et mise en page).

• Détenir un diplôme d'études professionnelle (DEP) comptabilité ou une formation jugée équivalente;
• Avoir une expérience pertinente d’au moins trois (3) dans le domaine;
• Avoir une bonne capacité de production à la saisie et posséder une bonne connaissance de la Suite Office et d’Internet;
• Posséder le sens de l’organisation et être méthodique;
• Posséder un jugement sûr, être autonome et savoir faire preuve d’initiative;
• Être habileté à travailler en équipe;
• Avoir la capacité de travailler simultanément sur de multiples dossiers;
• Être autonome, avoir de l’entregent et de l’initiative;
• Posséder de bonnes aptitudes à communiquer et maîtriser la langue française;
• La connaissance de l’anglais constitue un atout.