Adjointe administrative

Sommaire de l’emploi :

Relevant du directeur, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif, organisationnel et opérationnel de haut niveau. Elle agit comme point central pour la gestion des communications, des dossiers confidentiels ainsi que pour le suivi de divers processus administratifs liés notamment aux ressources humaines, à la discipline policière, à la déontologie et aux obligations ministérielles. Elle contribue activement à la coordination des activités de la direction et au respect des priorités organisationnelles.

Responsabilités :

• Assurer la gestion complète de l’agenda, des courriels, des appels téléphoniques et de la correspondance du directeur, incluant le filtrage, la priorisation et le suivi des communications.

• Rédiger, corriger et mettre en forme la correspondance officielle, les rapports, les comptes rendus, les procès-verbaux, les notes de service et divers documents administratifs.

• Coordonner l’organisation des réunions : planification, logistique, préparation des documents, prise de notes et suivis.

• Assurer la gestion, l’ouverture, le suivi, l’indexation, l’archivage et l’épuration des dossiers administratifs, conformément aux normes en vigueur.

• Gérer les dossiers de nature confidentielle et sensible, en assurant un traitement rigoureux et discret.

• Coordonner et assurer le suivi de divers projets et mandats, en respectant les priorités et les échéanciers établis.

• Superviser certaines fonctions administratives, incluant le travail de soutien en secrétariat et en communications, et formuler des recommandations en matière de gestion du personnel.

• Assurer la gestion des dossiers disciplinaires et de déontologie policière : ouverture de dossiers, correspondance, préparation de documents, convocations, rédaction de rapports et suivis auprès des instances concernées.

• Préparer, compiler et assurer le suivi des rapports exigés par le ministère de la Sécurité publique.

• Assurer la gestion des systèmes de classement, des bases de données administratives et des registres.

• Compiler, analyser et transmettre des données statistiques, notamment à Statistique Canada.

• Veiller au respect des politiques, procédures et normes applicables à son unité administrative.

• Participer à la préparation budgétaire et assurer un suivi des ressources matérielles et des besoins d’approvisionnement.

• Organiser et coordonner des activités institutionnelles (événements, cérémonies, communications internes).

• Agir comme personne-ressource auprès des gestionnaires et des employés pour toute demande relevant du bureau du directeur.

• Assurer la mise à jour et la diffusion de contenus institutionnels sur les outils internes (ex. : écrans d’affichage).

• Effectuer diverses tâches administratives telles que la gestion du courrier, les commandes de fournitures et le maintien des outils de travail.

Profil du candidat :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat

• Minimum de trois (3) à cinq (5) années d’expérience pertinente

• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit

• Bonne connaissance de l’anglais

• Maîtrise de la suite Microsoft Office

• Grande discrétion et respect de la confidentialité

• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie

• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers dans un environnement structuré

• Aisance avec les outils informatiques et les systèmes de gestion documentaire

Conditions de travail :

• Poste permanent temps plein. 32.5 heures par semaine. Vendredi termine à midi.

• Rémunération : 68 500 $ à 87 500 $

• Conditions de travail Selon le Recueil des conditions de travail des employés cadres de la Régie.

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