Adjoint·e administratif·ve

À propos de SieBert Gestion Immobilière

SieBert Gestion Immobilière est une entreprise en pleine expansion dans la région de la Capitale-Nationale. Nous croyons que la gestion immobilière peut être réinventée grâce à une approche humaine, rigoureuse et technologique

Nous misons sur une équipe soudée, des processus efficaces, et un profond respect de nos locataires. L’humain est au cœur de tout ce que nous faisons. Si tu cherches à évoluer dans un environnement stimulant où tes idées comptent, tu es au bon endroit.

Description du poste

Nous sommes à la recherche d'une personne rigoureuse, proactive et orientée solutions pour occuper un rôle clé au sein de notre équipe. En tant qu'adjoint(e) administratif(ve), tu seras le point de contact central entre nos locataires, nos fournisseurs, nos équipes internes et la direction, assurant que chaque demande est reçue, traitée et acheminée avec précision et dans les meilleurs délais.

Ce poste est bien plus qu'un rôle de soutien : tu es l'architecte de la fluidité opérationnelle de l'entreprise. Tu jongleras quotidiennement entre la gestion des communications, la coordination des équipes, le traitement des demandes locatives, la gestion documentaire, le support comptable de première ligne et l'appui direct à la direction. Chaque journée est différente, chaque décision compte, et ton impact se fait sentir à tous les niveaux de l'organisation.

Nous sommes une entreprise immobilière en pleine croissance, et nous avons besoin d'une personne capable de tenir le fort avec assurance, d'anticiper les besoins avant qu'ils soient exprimés, et de maintenir un haut niveau de qualité et de rigueur, même dans les moments intenses. Si tu es du genre à aimer que les choses soient bien faites, que tes dossiers soient à jour et que ton équipe puisse compter sur toi les yeux fermés, tu es exactement la personne qu'on cherche.

Gestion des communications

• Assurer le suivi, le tri et la coordination des demandes et plaintes reçues par courriel et téléphone
• Rédiger, réviser et mettre en forme des courriels, lettres et autres communications officielles
• Gérer les priorités de réponse et escalader les urgences aux bonnes personnes
• Configurer et mettre à jour les messages d'absence (courriels et boîte vocale)
• Assurer un suivi rigoureux des échanges en attente de réponse
• Répondre à la ligne téléphonique d'administration et filtrer les appels entrants

Coordonation des tâches internes

• Créer et assigner les tâches dans Monday ou tout autre logiciel de gestion utilisé
• Transmettre les demandes aux bonnes équipes internes (maintenance, location, finances, etc.)
• Acheminer les formulaires requis aux bonnes parties prenantes (crédit, plaintes, onboarding, etc.)
• Gérer les formulaires internes : création, modification et organisation
• Assurer le suivi des tâches ouvertes et relancer les responsables au besoin
• Préparer des comptes-rendus de réunions, ordres du jour et procès-verbaux
• Coordonner la logistique des réunions internes (convocations, suivi des décisions)
• Tenir à jour les listes de contacts internes et externes
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs

Gestion documentaire

• Classer, archiver et organiser les documents selon les standards internes
• Assurer une gestion documentaire complète, conforme et ordonnée
• Créer et maintenir les modèles de documents (lettres, formulaires, procédures)
• Contrôler les versions et s'assurer que les équipes utilisent les versions à jour
• Numériser, indexer et intégrer les documents papier dans les systèmes électronique

Support comptable et administratif financier

• Préparer et faire le suivi des factures fournisseurs et des bons de commande
• Assurer le suivi des comptes payables et recevables de premier niveau
• Rassembler les pièces justificatives pour la comptabilité et les vérifications
• Préparer les remboursements de dépenses
• Support au département de comptabilité

Support à la direction

• Effectuer les réservations de salles de conférence (internes et externes)
• Commander les fournitures et articles nécessaires pour le bureau
• Procéder à l'achat de billets pour des événements, conférences ou activités corporatives
• Préparer et gérer les notes de frais de la direction
• Apporter un soutien à la préparation de dossiers de financement ou autres
• Assurer la confidentialité des informations sensibles traitées pour la direction

Ce qu’on t’offre :

• 3 semaines de vacances dès la première année.
• Horaire flexible
• Équipement fourni : cellulaire et portable.
• Liberté d’action dans la gestion de ton temps et de tes priorités.
• Un vrai soutien, une direction accessible et une équipe soudée.
• Formations et possibilités d’avancement.
• Un environnement stimulant, jeune et axé sur les résultats sans sacrifier le plaisir au quotidien.

Chez SieBert, tu auras de l’impact. Tu contribueras à faire évoluer une entreprise agile et humaine, tournée vers l’avenir.

Profil recherché

• Excellente organisation et gestion des priorités dans un environnement dynamique
• Rigueur, minutie et souci du détail dans chaque tâche
• Proactivité, tu anticipes avant qu'on demande
• À l'aise avec les outils numériques (Monday, SharePoint, suite Office, etc.)
• Communication professionnelle à l'écrit et à l'oral (français impeccable)
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité à jongler entre plusieurs dossiers simultanément avec calme et méthode
• Expérience en milieu immobilier ou administratif (un atout)

Tu te reconnais dans ce profil ? On veut te rencontrer.

Comment postuler

Envoyez votre CV et une lettre de motivation à

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Type d'emploi : Temps plein

Avantages :

• Heures d’arrivée et de départ flexibles
• Stationnement sur place
• Travail à domicile

Lieu du poste : En présentiel