Adjoint(e) administratif(ive)

TA PLACE DANS LÉQUIPE
En tant qu’adjoint(e) administratif(ive), vous jouerez un rôle clé au sein de l’équipe en soutenant les professionnels de l’ingénierie dans l’ensemble de leurs besoins administratifs. Votre contribution sera essentielle au bon déroulement des projets, tant sur le plan organisationnel que documentaire, et vous travaillerez en étroite collaboration avec différents intervenants internes et externes.
LA FIERTÉ IGF
Firme d’ingénierie québécoise à taille humaine
Environnement de travail flexible et télétravail
Conciliation travail-vie personnelle
Équipe de professionnels compétents et dédiés
Emploi stimulant grâce à la variété des tâches
Programme d’aide aux employés
Programme d’engagement social
Programme de reconnaissance des années de service
Programme de formation et de développement professionnel
Remboursement des frais d’adhésion d’association professionnelle
Assurance collective et plusieurs autres mesures favorisant votre bien-être physique et mental
Congés supplémentaires
DESCRIPTION DES TÂCHES
Participer à la rédaction des offres de services et plans de travail.
Rédiger des plans de projets, ouverture des dossiers, classement et suivi administratif.
Préparer des documents de réunion (ordre du jour, compte rendu, liste des présences, etc.).
Assister aux réunions internes et en rédiger le compte rendu, si requis.
Élaborer des documents contractuels : estimations, devis et bordereaux.
Préparer des livrables pour les clients et les surveillants, conception (émissions préliminaires, pour soumission et pour construction) et réalisation (rapports journaliers, décomptes et recommandations de paiements, garanties, fin de travaux, etc.).
Rédiger de lettres, directives de changement et ordres de changement, libération des retenues et certificats provisoires.
Préparer et assistance lors de l’analyse des soumissions.
Corriger et mettre en page de lettres, rapports et présentations PowerPoint.
Communiquer avec les différents intervenants impliqués dans les projets (clients, entrepreneurs et sous-traitants).
Assurer le suivi des échéanciers des livrables et des signatures des intervenants pour la transmission aux clients dans les délais prévus aux contrats.
Fournir un support technique aux différentes adjointes des autres départements
Expériences et expertises
Formation niveau collégial ou équivalent
Minimum de cinq (5) années d’expérience en soutien administratif
Excellente connaissance de la suite Office et des applications web
Excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée
Connaissance de l’industrie du génie civil (un atout)