Adjoint(e) administratif(ve)

Poste : Adjointe administrative

Relevant de la technicienne comptable, l’adjointe administrative occupe un poste à temps partiel rémunéré à l’heure. Le poste offre en moyenne entre 25 et 30 heures de travail par semaine.

Administration

• Répondre aux demandes téléphoniques et par courriel des détaillants (Québec et reste du Canada);
• Assurer la gestion complète du cycle de commandes et des demandes de transport;
• Compléter la facturation quotidienne en fonction des commandes expédiées;
• Effectuer les crédits (promotions, retours, etc.);
• Gérer l’encaissement des virements Interac et autres modes de paiement;
• Effectuer les dépôts et saisir les encaissements dans le système (Interac, E-commerce, etc.);
• Effectuer le suivi des paiements à recevoir et des comptes en retard (collection);
• Compléter les ouvertures de comptes clients;
• Assurer la gestion du portail E-commerce;
• Offrir un soutien administratif à la direction, incluant le remplacement à la paie et l’appui au service B2B.

Comptes fournisseurs

• Réviser et saisir les factures reçues;
• Préparer les lots de paiements et/ou chèques;
• Générer divers rapports relatifs aux comptes fournisseurs;
• Compléter les ouvertures de comptes fournisseurs;
• Mettre à jour l’information dans les dossiers fournisseurs;
• Gérer les relevés de cartes de crédit;
• Effectuer toute autre tâche connexe au besoin.

Compétences requises :

• Expérience pertinente dans un poste similaire est un atout
• Initiative et proactivité :  Capacité à anticiper les besoins, à résoudre les problèmes de manière autonome et à proposer des améliorations aux processus existants.
• Habiletés en communication :  Capacité à interagir avec différents types de clients et collègues avec professionnalisme, tact et courtoisie.
• Rigueur et souci du détail :  Précision dans le traitement des données. Habileté à effectuer des vérifications et à repérer les écarts.
• Autonomie, sens de l’organisation et gestion des priorités :  Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement en constante évolution, à respecter les délais et à s’adapter aux imprévus.
• Maîtrise des systèmes intégrés de gestion:  Aisance avec les outils informatiques et intérêt marqué pour les systèmes de gestion intégrés. Connaissance de Fidelio ou d’un système similaire constitue un avantage.
• Bilinguisme (français et anglais) : un atout