Adjoint administratif

Relevant de la directrice du Service loisirs, culture et vie communautaire, tu assumeras la responsabilité du secrétariat et fourniras le soutien nécessaire au bon fonctionnement du service de même qu’à la réalisation des mandats. Tu devras notamment :

• Accueillir, informer et diriger les citoyens et autres visiteurs;
• Cueillir, traiter et distribuer le courrier;
• Répondre au téléphone, filtrer ou acheminer les appels et donner de l’information;
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des lettres, documents, communiqués, notes de service, tableaux et rapports;
• Réviser, corriger et mettre en page différents documents;
• Recevoir et traiter les inscriptions des citoyens aux activités offertes;
• Encaisser les paiements des inscriptions aux activités et émettre des reçus;
• Effectuer, au besoin, des dépôts au Service des finances ainsi que la gestion du logiciel de prêt de clés, en soutien au commis administratif;
• Gérer, selon les instructions, l’agenda du directeur;
• Procéder aux commandes de matériel et aux réquisitions;
• Assister à des réunions, voir à leur préparation matérielle et rédiger des procès-verbaux;
• Vérifier, codifier et faire approuver les factures pour paiement;
• Compiler des données, des statistiques ou d’autres renseignements;
• Tenir à jour les dossiers ainsi que photocopier, numériser, enregistrer et classer divers documents;
• Effectuer toute tâche connexe demandée par ta supérieure immédiate.

• Détenir un diplôme d’études secondaires V (DES) ou l’équivalent reconnu par les autorités compétentes;
• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat;
• Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente;
• Avoir une excellente connaissance du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Posséder une dextérité, une rapidité et une précision dans le traitement des textes, des rapports et des documents;
• Maîtriser les logiciels Word, Excel, PowerPoint, Mensys, Outlook et ses applications;
• Être en mesure de rédiger des documents et de la correspondance;
• Démontrer une grande facilité de communication verbale et écrite;
• Être autonome, organisé, rigoureux et faire preuve d’un très bon sens de l’initiative;
• Entretenir d’excellentes relations avec les collègues de travail et posséder des aptitudes marquées pour le service à la clientèle;
• Être capable d’identifier les priorités et de s’adapter aux demandes urgentes.

*Prendre note que le lieu de travail est à Shawinigan