Réceptionniste

La réceptionniste est responsable de fournir des services d’accueil, de gestion de la salle du courrier et un soutien administratif général aux départements d’IDC WIN. Ce rôle comprend l’accueil des courtiers et des visiteurs, la gestion des communications entrantes, la coordination des activités administratives du bureau ainsi que le soutien aux processus liés aux documents et aux polices. La ponctualité et la précision sont essentielles pour assurer un rendement efficace dans ce poste. Le candidat retenu fera preuve d’initiative, de maturité et d’une capacité à suivre les directives.

Responsabilités :

• Accueillir les courtiers et les visiteurs;
• Répondre et diriger tous les appels reçus par l'intermédiaire du standard téléphonique principal;
• Trier et distribuer le courrier entrants et sortants en temps opportun (ouverture et fermeture);
• Numériser la documentation (police et POS) reçues au bureau de Mont-Royal et lui faire suivre par courriel. Attendre les directives pour procéder à l’envoi aux conseillers;
• Numérisation et envoi par courriel aux conseillers de documents relatifs à une police en vigueur (Avis de primes, déchéance, NSF, etc.);
• Maintenir et contrôler les réservations des salles de conférences;
• Commander, stocker et suivre l'inventaire des fournitures de cuisine et de bureau et préparation pour les rencontre dans la salle de conférence
• Fournir un soutien à l'équipe des nouvelles affaires comprenant de l’entrée de données (s’il y a lieu);
• Mettre à jour les permis et E&O;
• Résiliation des conseillers Sun Life;
• Demande du portefeuille actif auprès des assureurs;
• Autres projets de mise à jour du système; et
• Toutes autres tâches connexes demandés par le gestionnaire.

Qualifications:

• Diplôme d’études postsecondaires
• Expérience en milieu de bureau requise
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, etc.)
• Bilinguisme (français et anglais)
• Présentation professionnelle et soignée
• Excellentes aptitudes organisationnelles et relationnelles
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter des échéances préétablies
• Excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’en équipe

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae à Mme Vanessa Beaulieu, Vice-Présidente Opérations, Québec par courriel à

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The Receptionist is responsible for providing front desk services, mailroom operations, and general administrative support to the IDC WIN departments. This role includes welcoming brokers and visitors, managing incoming communications, coordinating office administrative activities, and supporting document and policy-related processes. Punctuality and accuracy are essential for effective performance in this position. The successful candidate will demonstrate initiative, maturity, and the ability to follow instructions.

Responsibilities:

• Welcoming brokers and visitors;
• Answering and directing all calls received through the main telephone system;
• Sorting and distributing incoming and outgoing mail promptly (opening and closing);
• Scanning documentation (policies and POS) received at the Mont-Royal office and forwarding it by email. Waiting for instructions before sending to advisors;
• Scanning and emailing advisors documents related to policies in force (premium notices, lapses, NSF, etc.);
• Maintaining and managing conference room bookings;
• Ordering, stocking, and tracking inventory of kitchen and office supplies, and preparing conference rooms for meetings;
• Providing support to the new business team, including data entry (as required);
• Updating licenses and E&O;
• Processing Sun Life advisor terminations;
• Requesting active client portfolios from insurers;
• Supporting system update projects; and
• Performing any other related duties as requested by the manager.

Qualifications:

• Post-secondary education
• Office experience required
• Proficient with Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, etc.)
• Bilingual (French and English)
• Professional and polished presentation
• Strong organizational and interpersonal skills
• Ability to multi-task and work with pre-determined deadlines
• Strong written and verbal communication skills
• Ability to work independently as well as within a team environment

If you are interested in this position, please send your resume to Ms. Vanessa Beaulieu, Vice President Operations, Quebec, by email at