Adjoint(e) de direction/ Executive Assistant - laval

Adjoint(e) de direction

Aperçu de l’organisation: Le Programme international Cospas-Sarsat est une organisation humanitaire intergouvernementale à but non lucratif fondée sur un traité. Le Programme est soutenu par 43 gouvernements nationaux et deux administrations supplémentaires et se consacre à fournir des informations précises, rapides et fiables d’alerte de détresse et de localisation afin de soutenir les opérations de recherche et de sauvetage (SAR) dans le monde entier. Notre travail repose sur un système satellitaire qui détecte et localise les radiobalises 406 MHz activées par des utilisateurs en situation de détresse sur terre, en mer ou dans les airs. Nous transmettons ces informations aux autorités de secours appropriées dans plus de 200 pays et territoires, sans frais pour les propriétaires de balises ni pour les agences gouvernementales destinataires. Le Programme coopère également avec d’autres organisations internationales (notamment l’OACI, l’OMI et l’UIT) afin de garantir le respect des normes reconnues à l’échelle internationale. Le Secrétariat Cospas-Sarsat est l’organe administratif du Programme international Cospas-Sarsat, fournissant une coordination administrative, une expertise technique et un soutien stratégique aux organes directeurs, aux organes subsidiaires et aux États participants. Pour plus d’informations sur le Programme, veuillez consulter

Aperçu du poste et conditions: En tant qu’adjoint(e) de direction, vous relèverez du Chef du Secrétariat. Vous assisterez le Chef du Secrétariat au besoin dans les tâches générales liées au bureau. Vous assisterez également l’agent des finances et de l’administration dans les activités de comptabilité, d’approvisionnement et d’achats. De plus, vous fournirez un soutien administratif général à tous les membres du Secrétariat. Il s’agit d’un poste à temps plein, en présentiel, basé au siège du Programme Cospas-Sarsat à Montréal (Québec), Canada. Le poste nécessite des déplacements internationaux périodiques. Ce poste est destiné à être à long terme. La nomination initiale est d’une durée de trois ans, sous réserve d’une période probatoire de six mois, avec possibilité de renouvellement en fonction du rendement et des besoins organisationnels.

Admissibilité: Pour être admissibles, les candidats doivent être citoyens canadiens ou résidents permanents situés à Montréal, Québec. Le candidat retenu ne doit avoir aucune condamnation criminelle qui restreindrait les déplacements internationaux ou l’exécution des fonctions essentielles du poste. Une vérification des antécédents criminels peut être requise après une offre d’emploi conditionnelle.

Qualifications professionnelles: Qualifications avérées incluant un minimum de 5 ans d’expérience pertinente en gestion de bureau et coordination de conférences.

Langues: • Excellente maîtrise de l’anglais écrit et parlé, avec une forte capacité à rédiger des résumés clairs et concis • La connaissance du français, de l’espagnol ou du russe est considérée comme un atout • Volonté de développer une compétence fonctionnelle en français

Fonctions administratives: • Préparer la correspondance générale pour le Chef du Secrétariat Cospas-Sarsat • Assister le Chef du Secrétariat dans les tâches générales liées au bureau au besoin • Envoyer les courriels généraux et acheminer les appels aux responsables appropriés du Secrétariat • Tenir à jour la liste des participants et des contacts clés • Rédiger les comptes rendus des réunions hebdomadaires du personnel, y compris le suivi des actions demandées • Maintenir à jour les dossiers relatifs aux absences, présences et déplacements du personnel (vacances, calendrier de déplacements, maladie, etc.) • Gérer les rendez-vous et le calendrier des réunions Cospas-Sarsat et autres réunions internationales connexes (OMI, OACI, UIT, etc.) • Assister l’agent des finances et de l’administration dans la tenue du manuel des processus et procédures du Secrétariat, des listes de diffusion et des bases de données liées aux opérations du système, ainsi que du système central de classement • Assister l’agent des finances et de l’administration dans l’enregistrement des bons de commande • Acheter et gérer les fournitures de bureau et autres articles divers • Assurer la liaison avec les services de l’immeuble et les fournisseurs pour les questions d’entretien

