Office Manager (m/w/d)

Die SMS & Cie. Vermögensmanagement GmbH ist ein unabhängiger Vermögensverwalter mit Sitz in Köln, gegründet 1997. In einem Team von 13 Kolleginnen und Kollegen arbeiten wir professionell, diskret und gleichzeitig menschlich – ohne Konzernstrukturen, dafür mit kurzen Wegen und echtem Teamgeist. Wir betreuen vermögende Privatkunden und Stiftungen langfristig und persönlich.

Zur Verstärkung unseres Backoffice suchen wir einen Office Manager (m/w/d), der den Überblick behält, mitdenkt und unser Büroorganisatorisch zusammenhält – je nach Wunsch zunächst in Teilzeit, (perspektivisch) aber gerne auch mehr.

• Vorbereitung des Kunden-Onboardings (Konto- und Depoteröffnung in Zusammenarbeit mit den Depotbanken, Vermögensverwaltungsvertrag sowie zusätzlich erforderliche Dokumente),
• Unterstützung der Portfoliomanager bei der Ordererteilung im Rahmen der bestehenden Vermögensverwaltungsmandate,
• Überwachung der Verbuchung der Transaktionen im unternehmens­eigenen Portfoliomanagementsystem inklusive manueller Nachbuchungen und Korrekturen,
• Bereitstellung der Kundenreports zu den jeweiligen Berichtsstichtagen inklusive Rechnungserstellung,
• Pflege der Kundenstammdaten im CRM-System wie auch im Portfolio­management­system,
• Termin- und Organisationsunterstützung der Geschäftsführung und der Kundenbetreuer*innen,
• Organisation von Kundenveranstaltungen
• sowie sonstige allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie die Bearbeitung von eingehenden E-Mails, Telefonate und der Post bzw. die Erledigung von Schriftverkehr.

• Mehrjährige Erfahrung im Office-Management, in der Assistenz oder im administrativen Umfeld
• Kaufmännische oder banknahe Kenntnisse sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung
• Sehr strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Verantwortungs- und Diskretionsbewusstsein
• Freundliches, verbindliches Auftreten und Serviceorientierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office

• Flexible Beschäftigung: Teilzeit (30–33 Stunden) oder Vollzeit
• Langfristige Perspektive in einem etablierten, unabhängigen Haus
• Ruhiges, professionelles Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem überschaubaren Team
• Attraktive, leistungsgerechte Vergütung
• Betriebliche Altersversorgung
• Zentral gelegener Arbeitsplatz in Köln an einem attraktiven, sehr modernen und ruhigen Standort
• Benefits (z.B. Jobticket, Jobrad)