Finance Administrator

Who We Are
For more than 130 years, The Salvation Army has served people in need in communities across Canada and Bermuda. Building on our roots as a world-wide Christian church, each year we help more than 2 million people, providing necessities such as food, clothing and shelter. In addition, we support people experiencing unemployment, addiction and family challenges. We continually adapt and innovate to meet emerging needs and live out our mission, vision and values of hope, service, dignity and stewardship. As a faith- and values-based organization, we hire and serve people of all backgrounds and walks of life - there is a place for everyone to belong here.

Mission Statement
The Salvation Army exists to share the love of Jesus Christ, meet human needs and be a transforming influence in the communities of our world.

Job Description:

Le travail de Finance administrateur est axé sur les activités financières quotidiennes de l'organisation, notamment :

• Contrôler les ressources financières et s'assurer que toutes les transactions, systèmes et procédures financières sont conformes aux règlements, aux principes comptables et aux normes en vigueur.
• Effectuer l'analyse et la production de rapports financiers, la gestion de la fiscalité, des assurances, du contrôle du crédit, des comptes fournisseurs et clients, du contrôle des stocks et des coûts, ainsi que de la budgétisation et des prévisions.
• Analyser les revenus, les passifs, les conditions de crédit et d'autres indicateurs financiers afin de prévoir la position de trésorerie à court, moyen et long terme.
• Évaluer et recommander des investissements et autres instruments financiers pour répondre aux besoins de trésorerie.
• Conseiller la direction sur les questions financières et sur l'impact des lois et règlements sur l'organisation.
• Fournir une expertise et des conseils aux gestionnaires afin de les aider à élaborer des budgets, comprendre les rapports financiers et gérer leurs responsabilités financières.
• Présenter les conclusions et recommandations aux hauts dirigeants ; préparer des rapports financiers pouvant inclure des rapports d'audit et d'analystes financiers, des états des résultats, des bilans et des rapports réglementaires.
• S'assurer que toutes les déclarations fiscales, rapports et documents requis sont soumis avec exactitude et dans les délais prescrits.
• Sélectionner et gérer les relations avec les consultants et conseillers afin d'assurer des normes de service satisfaisantes.

Le rôle fournit un soutien comptable, financier et administratif de base aux unités ministérielles/installations assignées.

Le titulaire peut exécuter tout ou partie des tâches suivantes :

• Préparer et concilier les registres quotidiens des transactions avec les rapports de caisse entrants et les bordereaux de dépôt, au besoin.
• Répondre aux demandes plus complexes des fournisseurs.
• Collaborer avec les dirigeants à la préparation annuelle des budgets.
• Collaborer à la préparation du rapport financier mensuel pour les congrégations/conseils (encart du bulletin).
• Participer à la révision mensuelle du grand livre détaillé et des rapports financiers afin de s'assurer que les dépenses sont correctement codées.
• Responsable de toutes les procédures liées à la manipulation d'argent comptant et de chèques ; confirmer l'exhaustivité et l'exactitude des transactions.
• Au besoin, concilier et mettre à jour les informations de paiement, préparer et distribuer les sommaires de dépôts, traiter les dons et émettre les reçus officiels de dons.
• Au besoin, tenir à jour les feuilles de suivi des bons de commande (BC) par programme/département ; apparier les factures aux bons de commande et obtenir les autorisations nécessaires avant traitement.
• Au besoin, gérer la petite caisse, les cartes-cadeaux, les billets d'autobus et les bons ; assurer le suivi et la tenue des registres.
• Enregistrer toutes les recettes dans les comptes appropriés du grand livre, y compris le sous-grand livre des comptes clients, des prêts et autres registres requis.
• Enregistrer tous les dons reçus en ligne et par d'autres processus de collecte ; effectuer les rapprochements nécessaires pour assurer l'exactitude.
• Comptabiliser les comptes fournisseurs à partir des factures et documents approuvés et imputer les dépenses au grand livre.
• Effectuer le codage comptable et s'assurer que les remises de taxes sont réclamées adéquatement.
• S'assurer que les factures sont correctement établies comme charges à payer ou frais payés d'avance conformément aux politiques en vigueur.
• S'assurer que les décaissements sont appuyés par une documentation adéquate et dûment approuvés ; signaler toute anomalie au comptable principal.
• Préparer diverses écritures de régularisation au besoin.
• Tenir à jour et concilier les sous-grands livres des comptes clients et fournisseurs.
• Effectuer le suivi des dépôts en souffrance ou des transactions incomplètes auprès des clients.
• Initier toutes les transactions avant la date d'échéance.
• S'assurer que les transactions sont enregistrées dans la période comptable appropriée.
• Préparer, coder et traiter les factures dans Business World (système comptable) avec statut de réviseur.
• Traiter et saisir les réclamations de voyages et dépenses (Visa personnel et corporatif), les formulaires de demande de paiement et les demandes de facturation interne.
• Exécuter toute autre tâche connexe au besoin.

Interne :

• Interactions régulières avec les employés et les unités ministérielles pour clarification d'informations.
• Interaction avec les dirigeants des unités pour fournir du soutien.
• Interactions limitées avec les représentants syndicaux/membres pour clarification d'informations.

Externe :

• Interactions limitées avec les fournisseurs ou prestataires de services pour clarification d'informations.

Relève directement de la Directrice des opérations .
Aucun employé sous supervision directe.

• Peut gérer de petites sommes de petite caisse.
• Peut collecter des dons.
• Peut contribuer de façon limitée à l'élaboration de nouvelles politiques et procédures relatives à la gestion des donateurs et bailleurs de fonds.
• Utilise et entretient les équipements organisationnels (ordinateur, téléphone) conformément aux directives.
• Peut avoir accès à des renseignements personnels.

Les responsabilités doivent être exercées conformément à l'énoncé de mission de l'Armée du Salut, de manière professionnelle et dans le respect du code de conduite.

• Environnement de bureau dans des conditions généralement favorables.
• Aucun déplacement ni horaire flexible associé au poste.
• Peut être appelé à soulever jusqu'à 20 lb.

• Volonté de comprendre et de soutenir la mission et l'objectif de l'Armée du Salut au Canada et leurs implications dans les responsabilités du poste.
• Respecter la Loi sur la santé et la sécurité au travail (SST) et les politiques internes en matière de santé et sécurité.
• Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pourra être considérée.

Formation :

• Diplôme d'études secondaires complété, plus un certificat d'études postsecondaires/collégiales ou formation spécialisée.

Expérience et connaissances :

• Deux années d'expérience pertinente en comptabilité/finance.

Compétences :

• Bonnes aptitudes en communication verbale et écrite.
• Engagement envers un service à la clientèle de qualité.
• Souci du détail et grande précision

Compensation:

Placement in the salary range will be based on factors such as market conditions, internal equity, and candidate experience, skills, and qualifications relevant to the role.

The Salvation Army will provide reasonable accommodation upon request. Please email if you have a need for any accommodation and we will be pleased to discuss this with you.