Fonctions liées aux conférences: Fournir un soutien aux conférences/réunions Cospas-Sarsat en collaboration avec le gestionnaire des documents et du site Web, à Montréal ou à l’étranger, y compris l’aide à l’organisation des réunions et à la production en temps opportun des documents pour le Conseil, le Comité conjoint et autres réunions Cospas-Sarsat, notamment: • Envoyer les invitations, documents et autres correspondances liés aux réunions • Coordonner les exigences des réunions avec les participants Cospas-Sarsat et les hôtes • Organiser, en consultation avec le Chef du Secrétariat, les dispositions de travail appropriées pour le soutien des réunions, les lieux et autres installations • Assister l’agent des finances et de l’administration dans la contractualisation des services d’interprétation, de restauration ou autres services de soutien • Assurer la liaison avec les délégations nationales concernant l’inscription, les arrangements et la documentation pour les réunions/conférences

Expérience et compétences clés: Bonnes compétences organisationnelles et expérience en administration de bureau dans un environnement international/multiculturel avec d’excellentes aptitudes en communication pour interagir avec tact avec des contacts à l’échelle mondiale. Capacité à: • travailler sous contraintes de temps et établir des priorités sans supervision directe • Maîtrise de MS Word et connaissance générale de la suite MS Office • La connaissance d’un logiciel de comptabilité tel que Sage 50 ou QuickBooks sera considérée comme un atout

Avantages: • Cinq semaines de vacances payées • Avantages médicaux payés à 100 % par l’employeur • Bilan de santé annuel • Assurance invalidité de courte durée (STD) • Assurance invalidité de longue durée (LTD) • Assurance dentaire • Assurance vie • Contributions REER de 7 % • Prime annuelle

Executive Assistant

Organization Overview: The International Cospas Sarsat Programme is a treaty based, non profit, intergovernmental humanitarian organization. The Programme is supported by 43 national governments and two additional administrations and is dedicated to providing accurate, timely, and reliable distress alert and location information to support search and rescue (SAR) operations worldwide. Our work is based on a satellite system that detects and locates 406-MHz radio beacons activated by end-users in distress situations on land, sea or in the air. We forward this information to appropriate rescue authorities in over 200 countries and territories, at no cost to beacon owners or receiving government agencies. The Programme also co-operates with other international organizations (including ICAO, IMO and ITU) to ensure we address and meet internationally recognized standards. The Cospas-Sarsat Secretariat is the administrative arm of the International Cospas-Sarsat Programme, providing administrative coordination, technical expertise, and policy support to governing and subsidiary bodies, and participating States. For further information on the Programme, please visit

Job Overview and Conditions: As Executive Assistant, you will report to the Head of Secretariat. You will assist the Head of Secretariat as needed in general office related matters. You will also assist the Finance and Administration Officer in accounting, procurement and purchasing. As well you will provide general secretarial support to all members of the Secretariat. This is a full-time, in person position based at the Cospas Sarsat Programme Headquarters in Montréal (Québec), Canada. The role requires periodic international travel. This position is intended to be long-term. The initial appointment is for a period of three years, subject to a six-month probationary period, with possibility of renewal based on performance and organisational requirements.

Eligibility: To be eligible, applicants shall be Canadian citizens or permanent residents located in Montreal, Quebec. The successful candidate must be free of criminal convictions that would restrict international travel or the performance of the essential duties of the position. A criminal background verification may be required following a conditional offer of employment.

Professional Qualifications: Proven qualifications including a minimum of 5 years relevant experience in office management and conference coordination.

Languages: • Excellent written and spoken English, with strong ability to draft clear, concise summaries • Knowledge of French, Spanish or Russian is considered an asset • Willingness to develop functional proficiency in French

Principal Duties: Administrative duties: • Prepare general correspondence • Assist Head of Secretariat • Dispatch emails and route calls • Maintain contacts • Record meeting notes and actions • Maintain staff records • Manage schedules • Support finance/admin systems • Record purchase orders • Manage supplies • Liaise with vendors Conference duties: • Send invitations and documents • Coordinate requirements • Organize logistics • Support services • Liaise with delegations

Key Experience and Competencies: Good organisational skills… Ability to work under time constraints, prioritize independently, proficiency in MS Office, Sage 50/QuickBooks asset.

Benefits: • Five weeks vacation • 100% employer-paid medical • Annual health screening • STD • LTD • Dental • Life • 7% RRSP • Bonus