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Technicien en contrôle documentaire

Moreau
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À propos

Le technicien en contrôle documentaire joue un rôle crucial dans la fluidité des opérations en assurant que les documents nécessaires sont disponibles, à jour, et conformes, garantissant ainsi la qualité et la traçabilité des documents d’appels d’offres.  
Tâches principales: 
Sous la responsabilité du Directeur du bureau de soumissions, le titulaire du poste exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :
Gestion des soumissions et de la documentation :

  • Gérer et trier la boîte courriel de soumissions, assurer le suivi rigoureux des appels d'offres en cours et effectuer les suivis requis;
  • Centraliser, organiser, classer et codifier les documents techniques, administratifs et réglementaires selon les procédures établies;
  • Mettre à jour le registre de soumissions;
  • Remplir les documents administratifs nécessaires aux appels d'offres.

Conformité et traçabilité :

  • Vérifier la conformité des documents aux normes et réglementations en vigueur;
  • Maintenir les versions à jour et archiver correctement les versions obsolètes;
  • Tenir un registre des documents entrants, sortants et révisés, et assurer la traçabilité des modifications.

Diffusion et transfert de l'information :

  • Distribuer les documents aux équipes concernées et veiller à ce que les parties prenantes disposent des dernières versions;
  • Organiser le transfert de l'information aux intervenants et gérer leurs accès (internes et externes);
  • Chapeauter les plateformes de transfert d'informations externes (SharePoint) et effectuer le partage de documentation avec les partenaires externes.

Archivage :

  • Gérer l'archivage électronique pour une conservation à long terme, dans le respect des procédures réglementaires garantissant la sécurité et l'intégrité des documents.

Soutien aux équipes :

  • Soutenir les équipes d'estimation en préparant la documentation à présenter au client;
  • Fournir un soutien aux équipes techniques et administratives en matière de gestion documentaire;
  • Former et sensibiliser le personnel aux bonnes pratiques.

Amélioration continue et assurance qualité :

  • Analyser et optimiser le processus de soumission et proposer des pistes d'amélioration;
  • Participer aux audits documentaires internes et externes;
  • Collaborer avec les équipes qualité à l'amélioration des systèmes de gestion documentaire. 

  • Détenir un diplôme en administration ou l’équivalent;
  • Maîtriser la suite Microsoft Office et les autres outils (airtable, share point…) nécessaires à l’accomplissement des tâches;
  • Avoir de la facilité à communiquer et à entrer en contact avec les gens;
  • Avoir le sens des responsabilités et des priorités;
  • Avoir le souci du détail;
  • Être organisé;
  • Être capable de gérer le stress;
  • Avoir de l’expérience dans le domaine de la construction est un atout.
  • Canada

Compétences linguistiques

  • French
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