Technicien en contrôle documentaire

Le technicien en contrôle documentaire joue un rôle crucial dans la fluidité des opérations en assurant que les documents nécessaires sont disponibles, à jour, et conformes, garantissant ainsi la qualité et la traçabilité des documents d’appels d’offres.  
Tâches principales: 
Sous la responsabilité du Directeur du bureau de soumissions, le titulaire du poste exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :
Gestion des soumissions et de la documentation :

• Gérer et trier la boîte courriel de soumissions, assurer le suivi rigoureux des appels d'offres en cours et effectuer les suivis requis;
• Centraliser, organiser, classer et codifier les documents techniques, administratifs et réglementaires selon les procédures établies;
• Mettre à jour le registre de soumissions;
• Remplir les documents administratifs nécessaires aux appels d'offres.

Conformité et traçabilité :

• Vérifier la conformité des documents aux normes et réglementations en vigueur;
• Maintenir les versions à jour et archiver correctement les versions obsolètes;
• Tenir un registre des documents entrants, sortants et révisés, et assurer la traçabilité des modifications.

Diffusion et transfert de l'information :

• Distribuer les documents aux équipes concernées et veiller à ce que les parties prenantes disposent des dernières versions;
• Organiser le transfert de l'information aux intervenants et gérer leurs accès (internes et externes);
• Chapeauter les plateformes de transfert d'informations externes (SharePoint) et effectuer le partage de documentation avec les partenaires externes.

Archivage :

• Gérer l'archivage électronique pour une conservation à long terme, dans le respect des procédures réglementaires garantissant la sécurité et l'intégrité des documents.

Soutien aux équipes :

• Soutenir les équipes d'estimation en préparant la documentation à présenter au client;
• Fournir un soutien aux équipes techniques et administratives en matière de gestion documentaire;
• Former et sensibiliser le personnel aux bonnes pratiques.

Amélioration continue et assurance qualité :

• Analyser et optimiser le processus de soumission et proposer des pistes d'amélioration;
• Participer aux audits documentaires internes et externes;
• Collaborer avec les équipes qualité à l'amélioration des systèmes de gestion documentaire. 

• Détenir un diplôme en administration ou l’équivalent;
• Maîtriser la suite Microsoft Office et les autres outils (airtable, share point…) nécessaires à l’accomplissement des tâches;
• Avoir de la facilité à communiquer et à entrer en contact avec les gens;
• Avoir le sens des responsabilités et des priorités;
• Avoir le souci du détail;
• Être organisé;
• Être capable de gérer le stress;
• Avoir de l’expérience dans le domaine de la construction est un atout.